高校学籍档案、教学档案与学生档案及其关系研究

■ 李青照 王晓慧 李国红

关键字：学籍档案 教学档案 学生档案关系

做好高校学籍档案管理是学校大学生就业服务的最根本工作之一，是毕业生与用人单位之间的重要纽带。如今，很多师生对高校学籍档案的特点、范围和作用认识不清，很容易与教学管理中的教学档案、学生管理中的学生档案相混淆，在使用这些档案的过程中出现检索困难，重要价值档案查找不全、遗漏等现象。三者之间虽内容不同，却存在着一定的包含、转化、补充、证明的关系。本文拟对学籍档案、教学档案、学生档案进行概念、内容、管理与作用这四方面的比较及关系研究，为档案管理者与利用者在日常管理与使用中提供参考。

一、高校学籍档案、教学档案与学生档案

（一）高校学籍档案

高校是高等院校的简称，我国高校包括各类普通高等学校和成人高等学校，本文所研究的高校侧重普通高等学校。1977年恢复高考后，我国高校学籍档案管理工作逐步走向规范化、常态化轨道。

1、高校学籍档案的概念与内容

高校学籍档案是指高校从事本科学生、专科学生和博士/硕士研究生的学籍管理活动中直接形成的，对学生、学校和社会有保存价值的历史记录。高校学籍档案可以从广义和狭义两方面理解，狭义的高校学籍档案仅指记录和反映高校学生学籍信息（姓名、性别、出生日期、民族、证件号码、学校名称、层次、专业、入学时间、离校时间等内容）的材料，如学生登记表、学籍卡、学信网登记的学籍信息等。广义的高校学籍档案不仅包括记录和反映高校学生学籍信息的材料，还包括与高校学生学籍活动有关的各种材料。根据1983年教育部颁布的《全日制普通高等学校学生学籍管理办法》和2017年教育部第41 号令《普通高等学校学生管理规定》，高校学生学籍管理活动涉及入学与注册、考核与成绩记载、转专业与转学、休学与复学、退学、毕业与结业及学业证书管理七个方面。

从高校学籍档案管理实践来看，其内容可分为两类，一种是以学院、专业等属性为单位集中保存的，反映多个学生学籍情况的综合学籍档案，如录取新生简明登记表、成绩册、毕业资格审查表、毕业生领证签名册、毕业生档案去向等材料；一种是以学生为单位集中保存的，反映某个学生学籍情况的个人学籍档案，如报考登记表、学生登记表、个人成绩单、毕业生登记表、学位材料、个人奖惩材料等。

2、高校学籍档案的管理与作用

高校学籍档案一般由高校的招生、教务、研究生培养、就业指导等相关部门形成并按年度进行管理。学生毕业后，综合学籍档案与个人学籍档案的管理方式和发挥的作用不尽相同。

综合学籍档案由档案形成部门按照规定要求整理归档后，移交高校档案馆进行统一保管并提供利用。该类学籍档案的作用主要体现在三个方面：第一，反映学生学习经历，是进行学历认证、出国留学、干部政审的重要凭证，第二，记录学生学历情况，是干部人事档案补充档案材料的重要依据；第三，反映学籍管理活动，是高校按规定招录培养学生的重要体现；第四，充实档案馆藏内容，是高校档案馆发挥服务职能的重要载体。

个人学籍档案的管理分两种情况。本科、专科学历层次的个人学籍档案（报考登记表、学生登记表、成绩单、毕业生登记表等）一般仅有一份，学生毕业后归入学生个人档案袋密封后转递；研究生学历层次的个人学籍档案（研究生登记表、研究生培养登记表、成绩单、毕业研究生登记表、学位申请书、论文评阅书、答辩会议记录及决议等）一般有两份，学生毕业后，其中一份连同研究生报考登记表、专家推荐书、个人奖惩材料等装入学生个人档案袋密封后转递，另一套则由研究生培养部门以学生为单位进行整理归档后，移交高校档案馆进行统一保管并提供利用。该类学籍档案的主要作用在于转化为学生个人档案的一个重要组成部分，完整反映学生在高校学习的经历。而高校档案馆保存的一套研究生个人学籍档案，其作用与综合学籍档案基本一致。

（二）高校教学档案

高校档案工作是高校重要的基础性工作，2008年教育部和国家档案局联合颁布的《高等学校档案管理办法》中明确指出，高校文件材料的归档范围有党群、行政、学生、教学、科研、基建、仪器设备、产品生产、出版、外事、财会类十一个类别。其中，教学档案在各类高校档案中数量最多，体现高校主要职能和管理活动，是高校档案的一个重要组成部分。

1、高校教学档案的定义与内容

高校教学档案指各类高校从事教学管理、教学实践、教学研究等活动直接形成的具有保存价值的历史记录。根据《高等学校档案实体分类法》（DA/T 10- 1994）行业标准中关于高校教学档案的分类方法，高校教学档案可划分为教学工作综合、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与教学实践、学位、毕业生、教材八个类别。

2、高校教学档案的管理与作用

高校教学档案类别多、数量大，其归档单位涉及高校教务、学科建设、研究生培养、就业指导等行政部门，以及各个学院、研究院（所）等教学与科研单位。各归档单位按照规定和要求对教学档案进行整理归档后，定期移交高校档案馆进行统一保管并提供利用。教学档案中应归入学生个人档案的文件材料，按各高校相关规定进行归档。

