“互联网+”下档案管理工作现存问题及优化途径

盛梅 曹昊洋

摘 要：随着信息技术的不断发展，越来越多的管理人员意识到运用互联网技术的必要性，互联网的应用无疑加快了档案管理模式的改革进程，同时也为档案管理工作提供了方向上的指引。“互联网+”不断推行的时代背景下，档案管理工作的开展过程中仍旧存在着各类的问题。文章对档案管理工作中的问题进行总结，而后提出针对性的解决措施，从而提高档案管理水平，以期为相关档案管理工作人员带来借鉴及参考。

关键词：互联网+；档案管理；现存问题；优化路径

“互联网+”是互联网与其他行业的有效结合，可使社会资源得到优化，并实现集成利用，是极具创造价值的新型管理模式。现阶段，传统的档案管理模式已经无法满足社会的发展需求。因此，本文主要从“互联网+”的层面探讨了档案管理模式的创新策略，指出了现阶段应用信息技术实施档案管理的常见问题，并提出了相应的优化思路。

1 “互联网+”时代背景下档案管理中的问题

1.1 管理上存在不足

1.1.1 未能重视档案管理工作的重要性

很多单位未能重视档案管理工作的重要性，甚至直接忽略了它的实际价值，更多的主张运用传统的纸质档案管理模式，这样的工作习惯将会致使部分档案管理人员存在认识上的误区，档案管理水平也难以得到提高。更有部分领导人员认为档案管理工作不能为其带来切实的经济效益，因此不可作为发展中的重点，也未能摆正档案管理工作的地位[1]。特别是在“互联网+”不断推行的大环境下，部分领导因缺少创新意识，未能引进先进的管理技术，导致档案管理工作缺乏动力，与此同时，也使得部分档案管理工作人员态度消极，不愿意主动实施管理，或提出针对性的管理建议，无法保证档案资料的完整性，使档案管理不能紧跟时代的发展步伐，适应能力较差。

1.1.2 管理人员的综合素质不足

一般情况下档案管理部门的领导人員都会身兼多个职位，他们很难将自己的大部分精力放在档案管理工作中，更多的选择安排档案管理部门的普通职工进行管理，但是大多数档案管理人员缺少统筹能力，同时，他们的管理能力相对欠缺，面对海量的档案信息，仅能将大部分信息存档，并实现数字化输入，部分单位所应用的档案管理系统缺乏检索功能以及分类功能，这就会为日后的调阅、调档等工作的开展带来极大难度，无法体现档案信息的应用价值[2]。

1.1.3 档案管理人员流动性较大

受传统发展理念的影响，大部分档案管理人员认为档案管理工作缺乏技术含量，不愿意主动承担相关的工作任务，如若有岗位调离的机会，他们都会紧抓机遇、不会选择在档案管理岗位上滞留。此外，在岗位交接的过程中容易出现交接不力的情况，致使部分档案资料缺损，从而导致机密信息被泄露[3]。除此之外，部分企事业单位不具备完善的管理体系，但管理人员在传递档案信息的过程中仅通过邮件的形式进行传送，尤其是缺少档案经验的人员，甚至会选择将档案信息内容直接复制，在未保证网络环境安全的前提下，实施数据传递，导致数据信息被篡改，为不法分子所利用，最终将带来不可挽回的损失。

1.1.4 未能对结构性数据给予重视

通常情况下，结构性信息都会随着时间的推移而沉寂在数据库中，难以发挥其应用价值，除此之外，大多数企事业单位在档案管理的过程中均缺乏管理经验，导致管理水平极低，管理人员无法从海量的档案数据中提取有价值的数据，难以体现非结构性数据的作用[3]。

1.2 技术上存在缺陷

1.2.1 电子档案的应用环节存在问题

步入信息时代以后，档案管理工作的落实越发注重信息技术的应用，但随着企事业单位的发展，使得档案资料的数量及种类越来越多，同时内容也越来越繁杂，这样的发展形势无疑提高了档案管理工作的要求，也为档案资料的整理及搜集带来了诸多的难度。特别是最近几年来人们的版权意识逐步提升，也增加了对于知识产权法律维护的要求，所以，档案管理人员在搜集并利用档案资料时，也普遍存在侵权的行为。在“互联网+”不断推行的社会背景下，档案管理工作的开展过程中，必须首先建立完善的电子档案体系，并积极引用先进的信息技术手段，结合档案管理需求，对技术进行创新，逐渐转变传统的纸质档案管理模式，选择应用新型媒介，提高档案管理效率，比如，光盘以及磁盘等，借助网络传递档案资料，确保档案管理的安全性及完整性[4]。除此之外，当然内容也从以往的办公文件拓展为当下所流行的流转文件等。在新媒介不断推行的发展形势下，如若仍旧运用传统的档案管理方式，将难以满足档案管理需求。需要注意的是，在利用信息技术管理档案的过程中，伴随着各类的版权问题，还涉及档案隐私，这就对电子档案管理提出了新要求，上述问题也是现阶段电子档案管理过程中技术上的缺陷，更是亟待解决的问题之一。所以，必须重视电子档案管理中的版权问题及隐私问题，保证相关人员的个人权益，从而合法利用档案中的信息及数据[5]。

