“双一流”时代的高校房产管理信息系统的设计

张 凯, 高若晨, 陈建涛

(1. 北京师范大学 新校区建设指挥部, 北京 100875; 2. 北京师范大学 国有资产管理处, 北京 100875; 3. 北京久其软件股份有限公司, 北京 100082)

1 “双一流”建设对高校房产信息化管理提出的新要求

2015年10月24日,国务院印发了《统筹推进世界一流大学和一流学科建设总体方案》(以下简称《方案》),对中国的高等教育发展和大学建设具有重要的引领和指导作用,标志着中国高等教育进入了“双一流”建设的新时代[1-4]。正如《方案》所表述的,这一建设工程包含两个层次,暨“一流大学”和“一流学科”建设,而突出学科建设的基础作用,高度契合“双一流”建设目标和结果[5]。房产资源是高等学校的基础性办学资源[6],也是学科发展的重要资源和显性投入[7],因此在“双一流”建设时代,做好高校房产资源的信息化管理,必须要突出学科绩效,实现由传统的“学校—学院/部”的二级管理模式转向“学校—学科—学院/部”三位一体的管理模式(见图1)。

图1 “双一流”时代的房产管理系统建设逻辑分析

2 设计思路与要点

在高校的实际管理中,学科、学院/部存在着普遍的交叉和重叠情况[8],既有一个学院承建一个学科的情况,也有一个学科由多个学院/部承建的情况,甚至还存在一个学院承建多个学科的情况(见图2),如何通过技术手段清晰的呈现“三位一体”的房产管理逻辑既是重点，也是难点。

图2 高等学校中的三种学院(部)与学科关系模式图

为了处理好这一问题,我们寻找到学科和学院/部的最小共同逻辑单元，即教师。一方面以教师为线索,进一步根据其在学科评估、学科排名和ESI论文分析中的绩效表现,实现对学校的房产资源学科化,另一方面根据教师人事编制归属,实现对学校房产资源的学院/部化,进而实现“学校—学科—学院/部”三位一体的房产资源管理体系。

以教师为线索进行房产管理必然面临着整个数据的模型的重构,传统的将房间作为存储单元的房产管理模式显然不再适合,因此采用了校区→楼栋(→单元)→楼层→房间,线对点、点对面的设计思路,通过这种思路系统实现了精确到平方厘米的房间内分割。

新的设计思路带来的不仅仅是全新系统模式,也伴随着数据量的增加。以房间为例,每次业务操作都会生成一条新版本的数据,新方案将增加多倍的数据量,为了解决这一问题,同时也为了进一步规范房产管理,在系统设计中将整个房产管理的内控流程完全嵌入,实现了对数据的自主更新,也进一步规范了房产管理。

因此本系统开发过程中采用了Java语言,oracle数据库,并使用Excel作为报表生成工具。

3 总体设计

详细的校园房产数据库是建立房产信息系统的基础[9-10]，因此高校房产信息管理系统的开发拟采用如下总体设计:首先建立一个详细的校园房产数据库,整体的房产数据库分为三个层次:包括校区数据集、楼盘数据集以及房间数据集。同时通过数据共享的手段,构建完整的单位信息库、人员数据库。然后在此基础上,通过业务表与基础数据库的关联,搭建业务功能(见图3)。

图3 系统总体设计

4 框架设计

高校房产信息管理系统结构采用了B/S(浏览器/服务器)架构设计开发,数据全在服务器上集中管理，其扩展性好,能够提供附件、用户认证、权限等接口,方便开发自己的功能模块,并集成其他三方系统，系统框架如图4所示。

5 数据库设计

5.1 数据收集

房产管理系统需要大量的全面详细的数据,因此数据的收集尤为重要。需要收集的有房屋的基本信息,如房间编号、房间名称所在校区、所在楼栋、管理单位、户型、建筑面积、使用面积等; 房间使用信息的收集,如使用人、使用状态、使用单位、开始使用时间等; 房间维修维护数据的收集,如装修、维修、装修图纸等; 日常办公相关资料的收集,如教室、实验楼、办公楼、科研楼、图书馆、学生公寓、会堂等的房产信息编号,高校教职工编号、学生学号等;还有房产管理等相关法律、法规、规章资料的收集，如图5所示。

5.2 数据存储

在房产信息管理系统中,需要对房产基本信息、基础引用数据、业务信息、报表数据和历史版本信息等数据进行数据存储和信息管理。房产基本信息按校区—楼栋(—单元)—楼层—房间进行多维度无死角分层管理,对每一层数据都可进行增删改查,各层数据间相互独立而又紧密联系,层级关联分明。

