学校档案管理中信息技术的应用分析

李翠

摘 要：在新时代的背景下，我国在不断进行现代化建设，档案工作是目前一个意义重大的工作，在档案工作的进行中，要注意档案管理的信息化，档案管理的信息化建设在档案工作中有重要的影响。为了加快档案工作的发展，使档案工作的质量得到提高，同时，为保障客户所享受的服务质量，档案工作应当跟上时代的步伐，同时将信息技术与自身的发展相结合。为了使档案工作更好地适应时代和社会的发展，必须加强信息化条件下的管理和服务创新，这也是让档案管理工作更加现代化的必然选择，同时也是提高档案信息服务水平的必经之路。文章将简单叙述档案管理信息化的内涵，探讨和分析学校档案管理中的信息化技术应用情况。

关键词：信息化；档案管理；服务创新

随着我国信息时代的高速发展，学校的档案管理信息化水平也得到了很大的提升，在未来学校档案的管理工作中最重要的就是信息化发展，这是档案资料实现长期保存并更好地运用的关键，从而实现档案资源的优势互补，保证资源的优化共享。但是档案信息化建设在信息时代仍然会存在一系列的问题，针对问题的深入研究需要结合实践，探究问题的根源所在，信息化管理下的档案管理，完全地转变了传统的档案管理方式，通过信息技术的使用使得资源得到全方位的运用，大大提升了资源的利用效率，提高了档案的管理能力。

一、学校档案管理电子信息化的重要性

学校的档案管理对于学校的经营产生重要的基础支持。在现代化的档案管理工作中加入电子信息化技术对于这一工作起到很重要的影响。在学校档案管理工作加入信息化技术的支持重要性主要表现下以下几个方面：第一，可以将学校的方案管理进行细分，主要有专业技术、财务工作、生产报表等方面的，从而实现不同载体的集成化管理。第二，使用电子信息技术在档案管理工作中可以提高学校的工作效率，实现学校与工作人员档案查询的快速管理，同时还可以缓解工作人员的工作压力，提高查阅档案的质量与效率、第三，使用电子信息化技术可以保证学校档案的原始化保存，不断提升了学校档案管理的准确性与实用性。在工作中使用这一技术可以使工作人员在工作的过程中不接触原件，提高档案管理的安全性。使用电子信息化技术还可以实现不同地区之间的查阅与管理。

二、信息化条件下的档案管理与服务创新

（一）健全档案信息化的工作系统

档案信息化工作系统要具备健全的工作模式，需要在内部建立一套健全的档案信息化工作系统，工作系统的建立要注重以下几点，管理机制要具备一定的明确性，结合不同的电子档案内容，制定相适应的电子档案管理制度，同时结合相关法律法规，注重行政管理方面职能的高效执行力，最终促进和谐的合作系统的形成。

（二）将档案分级管理

为了方便使用者进行档案查询，我们需要将档案分门别类，同时注重档案与档案之间的相关性，让使用者进行查询时很容易发现其他的相关档案，获得真正需要的相关讯息。归档前，管理人员要将现有的档案科学分类、細心排序，将它们按照可利用程度或其他标准分级保管。同时，将档案按照可利用性及保密性分级管理，在合理管理的过程中按照等级安排人力或资金支持，重要档案安排的资金或人力投入多一些，反之支出的资源就少一些，从而提升经济利用率，减少不必要的支出。

（三）提高信息水平

将信息技术应用进学校档案管理中绝不只是学校档案管理部门的工作，这要求相关部门协作互通，共同完成。信息技术部门就是其一，在档案部门与技术部门的协作中，需要建立起统一的数据库和管理中心，将所有进入档案馆的资料一起进行处理并管理，对用户进入馆藏的身份进行甄别并限制ip，做好保护工作，保证真正需要资源的人能够得偿所愿。学习并使用在信息技术下对文件的录入及传递，只有这样才能更好地减少存储空间内非必要档案，提高网络利用效率，从而提升检索速率

（四）强化现代化意识，注重壮大档案信息管理队伍

档案管理信息化是档案管理现代化的灵魂，档案管理中最主要是实现服务的专业化和思想的现代化，管理中管理人员要不断的更新自己的观念，适时的改变档案管理态度，注重紧跟时代发展的潮流和趋势，明确管理意识，提升管理工作效率。档案人员在管理过程中要注重服务意识，注重现代化的管理方式，注重全面提升服务意识的同时积极转变工作态度，强调管理工作的重要性，并依据积极的态度，进行相关团队队伍的维护。档案管理人员要进行一系列的系统性的服务知识的培训，注重强化服务意识，定期对管理人员进行知识专业的考核和评比，注重相关技能培训和晋升制度的落实，全面提出具有优越性的制度内容，积极提升管理人员的服务意识。

三、结语

在当前的视角中，我们发现在传统管理模式下，学校档案部门的档案管理出现了如更新维护难、工作效率低等问题。档案管理工作中运用先进的技术手段能够强化档案管理，通过信息化的运用实现资源的有效共享，技术手段的运用能够扩展档案资源，能够将档案资源运用到更加合理的位置，信息技术手段的运用能够改变传统档案管理方式和档案处理步骤，不断更新完善档案信息化管理方式。

参考文献

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