1.2.2 信息安全问题

“互联网+”的大环境下，在电子档案信息管理的过程中，安全性难以得到保证。电子档案管理模式无疑是对传统纸质档案管理模式的创新及改革，数字化的档案管理方式提高了管理效率，也使档案查询及更改更加便捷。但是，电子档案管理增加了对于软件及计算机设备的依赖，同时，也易受信息安全问题的制约，容易被篡改、被删除，无疑体现了电子档案存储的脆弱性。除此之外，数字档案管理的过程中，也可借助计算机设备，对海量的档案信息批量处理，很难保证档案信息的原始性，易出现档案信息丢失的情况。

1.2.3 网络安全问题

在电子档案信息管理过程中，网络安全问题是亟待解决的问题，如若未能将此问题妥善解决，必将会制约电子档案信息管理的发展。“互联网+”理念的渗透，使得行业之间的关联性更强，同时也普遍体现了资料内容开放、信息互联的特点，在此行业竞争如此激烈的时代背景下，电子档案管理过程中极易受黑客的攻击，也容易受病毒的侵入，直接威胁着信息档案的安全性及可靠性，也埋下了诸多的安全隐患[6]。

2 “互联网+”下档案管理的方案

2.1 优化管理模式

2.1.1 应当保证电子档文件的完整性

在收集电子文件的过程中，需要核对档案内容的真实性及完善性，还要明确档案的基本信息，并做好标注，比如，档案的检索条目、建档背景以及关联信息等。以此为基础，方可使电子档案符合检索及应用要求。为了进一步保证档案搜集的完整性，还要设立专门的档案生成部门，及时上报档案，对档案进行存储、归类。

2.1.2 积极引入先进的技术手段，提高文化管理水准

必须严谨参照档案管理的规章机制，加大执行力度，为档案管理工作的开展提供制度保障，营造安全的网络环境，提高档案管理的网络化水平。要求档案管理人员在档案数据库接口位置设置防火墙，还应当设置独立的权限，确保档案信息存储过程的安全性及可靠性。在保证信息完整及真实的前提下实施全面共享，发挥档案信息的应用价值，以供相关人员应用。在此过程中，要求档案管理人员积极引进先进的技术手段，并将档案资料设置为只读模式，避免不法分子利用计算机批量处理功能，对档案信息私自篡改或删减，最大限度地确保档案信息的完整性与真实性。

2.1.3 提高对于非结构性數据的重视

企事业单位的领导必须加强对档案管理工作的重视，这将直接影响企业的发展，因此，必须首先重视档案管理工作的地位，而后再提高对于非结构性数据的关注，非结构性数据对于企业经营及管理均具有重要的作用。尤其是在“互联网+”理念不断推行的社会背景下，领导人员必须重视非结构数据的应用价值，从而为企事业单位的发展注入源源不断的动力。

2.2 更新技术

在“互联网+”的大环境下，有必要利用云计算，发掘档案信息中极具价值的信息，并完善信息资源服务，提高服务质量。每个单位的数据库都可作为独立的存储单元，而后再结合数据档案的应用需求，实施集成化管理。云计算技术的应用只要借助各类的软件，连接数据库接口，再设置相应的检索功能，并在云端建立信息处理平台，将数据库与云端有效连接，成为统一入口。另外，还要对检索功能实施一站式处理，将传统的检索功能与咨询功能全面转移，使之在云端均匀分布，相应地提高档案信息管理质量。在云计算的环境下，必然会降低本地信息的处理能力，用户在应用档案文件时只需利用移动终端或移动网络即可完成全部操作，这就会一定程度地减少信息处理环节的资金投入。

3 结语

综上所述，“互联网+”时代下的档案管理工作中仍旧存在着各类问题，经笔者分析，主要将其分为管理与技术上的问题，管理理念不科学、落后，技术手段不先进，都会制约档案管理工作的落实，同时也无法提高管理水平。而后，笔者又提出了优化档案管理工作的建议，仍旧从技术及管理上入手，应用云计算技术，拓展档案管理体系的功能，使之更具现代化的特点，同时转变管理理念，正视非结构性数据的应用、提高网络化管理水平、确保电子文件的完整性以及真实性，提高档案管理水平。

[参考文献]

[1]何肖颖，李星月，王玥，等.“互联网+”档案管理方案在医院档案管理中的应用及其效果分析[J].中国卫生产业，2017（30）：40-41.

[2]孔晓.基于“互联网+”的党校档案管理问题研究[J].档案管理，2016（3）：86-87.

[3]郭红.“互联网+”环境下房地产档案管理若干思考[J].档案管理，2016（3）：82-83.

[4]秦一力.互联网联合档案管理方案在医院档案管理中的应用价值[J].中国卫生标准管理，2018（12）：1-2.

[5]米瑞利.“互联网+”时代高校教学档案管理面临的问题和对策[J].才智，2017（22）：199-200.

[6]许志颖.基于“互联网+”视域下医院档案管理的思考[J].通讯世界，2018（1）：260-261.