高校教务管理信息化建设过程中存在的问题及改进措施

高建伟

摘要：高校管理信息化是提升高校綜合办学水平的重要途径，而教务管理是高校管理工作的核心。近年，高校教务管理系统的应用提高了教务管理工作的效率，但随着高校信息化建设的逐步深入，教务管理各部门之间缺乏有效的沟通与协调、教务管理部门部分工作人员对信息技术的掌握和运用有待提高等问题也逐渐显现出来。基于这些问题，从教务管理信息化建设入手，提出推进高校教务管理系统完善的改进措施。

关键词：高校教务管理;信息化建设;改进措施

高校教务管理工作是高校管理工作的核心。教务管理水平的高低直接影响高校管理水平的高低，教务管理工作的效率和质量直接影响高校的办学效益和人才培养质量。教务管理工作事务杂、环节多、工作量大，如果没有科学的手段和严格的规章制度，就无法保障教学秩序的顺利进行。教务管理的主要内容是对整个教学活动过程中的数据信息进行管理，如学籍、课表、成绩、考务等方面的数据信息。教务管理几乎涉及教学的所有方面，其基本信息更是渗透到教学各个环节之中并贯穿始终，这就要求教务工作必须按照规范的流程进行科学的推进。近年的实践证明，教务管理信息化是实现教学管理信息化的重要途径。高校通过推进教务管理信息化建设，可以规范管理，保证教学效果，使教务管理工作走上良性循环的轨道。但随着教务管理信息化工作的逐步深入，高校教务管理信息化建设中也存在一些问题和不足。

一、高校教务管理信息化建设过程中存在的问题

（一）教务管理各部门之间缺乏有效的沟通与协调

近年，很多高校通过推进教务管理信息化拥有了独立的教务管理信息系统，但一些高校缺乏整体规划以及对教务管理信息化的宣传和推广。多数教务管理人员只在部门内部推进管理信息化，不能很好地与其他部门协作沟通，各部门之间没有真正实现数据共享和信息交换。高校各系部、教务处、学生处等部门之间如果缺乏有效的沟通，容易导致一些数据信息不能得到及时处理和更新，会给后面的工作带来一些麻烦。比如，笔者所在学校在进行毕业生资格审查过程中，有教师发现部分学生的信息对不上，经过调查最终找到原因：一是学生在校期间转专业了，但是在教务管理信息系统内学生的档案信息没有及时更改，致使教师无法通过信息系统录入成绩;二是学生在校期间改名字了，由于教务管理各部门之间没有及时协调、沟通，没有更新姓名信息，致使教师无法查询到有效的档案信息，导致无法录入成绩。对此类问题，各部门之间如果及时进行有效沟通，及时更新学生信息，那么就可以避免出现上述问题，从而提高工作效率。

（二）教务管理部门部分工作人员对信息技术的掌握和运用有待提高

教务管理工作人员都有各自的分工，有的教师因为工作关系只会使用与自己工作有关的信息系统功能，而对其他功能不了解，甚至个别教师不会使用信息系统。这样很容易给相关工作尤其是教学工作带来麻烦，甚至会影响整个学校教学工作的正常推进。高校应对教务管理部门所有教师进行相关的培训，使每一位教师都能够熟练运用教务管理信息系统。只有这样，才能保证即使出现一些意外情况也不会对正常的教务、教学工作造成影响，保证教务、教学工作的顺利进行。

（三）教务管理信息系统个别功能设置不完善

在教务管理信息系统中，个别功能设置得没有实际意义，可能还会给学生和教师的工作带来一定的困扰。以笔者所在学校为例，在普通话和英语四、六级考试报名过程中，经常有学生或辅导员需要查寻学生的登录密码。因为学生在第一次登录信息系统过程中都会被要求修改密码，否则不能完成登录。而有的学生改完密码之后，由于长时间不登录就忘记了密码。同样忘记密码的事情也发生在教师身上。设置“在第一次登录的时候要求修改密码”这个功能给学生和教师都带来了一定的困扰。

