大数据背景下人事档案信息化建设的问题与对策研究

钟虹

[摘 要]目前，中职学校内的人事档案信息化建设工作仍然存在诸多问题，如信息内容来源过于单一、不具备人事档案管理数据平台等问题，已成为制约中职学校发展的重要因素。基于此，本文从大数据的概念和特点入手，阐述了中职学校人事档案信息化建设的必要性，并针对其建设过程中存在的问题提出了相应解决对策，旨在为相关研究提供借鉴。

[关键词]大数据；人事档案；信息化建设

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.08.080

[中图分类号]G647.2；G270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2019）08-0-03

0 引 言

随着互联网的发展和移动终端的普及，互联网数据急剧增长，大数据应运而生，人们的工作、学习都深受大数据的影响，各中职学校的档案管理也不例外。因此，各中职学校如何做好大数据背景下的人事档案信息化建设工作，受到社会各界的共同关注。

1 大数据概述

1.1 大数据的定义

大数据的概念最早是由全球著名的咨询公司麦肯锡所提出，但是关于大数据的具体定义，每个人的看法各有不同。有人认为大数据是一种依托信息技术，对数据进行收集整理和分析的形式；也有人认为大数据是通过计算机的高速运转，对一些有参考价值的信息进行分析，至今对大数据仍未有一个统一的界定概念。

1.2 大数据的特征

虽然大数据并未有一个统一的界定概念，但是其拥有自己专属的4种特性。

（1）大量的数据。如今许多人通过互联网搜寻自己想要的信息，或者在互联网活动中会留下许多有关于自己的个人信息。依据以上两点，计算机可以从中获得数量繁多的各类数据。

（2）低密度价值。以前人们只需在一个相对有限的范围内，搜寻自己想要的各类信息，但是随着大数据内容的增加，人们需要从一个较大的范围内搜寻自己所需要的信息内容。对比之下，数据的可利用性呈现了低密度价值。

（3）较快的处理速度。互联网资源容纳了越来越多的信息内容，为了满足用户的搜寻体验以及更好地管理这些信息，就需要提高信息的处理速度，只有较快的信息处理速度才可以显示出大数据时代下的高效信息管理优势。

（4）多种数据模式。在传统信息化模式下，数据的表现方式主要为图文和表格，但是在大数据背景下，有动画、音频等多种数据模式。

2 大数据背景下中职学校人事档案信息化建设的必要性

2.1 提升人事档案的管理效率

在大数据时代，中职学校可以运用人事档案信息管理系统合理分析学校内部的信息内容，研究不同数据之间存在的因果联系，使学校可以站在科学的角度，对学校未来的人力资源状况进行准确预测。总体而言，中职学校内部的人事档案管理工作中所经过的每个流程都可以在大数据的背景下进行，使中职学校的人力资源工作始终在具有科学理论依据的情况下完成，从而提高了人事档案管理工作的效率，提高了档案管理工作的质量。

2.2 实现科学化管理

早期的中职学校人事档案管理工作，往往是在工作人员常年积累的工作经验的基础上开展的，仅能为中职学校人力资源管理工作提供有限的帮助。然而在大数据的帮助下，中职学校可以针对人力资源管理工作进行相关人员培训，对人员比例、岗位职责等内容进行信息化处理，将其系统地记录在人事档案中，并对这些信息内容进行相关对比，实现量化的管理模式。在这种管理模式下，中职学校内的人事档案管理工作更具科学性。

3 中职学校人事档案信息化建设的现状

目前，各中职学校对人事档案信息化建设均处于起步阶段，相互之间并不存在可借鉴的经验，各中职学校的建设层次也不尽相同。

3.1 信息内容来源过于简单

信息内容来源只有人事档案，内容所覆盖的信息十分有限，且具有较高的相似性，主要表现在以下几个方面。①对档案信息的填写不足以体现个人特征。②在个人考核评价内容中，也存在抄袭现象，许多教师的评价内容十分相似，无法看出个人特征。③档案撰写的内容篇幅有限，每位教职工仅书写一份工作总结，就是年度考核表，所填写的文字部分仅占据A4纸张面积的2/3大小，无法详细反映每位教职工在全年中的工作业绩，且受限于档案的保密要求，当事人无法通过查阅自身档案，检查档案内容是否齐全，更不能做到随时补充和完善。

3.2 资金分配不合理

由于当前中职学校生源量逐年减少，各学校之间的竞争日益激烈。因此，中职学校管理层主要思考的问题在于，如何在这种情况下谋求更高层次的发展，只能选择将更多的经费投放在人才培养以及科研等领域。此外，中职学校管理层不重视人事档案管理工作的信息化建设，不能投入足够的经费，使有的中职学校缺乏基本的档案保管硬件设施，有的中职学校只配备了电脑与扫描仪，个别中职学校虽然采用了较为先进的人事档案信息管理系统，拥有了专属的服务器，但是其却并未与互联网和其他系统相连接，无法自动收集大数据信息，更无从谈起使用云计算等技术。

3.3 不能充分利用人事档案

目前，各中职学校中的人事档案信息主要用于学校日常管理中的信息统计，偶尔可以满足外界的信息查询需求。人事档案管理系統中的主要信息是将原有的纸质档案进行电子化，所含的信息内容量较小，只能反映当前人力资源现状，无法借用大数据进行人力资源管理过程中的细节量化，更不能预估中职学校人力资源的未来发展趋势。

