基于质量风险管控的航天声像档案数字化管理

/北京航天长征飞行器研究所

声像档案正在经历数字化、信息化与网络化的发展变革，这些媒体资产对服务航天科研工作起到了十分重要的配套保障与市场开拓作用。数字化过程中，声像档案管理的合理性与安全性直接决定了能否高效、完全地对媒体资产进行开发和使用，以保证存储、管理与使用的安全。声像档案管理员在没有可执行的行为规范之前，通常按照习惯的工作思路完成档案数字化工作，造成因细节导致的档案资源流失或开发不当，如音视频文件编码、格式不一，档案在利用时需要格式转换；档案文件命名不清，导致搜索时定位宽泛，查找不便；资料存储不当，导致档案丢失等。

这些问题看似不大，却直接影响了工作效率与档案的再次开发。为避免此类问题的发生，应当对数字化工作进行质量控制与风险点辨识，统一标准、格式，编制相应的行为规范，对风险点加以管控，并对档案人员进行意识和操作培训，最终形成标准化的操作与管理，使用时才会更为便利，其价值也能更加充分地发挥出来。

一、声像档案数字化工作取得的成绩

目前，北京航天长征飞行器研究所的声像资料主要分为录像资料、照片资料和其他实物档案3类，研究所已进行了多年的声像档案数字化工作，建设初见成效。

1.减少物理空间

近700盘BETACAM带经数字化处理后，从放置两部密集架变为一个24T的磁盘阵列，素材存放所占物理空间大大减少。

2.方便资料调取

声像档案以文件形式存储在硬盘上，并标注了关键（字）词，对关键（字）词进行搜索能够查找出与之相符或相关的声像档案，比手工检索、倒带回放精准、快速得多，调取十分方便。

3.盘活档案资源

鉴于当下多媒体素材已经完全进入数码时代，模拟信号与胶片素材通过数字化被盘活，避免资料沦为“死档”，成为摆设。

4.解放劳动力

借助媒体资产管理系统，搭建声像档案服务体系，做到电子化浏览与借阅，使得利用者可以便捷地使用声像资料，大大减轻了声像档案人员的管理压力。

二、实施与应用

通过数字化过程发现，不同的档案管理者按照不同的工作习惯对数字化工作和媒体资产系统进行操作，易形成不同的档案文件和管理方式。这种情况下急需对声像档案数字化过程进行质量与风险控制，对数字化过程进行统一的行为规范，用一致的标准来约束、控制可能出现的风险，避免形成因人而异的数字化档案。同时，还要保证声像档案的存储、管理与使用安全。

1.声像档案数字化手段

采集特殊载体上的声像资料。通过模拟信号线连接转录机和采集器，将录像带上的图像采集进非线性编辑机；利用扫描仪扫描照片和胶片（即底片）；将图像原本记录在电脑里完成采集；通过数码相机对实物进行翻拍。

整理已采集的声像资料。通过非线性编辑软件，将采集后的视频资料重新剪辑，留下清晰可用的资料，提高档案可用度，节约资料占用空间，用图片处理工具软件对图片进行处理与修复。

生成统一格式的数字资料。录像资料可以通过非编系统直接生成统一格式的视频文件，也可以通过视频转换软件统一格式；图片资料通过图像处理软件输出，通用格式的视频和图片能够在各类软件与媒体资产系统中使用。

数字化声像资料再管理。提取档案信息，梳理档案内容，统一档案名称编写方法，一般为“时间+事件”。按字段描述档案信息，并标记好关键（字）词，还可以将视频按“段落—场景—镜头”3层描述法为档案进一步编目，以达到搜索极速定位的效果，利于档案检索。

2.风险点辨识

载体转化与格式转换导致档案信息衰减。资料存储在磁带上，磁带每进行一次转录，信号在传输、读取和写入过程中会衰减；采集卡没有进行全信号采集，采集图像时没有提高分辨率等，都会导致画质降低，画面细节缺失。

一般来说，画质越高，视频的比特率和图像分辨率也会越高，占用的磁盘空间越大，对存储的设备、播放硬件要求就越高。为了平衡画面信息与存储空间、硬件的关系，数字化过程中对视频进行格式转化和文件压缩会造成画面信息衰减。

档案再编辑导致档案内容缺失。声像档案再编辑时，会因为对资料了解不够、内容关注不强导致信息错剪、画面调整过度等，这将造成原始资料不可逆的损害，使档案内容缺失。

客观因素改变引发档案难以查阅。档案的分卷（分类）规则并非一成不变，而是根据工作需要及一定的标准制定，甚至在特殊时期还要分别列出专题档案。以研究所为例，军品档案按型号与项目名称分类，管理档案按照部门业务划分。随着时间的迁移，军民型号增多或变更，单位的组织架构调整，业务归口部门发生变换，导致分类增多或内容调整，会造成检索时的资料遗漏或错位。