图4 系统框架设计

图5 系统数据库收集

基础引用数据包括部门、人员、高基报表分类等通用数据。表单、业务单据通过全局唯一标识符(GUID)引用基础数据。为了提高系统的反应率,系统初始化时会自动加载缓存基础数据[11]。

业务信息包括分配退房、出租出借、拆分合并、维修维护等业务的信息,每个业务都会通过对应的单据去展示和存储数据,业务会生成业务痕迹信息和房间新版本。

历史版本信息主要针对房间管理,每一个业务都会改变房间信息,进而使房间生成新的版本。多版本的数据管理模式可以实现信息变动对比功能、数据回溯功能、历史数据统计功能等。

报表数据管理主要是为了从房产管理系统中提取相关数据生成报表进行上报,比如高基报表511、高基报表521、高基报表112、高元报表52等的填报。

经过数据采集及对数据源的分析,系统的数据分为三种方式:基础数据(房产基本信息、基础引用数据)、报表数据、业务数据(业务信息、历史版本信息)分类存储在oracle数据库中。当对相应的数据表进行编辑字段操作时,需要先进入维护状态才可进行编辑。GIS数据以坐标的形式存放在对应的建筑信息中,查看时,会自动根据坐标信息进行定位。

6 功能模块设计

功能模块是一个房产系统的主要运用结构和呈现方式,根据实际的业务需求,本系统主要建设了房产调配、租赁、维修和统计管理4大功能模块。

6.1 房产调配模块

房产调配是房屋管理的核心业务和功能组成,该模块包括两个层次,第一层次是学校向二级建制性单位调配,第二层次是二级建制性单位的内部调配。第一个层次主要实现了房产的管理到学院的逻辑线索,而第二个层次则是实现房产管理精确到人的层次,在第二个层次中,为了结合实际中存在多名教师共用一间办公室、实验室等现实情况,系统特别采用房间分割管理技术,通过该技术使得房产管理完成了以房间为单元管理到以人为单元管理的转换,成功实现了房产管理的学科化。

6.2 租赁管理模块

由于大学的实际办学需求,不可避免地需要引入社会力量来完成部分服务工作,如餐饮、邮政和日用百货供给[12],而这些项目的实施也需要相应的空间保障,势必要发生相应的租赁业务,而与校内调配不同,这些业务是在学校与其他法人之间发生的，因此势必面临不同的内控要求,需要不同的管理模块进行精细管理。

6.3 房产维修模块

房产维修是房屋管理的重要工作,将房产维修纳入信息管理系统主要有三方面意义。首先信息系统可以精确地记录房产的维修情况，实现修缮档案的电子化管理,房屋的修缮档案也为未来房产的维修管理提供依据[13]; 其次信息化能够减少人工成本,以北京师范大学为例,1个房产维修项目需要9个部门进行事前审批,同时还需要4个部门进行验收管理,以前1个项目审批往往需要1～2周的时间,现在平均仅需3个工作日就可以完成相应的项目审批工作; 最后房产维修往往涉及房间的基础信息变动,因此将该流程纳入信息管理系统可以实现对房产数据的及时更新,形成了房产信息的管理闭环。

6.4 统计分析模块

统计分析模块是系统的核心组成,它是推动房产管理由传统的粗放式管理向绩效管理的转变,也是未来房产资源配置决策的起始点。当中国高等教育迈入“双一流”时代后,房产的统计分析也必须适应这一要求。承前所述,我们通过引入以人管房的手段,构建了对学校资源、学院/部资源、学科资源三位一体的统计结构,实现了学科资源投入的靶向分析,为学校学科发展提供了精准的房产诊单。

7 结语

建设高校房产管理信息系统是提高高校房产管理水平的重要手段之一,而“双一流”工程的实施对高校的房产信息化管理提出了新的要求和标准,即优质的房产管理必须服务于“一流学科”的建设。为了适应新的要求,设计了全新的房产管理信息系统,采用基础数据、表单数据和业务数据分类管理的技术,实现了“学校—学科—学院/部”三位一体的信息系统架构,为学校的学科发展提供了详细的空间资源诊断单,为学校的学科规划提供了重要的数据支撑。通过内控流程和业务流程的内嵌,在实现了让数据多跑路,让教师少跑路的同时,也完成了数据的自我更新和完善,并进一步推动了管理的规范化。