3.4 缺乏相应的中职学校人事档案管理人员

近年来，随着我国经济市场的不断繁荣，许多人已经抛弃了原有的“铁饭碗”，转向商海，且随着经济的持续发达而不断加剧。各中职学校的教育越来越受到社会各界的关注，师资队伍人员逐年增多，需要进行管理的档案数量呈直线上升趋势，中职学校内的人事档案管理工作内容日益增加。现阶段，许多中职学校内部缺乏相应的档案管理人员，即便设置了专人进行管理，但这些人员往往缺乏专业的档案管理知识，甚至有的中职学校聘用兼职人员进行档案管理，这些人员碍于本职工作，没有足够的精力完成档案管理工作。

3.5 人事档案管理工作的信息化程度较低

近几年，虽然已经有一些中职学校在推进人事档案管理工作的信息化进程，但是仍然存在中职学校内信息化水平较低的现象，例如有的中职学校仅将信息化水平停留在打印档案目录的阶段。如此一来，不仅无法对人事档案信息进行分类与汇总，而且也无法检索所需的档案信息，甚至有的中职学校使用纸质档案来完成人事档案管理工作。此外，由于部分中职院校的信息化水平低，很多人事管理工作仍需通过手工完成，浪费人力。

3.6 缺乏健全的人事档案管理数据平台

目前，在我国各中职学校内，尚不具备健全的人事档案管理数据平台，各中职学校管理层也无法直观对所需信息进行对比，不能直接了解到不同机构之间教职工的学历组成比。这就造成教师队伍中可能出现高学历人才缺失的情况，也无法将各行业中的数据与人事档案信息相结合，不能充分利用人事档案信息。

3.7 人事档案内容缺乏全面性与真实性

多年以来，中职学校人事档案所收集的内容大多侧重反映教职工的社会经历或政治面貌等，对于其过往的经历所占篇幅较多，描述教职工近年来的工作情况和社会活动内容较少。此外，教职工在个人业务能力考核等方面的内容评价大多一致。有的教职工人员在填写档案时还会出现漏填信息的现象，或者某些信息在多份档案记载中出现不一致的情况，甚至某些教职工为了一己私利，例如谋求岗位晋升或提高工资水平，在所填写的各项信息中存在造假的情况。

3.8 人事档案管理资金的投入较少

部分中职学校管理层将资金投放于科研或教职工队伍培训中，只能划拨出少量的经费用于人事档案管理工作。有些中职学校甚至缺少必要的硬件设施，多数中职学校用于人事档案保管工作的库房或办公人员使用的办公室均没有达到应具备的建设标准。

4 改善中职学校人事档案信息化建设工作的对策

4.1 加强中职学校教职工的人事档案管理意识

人事档案资料对中职学校的发展十分重要，因此，中职学校应从管理层做起，加强对人事档案管理的重视程度。在日常工作中，学校应通过有效的宣传和教育手段，向教职工普及人事档案管理的相关知识，使其认识到人事档案管理的重要性。在这种氛围下，从事人事档案管理工作的人员才能从内心深处对这份工作产生热爱之情，才能将这份工作做到尽善尽美。

4.2 增强中职学校人事档案管理的信息化程度

近年来，随着中职学校对人事档案管理工作的改革，档案管理逐渐走向信息化。现阶段，所强调的档案管理信息化，是指用电子化载体代替传统的纸质档案，用动态管理模式代替静态展示模式。在信息化建设过程中，要注意听取档案管理人员所提出的种种意见，选取适用本校管理模式的管理软件，逐步提高信息化建设水平，完成信息化建设工作。

4.3 健全人事档案管理数据平台

若想合理运用大数据进行管理，要做到数据标准与数据开放。针对中职学校人事管理而言，如果想将全校教职工的档案信息同时存放于一个平台中，就需要建设一个大数据管理平台。此外，在此平台上，运用大数据技术，可以对相关数据进行深入对比，例如可以分析出教职工队伍中博士、硕士、本科、专科学历比例，高、中、初级专业技术职称比例，还可以直接与其他中职学校进行对比，以便直面本校在该专业的优劣势，从而为本校的人力资源管理工作提供有益帮助。

4.4 保证中职学校人事档案内容的全面性与真实性

人事档案内容应该具备全面性，详细记录一个人的成长历史和思想发展过程，详细展现个人的生活情况以及自身所参与的实践活动、所获得的荣誉等。档案内容要尽量做到全面齐备，向用人单位展现过往的经历与信息。现如今，档案信息也时常面临造假的情况。从事人事档案管理工作的人员要本着负责的态度，时常补充收集所需材料，并时刻注意甄别这些资料的真伪，确保档案信息的真实可靠。

4.5 加大人事档案管理资金投入

必要的档案管理设施与场所是完成人事档案管理工作的基础条件，因此，中职学校要提高其在人事档案管理方面的资金投入。配备齐全应有的档案管理场所与基础设备，如服务器、计算机、扫描仪、复印机等。在编制年度预算时，有关部门必须将用于人事档案管理的资金单列为可支出项，确保必要的经费开销。

5 结 语

以大数据为背景下的中职学校人事档案管理信息化建设是一个漫长的历程。在该过程中，中职院校要意识其重要性与必要性，使人事档案管理信息化建设为其人力资源工作提供强有力的支撑。现阶段，全国范围内的机关及事业单位的人事档案数字化工作正处在建设与验收阶段，相信在不久的将来，數字化、大数据化的人事档案必将全面建成。

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