关于档案信息化建设与档案管理的探索

宋金波

随着经济的发展，技术的进步，先进的科学技术为人们的生活带来了很多的便利之处，也贯彻到人们生活的各个方面。其中档案的管理也受到了科学技术带来的影响。

1档案信息化建设的相关阐述

1.1档案信息化建设的定义

档案信息化建设就是指利用现代的信息技术手段，重新思考档案管理的新情况、新原则以及新理论，提高档案管理的现代化水平，确立网络环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法，进而实现档案信息的社会化服务。

1.2档案信息化建设的意义

1.2.1减轻档案管理人员的工作量，利用现代的信息技术进行档案管理，数据只需录入一次即可多次被利用，而且工作人员查找也较为方便。

1.2.2提高档案查阅的可控性，过去的档案查阅都是手工为主，消耗时间，记录的出错率还高。但是随着信息化的建设，使用计算机进行查阅，操作方便且记录准确率高。

1.2.3提高档案管理相关部门的工作效率，实现档案信息化建设后，有助于相关的工作人员更好的從事档案的收集以及其他相关工作，提高了工作效率。

2目前档案管理的现状

2.1对信息化建设不够重视

虽然现在科学技术的发展给人们的生活带来了很大的便利，同时档案信息化建设也给档案管理带来了很多益处。但是相关的工作人员对信息化建设的意识还不够，有很多工作人员依旧使用过去的方式。再加上相关单位对档案管理人员的招聘要求没有规定相关的专业，门槛也较低，这就导致了档案管理人员的整体专业水平较低，观念也较为老套，更不用说信息化建设了。

2.2档案信息化建设的方式不完善

由于信息化出现的时间较短，再加上档案管理人员已经习惯了过去较为陈旧传统的管理方式，这就造成了在进行开展档案信息化建设的工作时，相关的管理方式不完善。档案管理没有一套完整的管理体系，一些高层干部大多是年龄较大的人，接受新鲜事物的能力也逐渐下降，这也使档案管理信息化建设进程缓慢。

2.3档案管理人员专业素质较差

上文中也提到过，目前档案管理的工作人员的门槛较低，在进行招聘的时候也没有硬性的规定相关的专业技术。而且从事档案管理的相关人员素质也较低，服务意识较为缺失，给相关的管理人员的管理工作也带来了很大的困难，这就造成了信息化建设推广的困难，阻碍了档案管理的信息化建设的发展。

3档案管理信息化建设与档案管理的相关措施

3.1提高档案管理人员的技术水平

对于过去的档案管理人员的要求，最基本的应该就是对工作的细心以及严谨的工作态度，对相关的专业技术没有太大的要求。这与过去档案管理的方式也有着很大的关系。但是，随着现代技术的迅速发展，档案管理的方式在逐渐的改革。这就对相关的管理人员有了新的技术要求。首先，档案管理人员应该掌握熟练的计算机操作技术，然后还应该有着较高的服务意识。这就要求相关单位企业应该重视员工的专业以及素养，可以定期的组织员工培训，加强员工的专业技术水平，定期给员工做思想教育，进而提高员工的服务意识。

3.2提高对档案管理信息化建设的意识

既然档案管理信息化建设有那么大的优势，就应该大力的推广。首先，应该让高层领导重视信息化建设的推广，组织相关的领导干部学习信息化建设的管理方式。其次让档案管理的工作人员学习信息化建设的技术，借助计算机网络建设平台，方便职工学习。最后，还要建立较为完善的宣传体系，大力推行档案管理信息化建设，保证信息化建设工作的顺利进行。

3.3完善信息化建设的基础设施

目前的档案管理的信息化建设还不是很成熟，存在着很多不足之处，其中有关档案管理信息化建设的基础设施还存在着很大的问题。为了使档案管理信息化建设更加的科学合理，相关的部门应该加大对基础设施建设的投资，比如购买相关扫描设备、数码相机等等专业设备。同时，为了方便档案信息更好的管理，应该购置数据处理能力较强的专业设备，完善各类相关的基础设备，便利档案管理的相关工作。

3.4政府相关部门提高重视

档案管理的信息化建设不只需要相关单位的重视，政府的相关部门也应该加强对信息化建设的重视程度，组织从事该行业的工作人员学习交流，提高工作人员的技术水平和专业素养。比如，黑龙江省的人才服务局举行包括全省各个省市的一百多名员工进行培训，培训分为了理论讲解与上机操作两个部分。这样的活动应该得到更多的推广，进而提高档案管理信息化建设的进程。

3.5提高档案信息的安全

虽然现在的科学技术给档案管理带来了很大的便利之处，但是同时也带来了很大的安全隐患。网络上的信息并不都是真实的，应该加强对原始内容的保护。在工作的过程中，相关的工作人员应该严格遵守信息保密原则，不对信息进行篡改，不伪造信息等等。只有加强安全意识，才能保证档案信息的安全与真实。

3.6建设合理科学的管理体系

随着科学技术的进步，档案管理方式也应该顺应时代的潮流，进行相应的改革。档案的管理工作应该有一个较为权威的标准，工作人员严格遵守这些规章制度。同时，还应该构建科学的收集方式以及归类方式，针对不同的档案制定不同的监管制度。相关单位还应该完善档案检索的网络体系，提高服务质量和水平。通过建立合理的管理体系，保证档案管理工作的顺利进行。

综上所述，在这个科学技术高速发展的时代，给档案信息化建设带来了很多的机遇。相关的单位部门应该抓住这个机会，完善信息化建设的管理方式和信息化建设的相关基础设施，提高工作人员的技术水平，进而提高档案管理的工作效率。当然，科学技术的发展，也给档案管理带来了安全隐患，只有加强安全意识才能更好的发展。

（作者单位：152000绥化市北林区兴福镇农村经济管理服务中心）