此外，在教务管理信息系统中，一些必要的功能却没有明确设置。比如，教师或学生在教务管理信息系统中进行信息查询时，往往会出现没有反应的情况。究其原因，是有些索引信息输入有误。此种情况，教务管理信息系统应该设置一些提醒，有所提示，让人及时明白问题所在，从而进行修正。

（四）教务管理信息系统智能化程度较低

在教务管理信息系统的应用过程中，一些高校所使用的版本智能化程度较低。这些高校的教务管理信息系统往往存在一些无效信息，而这些信息又直接影响工作进程。比如，有的学生改名字后，教务管理工作人员没有在原有的档案信息上进行修改，而是重新输入了学生的新名字（学号、身份证、班级等信息都相同），这种异常的情况，智能化程度较低的信息系统是无法识别的，只是单纯地显示出两个人，这就给后续各种工作埋下隐患。另外，由于在输入档案信息过程中，学生的姓名里出现了别字，信息系统也不能根据学号或者身份证信息进行鉴别，只是显示“没有此人”。这些问题都给学校的教务管理工作带来了困扰，影响了工作效率。

二、高校教务管理信息化建设的改进措施

（一）加强教务管理各部门的协调与沟通，及时处理和更新数据信息

教务管理部门掌握的与学生相关的数据信息最具权威性和时效性，它是各部门数据信息的基础。学校其他管理部门、教师及学生等都有不同的信息需求，均可以通过教学管理信息系统来获取各自需要的信息资源。因此，学校各系部、教务处、学生处等部门之间应有意识地加强协调与沟通，及时处理各种信息变更，保证数据和信息的及时更新。比如，系部如果有学生在校期间存在改名字、中途转专业、休学、退学等异常情况，应及时把情况反馈给学生处，学生处与教务处及时沟通并更新信息，这样可以始终保持教务信息系统内学生的信息都是正确的。工作人员在检查学生成绩或者进行毕业资格审查等工作时，就不会出现由于数据信息没有及时更新而增加工作量、影响工作效率的情况了。

（二）加强对工作人员的信息技术培训

教务管理水平的高低直接影响高校管理水平的高低，教务管理工作是整个教学管理工作的核心，而教务管理信息系统更是教务管理各部门之间联系的桥梁和纽带。因此，教务管理信息系统的应用就显得尤为重要，尤其是教务管理工作人员更应该熟练应用教务信息系统。高校要经常对教务管理工作人员进行培训，为他们提供外出学习、锻炼的机会以及沟通交流的平台，使每一个教务管理工作人员都能够熟练应用该系统。此外，高校也可以将教务管理工作人员的工作态度、工作效率等纳入考核评价体系，跟工资、职称、晋升挂勾，从而促使教务管理工作人员更加重视自身的业务能力，更加积极地工作。只有这样，才能够保证教务管理信息系统充分发挥作用，保证整个教务、教学管理工作的顺利进行。

（三）加强与软件开发公司的联系与沟通，及时升级系统，完善各项功能

高校管理信息化水平取决于高校教务又取决于教务管理信息系统的先进度。因此，高校教务管理部门应设专人负责教务管理信息系统的正常运行与维护。这些专门人员不仅要熟悉教务管理信息系统各个功能的应用，还要随时对部门其他工作人员进行必要的培训和指导。同时，他们应当与软件开发公司保持联系，把在实际应用中遇到的问题和一些需要完善的功能反馈给软件开发公司，及时对信息系统的各个功能进行完善与升级，确保各项工作的顺利进行。此外，维护信息系统的专门人员也要坚持学习，不断提高个人的综合能力。

教务管理的信息化不仅能提高教务管理的科学性、准确性和高效性，也能显著提高教务管理水平，从而促使高校管理工作更加有序地进行。高校要积极探索教务管理信息系统应用过程中存在的问题，并针对问题及时加以解决。当然，在高校教务管理信息化建设过程中可能还存在一些笔者没有发现的问题，有待我们在实践中进一步探索。

参考文献：

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