硬盘保存并非长久之策。读取、调用数据时，存储档案的硬盘运转压力很大，大数据量的文件存储对硬盘提出了安全、稳定、快速的高要求，大容量的硬盘更易损坏，文件无法读取的概率更高。因此，将档案存储在硬盘上进行管理并非一劳永逸的上上之策。

3.形成质量与风险点管理要求

编制管理制度，加强管理监督。为了保证声像档案的收集范围、整理分工、归档保管方法和利用流程明确规范，使管理做到有章可循、有法可依，要制定一套严格的制度对其进行质量控制，形成固定的管理流程，规范业务行为，逐步形成一套完备的数字化体系，用制度约束档案工作流程，用体系引导工作更为规范，更加全面、高效。

借用媒体资源管理系统，确定规格标准。为了最大限度地避免档案在数字化过程中信号衰减，需要设定统一的行为标准，一步到位做好格式转化。按照档案损失最小化原则对过程中每一环节做好控制，建立一套收集整理办法，先规定好格式、编码方式等，再统一进行档案的分类、编目等后续工作。将标准制度化，使档案第一步就形成统一的格式和制式，减少转换，避免画质下降，提高管理效率。

媒体资源管理系统作为声像档案管理与服务平台，实现声像档案接收一体化、声像档案归档网络化、声像档案管理自动化、声像档案借阅便捷化。依据统一的格式标准，可以避免因管理的零散性、管理人员的非专业性等因素造成珍贵声像档案的遗失。

抓住一“头”一“尾”，提升控制对象的能力。“头”是声像资料的采集。加强资料采集人员的业务能力，通过专业培训让他们了解怎样拍摄资料会更珍贵。档案管理者也应介入资料的采集，让采集人员从档案的角度了解采集完成后需要如何归类，从而了解前期要怎么拍摄，从根本上保证声像档案的数量和质量。声像档案管理人员要适应新时期声像档案管理的要求，不断加强自身业务学习，定期培训，了解声像档案载体保管知识。

“尾”是声像资料的存储。存储介质依托的是高科技、新材料，更新换代频率较高，因相关技术淘汰而使得部分档案资料丢失或不可用的现象屡见不鲜。因此，在注重对资料自身进行收藏和保管的同时，也要吃透声像档案保管所依托的相关技术。目前，常用的是复制拷贝、仿真和收藏旧技术3种措施，特别是仿真技术，是通过仿真软件对相关技术进行模拟，具有适应性强、占用空间小等特点，成为档案存储风险控制的主要措施。

建立稳定的管理技术措施。数码产品的升级使声像档案具有容量增大的特点，需要声像档案管理系统具备自动降码保存的能力，在查找和检索时利用低码率档案在线预览、编辑，能够更准确、高效、低耗地完成声像材料的利用，提高工作质量，保障质量检验的效率。

提高档案管理现代化水平，要对档案资源进行数字化管理和最大程度满足档案资源共享。建立声像档案管理在线数据库，通过网络提供声像档案数据库的创建、查询、存储，同时提供用户的交互页面，提高档案信息服务水平。

根据研究所的组织结构及生产特点，分设案卷，涵盖各个部门或业务及全部科研生产型号与预研工作。对档案进行详细的说明，重要的需要编目，对资料尽可能详尽真实地描述，便于调用与查找。

对已经数字化的声像档案进行备份保存、双重管理。声像档案的数据量大，存储空间的占用量也大。为了节省存储空间，可以设置近离线声像档案，通过分析数据库的利用率，以利用率的高低来分配声像档案储存位置，这样在满足用户利用方面需求的同时也解决了数据库存储有限的矛盾。

健康检测，定期迁移。硬盘的安全是声像资料可读、可取、可利用的前提和基础，对硬盘存储进行风险控制是必要的。可以采取硬盘健康安全监测技术，让用户在检索、借阅档案资料的同时实现对硬盘运转工作情况的检测，发现硬盘出现老化、检测数值出现偏低状况时，要及时通知专业技术人员进行维修。

另外，对声像档案进行备份也可降低硬盘存储风险。在与原档案存储的硬盘物理隔离的另外一个硬盘上进行双重拷贝，作为备份档案，当常用硬盘区域内的资料出现丢失、损坏甚至整部硬盘发生损坏时，可以通过备份硬盘里存储的资料进行补充或替换，避免档案损毁。