相对于高校学籍档案而言，高校教学档案涵盖的内容更全面，从宏观管理和全局发展的高度反映了某所高校开展的有教学有关的全部工作，其作用主要体现在以下方面：第一，是反映高校教学管理、实践、研究等活动全过程的真实记录，是高校发展历程的有力印证；第二，是展现高校办学实力和师资水平的原始材料，是衡量高校教学水平和教学质量的重要依据；第三，是承载高校教学活动实践经验和教训的客观记录，是促进高校不断提高教学管理水平的宝贵资源。

（三）高校学生档案

2013年9月1日《中小学生学籍管理办法》正式实施前，我国对学生学籍管理的重点在于加强大学生的学籍管理，出台了多个专门的管理办法，而对于幼儿园、小学、中学学生的学籍管理未作出统一要求。我们所讲的学生档案一般指中学和大学阶段的学籍档案，即中学学生档案和高校学生档案。《中小学生学籍管理办法》实施后，实行“一人一籍，籍随人走，终身不变”原则，从而实现我国基础教育与高等教育学籍管理工作的有机衔接。

1、高校学生档案的概念与内容

高校学生档案指高校在学生管理活动中形成的，以学生个人为单位集中保存的，记录和反映学生个人经历、学习成绩、思想品德、党团关系、家庭调查、社会实践、身体状况等方面情况的历史记录。高校学籍档案既包括在高校就读期间形成的，应按相关规定和要求归入学生个人档案的高校学籍档案，也包括在高校学习期间形成的党籍档案（入党志愿书、入党申请书、转正申请书、党员登记表等党员材料），以及思想政治考察鉴定材料、政审材料、体检表、报到证等材料。此外，还包括高校录取学生提档时通过机要转递或学生自带（确保档案密封完整）的方式接收的中学学生档案，内容有入党入团材料、高中毕业生学生登记表、思想品德考核表、加分证明、社会实践表、体育合格证、学生体检表、助学贷款材料等。学生毕业后，高校学生档案和中学学生档案合并，形成一套完整的学生档案。

2、高校学生档案的管理与作用

学生档案可以理解为干部人事档案的前身。高校毕业生持报到证参加工作后，学生档案转递到用人单位的组织或人事部门，待毕业生转正定级后获得干部身份，其档案即转化为干部人事档案，由用人单位的组织或人事部门按照《干部人事档案工作条例》的相关要求进行管理；升学的学生档案转递至录取高校，由高校相关部门进行管理；待业的学生档案转递至高校或户籍所在地的人才服务中心进行托管。

干部人事档案分为十大类，高校学生档案的内容涉及考核鉴定、学历学位、党团、表彰奖励、处罚处分、其他材料六大类。可见，高校学生档案是干部人事档案的重要组成部分。转化为干部人事档案的学生档案，发挥着干部人事档案的重要作用。一是教育培养、选拔任用、管理监督干部和评鉴人才的重要基础，直观地反映干部的学习能力和思想品德表现；二是维护干部人才合法权益的重要依据，如实地体现干部的学习经历和参加工作情况；三是社会信用体系的重要组成部分，真实记录了干部的学历学位获得情况。

二、三者之间的关系

根据上述分析和高校学籍档案、高校教学档案、高校学生档案关系示意图（图1）可以看出，三者存在包含、转化、补充与证明关系：

（一）包含与转化关系

高校教学档案包含高校学籍档案，高校学生档案包含高校学籍档案中的部分内容。

高校学籍档案是高校教学档案的一个重要组成部分。高校学籍档案由综合类学籍档案和个人学籍档案两部分组成，其中：综合类学籍档案分两个阶段进行管理并提供利用，学生就读期间一般由高校综合类学籍档案形成部门管理，学生毕业后一般移交高校档案馆统一管理；个人学籍档案亦分为两个阶段进行管理，学生就读期间一般由高校综合类学籍档案形成部门管理，学生毕业后归入学生档案进行转递（注：除按要求归入学生档案的个人学籍档案材料外，以学生为单位单独归档的研究生个人学籍档案一般移交高校档案馆统一管理）。此时，高校个人学籍档案转化为高校学生档案。完整的高校学生档案由中学学籍档案、就读各学历层次高校的个人学籍档案组成。

（二）补充与证明关系

高校学籍档案中的综合类学籍档案材料和个别个人学籍档案作为教学档案的重要内容，由高校档案馆管理并提供利用。高校学生档案转为干部人事档案后，由用人单位组织人事部门管理，并按干部人事档案工作和干部人事档案管理相关要求进行管理，不断增加和补充工作中形成的新材料。

高校教学档案和高校学生档案中收集的有关学生学习经历的档案材料内容绝大多数是唯一的，二者共同反映了学生的学习经历和取得学历学位的真实情况，是互相补充、互相证明的关系。一旦某一部分保存的档案出现缺失的情况，可在学历认证和补档工作中起到互相印证的作用。

总之，高校学籍档案、高校教学档案、高校学生档案之间联系紧密，容易混淆，正确区分三者之间的概念、内容和关系有利于进一步做好相关的档案管理和服务工作，也有利于档案利用者更准确地查询利用相关档案，从而提高相关档案的利用效率。