数字化后的声像档案更为依赖软件与硬件新技术，也会随技术的发展而不断更新，迁移工作因此而产生。在进行迁移的过程中，数字档案的完整性、整体性都易被破坏和危害。在日常管理实践过程中，声像档案馆在管理数字化声像档案的起步阶段可以借鉴发达国家或先进同行的标准和规范，确立和统一数字化声像档案的格式转换工作，再在档案载体的外部附上统一的文字性便签；在管理归档工作中，可以充分利用大数据管理方法，利用大容量硬盘、网络云盘等载体做好声像档案的备份工作。

4.数字化工作再管理

将制定好的制度与标准纳入到数字化工作流程中，形成数字化工作的再管理。在实际工作中不断验证所形成理论的合理性与可用性，也进一步提升对质量和风险控制的把握，不断完善制度规范，最终形成标准成熟、安全可用的声像档案与数字档案管理体系，为后续档案数字化工作打下了坚实的基础。

三、应用效果

通过多年的声像档案数字化，按照实际形成的质量与风险控制标准，研究所完成了BETACAM带、实物档案及海量纸质照片的采集、整理、输出，并以媒体资产管理系统作为平台进行数字化管理，构成一部全流程数字化档案管理体系。在媒体资产管理系统中，设有分类目录共6级，包含36个子项，如图1所示。资料的详细分类能够解决检索定位的问题，在检索与使用时以最短时间、最简便的方式精准检索到素材，为档案再利用创造了强大的便利条件，如图2所示。

图1 档案分卷示意图

为了更好地进行声像档案的数字化建设，研究所编写了媒体资产管理使用平台常用业务手册，以促进资料归档流程的标准性；制定了声像工作管理办法、编写了声像管理机关业务知识手册、形成信息化的声像摄制流程等一系列规章制度和业务流程及标准，对声像数字化过程中的质量控制要素和业务流程进行约束，对风险点进行合理规避与管控，更好地解决了声像档案管理工作中存在的控制难点，有效减少了可控细节问题，改善并提升了声像档案质量；形成了标准成熟、安全可用的声像数字档案管理体系，率先将声像档案工作带入数字化时代，为后续各类档案数字化的发展起到了强有力的带动意义。

四、管理创新点

声像档案数字化工作是研究所档案数字化工作的先驱，此前研究所没有数字化经验可言，更无从谈起数字化工作安全合理、高效便捷的管理方式。在这一探索中，借用科学的、具备航天特色的质量管理与风险管控方法开展工作，收获了不少先进的管理方法。

1.质量控制与规范制定相融合

任何工作都离不开质量控制，数字化工作同样如此。通过严格约束那些对影响档案质量的细节行为，形成明确的行为规范，利用培训与监督的方式进行进一步的质量把控，让数字化工作在质量控制下顺利开展，形成完善的声像数字化档案系统。

2.风险意识与数字化相融合

档案数字化工作依托信息技术发展而来，信息技术存在一定风险，必须时刻保持警惕。把握好数字化环节中每一个影响档案质量的风险点，通过技术手段、管理方式等合理规避、有效防范，将数字化工作风险降到最低，保证档案管理、存储与使用的安全。

图2 分卷资料详情

3.理论方法与实际工作相融合

随着信息技术的不断进步，在声像档案数字化摸索中形成的管理方法不一定适应长期的档案数字化工作和未来的数字化管理方式，需将理论方法再次应用于实践中，用实际验证理论的可行性，从而不断完善理论方法，信息技术的更迭会推进使用平台软硬件的更新，带动实际工作方法的改变，因此数字化工作的管理方法与档案管理体系也应与时俱进并不断完善。

由于档案数字化工作与声像档案的数字化有很强的关联性，采取的技术方法和管理手段颇具相似之处，该项目为接下来的档案数字化工作梳理出了可能存在的风险点，列举了数字化过程中需要把控的质量问题，提出了对上述重点难点的解决方案，构建了一套较为通用的数字化档案的管理体系，具有极强的借鉴意义。

声像档案数字化管理是一项日常工作，加之随着信息化技术的日新月异，也需要不断地进行质量把控和风险监测，时时跟进当下技术手段，确保档案存储的安全性和使用的便利性。接下来还要继续结合大质量观和风险意识不断开展，使管理方法与技术条件在适应日益进步的信息化科技情况下更加贴合航天档案管理的方式方法，充分挖掘声像档案的潜在价值，以更为便捷合理地为航天科研生产服务。