浅谈大数据背景下的档案管理工作

杨珂

摘要：随着大数据技术的快速发展与运用，对当前档案管理工作提出了新的要求与挑战。本文旨在通过对大数据概念及运用进行阐述的基础上，结合当前档案管理工作现状，分析大数据背景下档案管理工作面临的机遇与挑战，以及如何利用大数据技术提高档案管理工作能力和服务效率。

关键词：大数据 档案管理 措施

中图分类号：G271  文献标识码：A  文章编号：1009-5349（2019）05-0245-02

随着互联网技术、数字技术、信息技术的快速发展，大数据技术运用到越来越多的领域，并带给应用领域以变革。而伴随着社会的不断发展，会形成大量的信息资料数据，成为构成档案管理工作的重要部分，同时这些档案信息也是对社会发展的重要见证。大数据背景下，如何运用新技术来提高档案管理工作水平和服务能力，為社会发展提供服务和支持，以此促进社会经济发展，是目前档案管理工作亟待解决的问题。

一、大数据相关概念界定

（一）数据

数据即是数值，泛指通过观察、计算等途径获取的可以查询和储存的信息。数据既可以是数值，也可是语言文字、图形图画和音像等各种可被人体感官察觉到的事物。数据这一概念运用到档案工作中，可以分为纸质档案、电子档案、其他载体档案等。细分如：案卷、数码照片、数码录像、录音磁带和微缩胶片等多种形式，这都是档案数据的载体，也都是数据的一种表现形式。

（二）大数据

2015年国务院印发的《促进大数据发展行动纲要》中对大数据一词做了定义，指出大数据是以容量大、类型多、存取速度快、应用价值高为主要特征的数据集合。[1]这就从侧面指明了，大数据是指无法在一定时间范围内用常规软件工具进行捕捉、管理和处理的数据集合，是需要新处理模式才能具有更强的决策力、洞察发现力和流程优化能力的海量、高增长率和多样化的信息资产。因此，大数据是超出传统手段、技术、管理和储存等软件和工具的海量信息资源，需要新技术和更强大的处理模式来获取并进行信息资源整合。

（三）大数据技术

大数据技术是指对一种规模大到在获取、存储、管理、分析方面大大超出了传统数据库软件工具能力范围的数据集合进行专业化处理的手段。大数据技术与各个行业、领域相结合，依托互联网，综合利用云计算、物联网等一系列技术通过对已掌握的庞大信息数据进行专业化处理，提高数据的“加工”能力，并以此实现数据的“增值”。随着大数据技术日益成熟，如今已经被运用到越来越多的领域，人们利用数据的资源化的优势，以快速获取有效资源信息并进行利用、分析和决策。国家档案局局长李明华在2017年12月27日在京召开的全国档案局长馆长会议上表示，我国档案工作要应势而动、乘势而为，加快转型升级，逐步实现以信息化为核心的档案管理现代化。[2]这里所提到的信息化就是指以大数据技术等新兴技术为手段来变革现行档案管理工作的方式，以此提高档案管理事业和工作水平。

二、大数据背景下对档案管理工作带来的机遇与挑战

（一）大数据背景下档案管理工作面临的机遇

1.大数据的应用使得档案管理工作效率大幅度提高

传统档案管理工作一般面临着庞大数据整合的现状，需要消耗大量的人力、物力和空间资源，工作效率低下。在大数据背景下，传统档案管理工作的方式、载体发生变化，由过去的手写、纸质档案等转为电子录入、云端储存等新兴方式，节省了传统档案存放所需承载的大量空间，变相提高了单位的资源利用率。同时，新兴的档案管理方式依托大数据库、云计算、云端储存等技术，使得工作效率大幅提高。

2.大数据的应用能提高档案管理工作的服务质量

传统档案管理工作存在服务质量相对较低的问题，由于纸质档案存放空间较大，存放、查找都费时费力。大数据的应用使得档案的存取变得简单、快捷。档案存放人可以利用移动端传输档案数据，档案管理人员也便于接收和存放。同时，传统纸质档案也面临老化、易损等问题，大数据的应用使得传统档案的保管现状得以改变，有效避免上述问题的发生。这都在一定程度上提高了档案管理工作的服务质量。

（二）大数据背景下档案管理工作面临的挑战

1.档案管理信息化建设迫在眉睫

随着时代的发展和科技的进步，传统档案管理工作方式已经不能很好地适应现今的档案管理工作需要，档案管理信息化建设势在必行。档案形式由传统纸质档案逐步向电子档案转变，使得查询、调取等环节变得更为轻松，为档案管理提供了一种更高效、便捷的模式。档案管理部门是单位机构的一个重要组成部分，档案管理工作也为单位发展提供长远的支撑，这就需要有关单位要重视档案管理工作，加大对档案部门的投入力度，改变现有落后的档案管理模式，认识到档案管理信息化建设的重要性和紧迫性。

2.档案管理人员队伍素质亟待提高

部分单位档案管理人员队伍存在年龄结构偏高的现状，档案管理人员普遍接受能力较弱，不利于进行大数据的应用来进行档案的保存，档案管理人员的素质也难以满足大数据应用的要求。[3]大数据背景下，必须建立一支年龄结构适中，对新技术接受能力强和电脑操作能力过硬的专业化档案管理人员队伍。因此，档案管理部门应重视目前档案管理人员队伍建设问题，如若在人员队伍素质较低情况下开展档案管理信息化建设，不仅有碍于工作开展进程，更不利于大数据技术的应用，反而使得档案管理工作效率降低。

3.档案安全工作面临考验

大数据的应用在给档案管理工作带来快捷、便利的同时，也考验着档案部门的安全管理能力。与传统档案安全工作不同，大数据背景下更应加强信息安全意识，建立完善的档案数据信息保护机制，而目前这方面都是有所欠缺的。电子档案虽保存、调取方便，但是面对复杂的互联网环境，还是应做到数据安全保管工作，如防止数据丢失和黑客入侵等。同时，现有的档案管理人员队伍因文化水平结构、年龄结构等因素，电脑操作水平和互联网知识还存在差异，这些问题都是需要档案管理部门迫切解决的。

三、大数据背景下档案管理工作应对措施

（一）完善现有档案管理制度和设备

首先，应结合大数据背景下，利用数据信息技术现有优势，针对现行的档案管理工作制度和管理体系作出相应的调整。要让大数据技术和现有档案管理制度相结合，利用新技术代替传统的档案管理手段，让制度跟上技术的步伐，制定、细化各类档案与大数据相结合的情况，做到因档案类别不同，档案管理具体方式不同。其次，要及时更新档案管理部门的软、硬件设施。软、硬件设施作为档案管理部门的基础，其作用不可忽视。要对现有的资源进行整合处理利用，加强硬件基础设施的配备，构建现代化的档案储存模式。[4]同时，单位要重视档案管理工作，适需加大投入力度。档案管理部门要积极与大数据公司进行对接，设计、优化出符合单位需要的档案管理软件，提高档案管理工作的效率与服务能力。

（二）提高档案管理人员相关管理能力

首先，应设置相关技能、知识培训课程。有关档案管理部门应通过组织学习、培训等形式，提高现有档案管理人员的计算机技术和信息技术知识，重视档案管理人员的专业能力、操作能力和服务水平的提升。因为在大数据背景下，档案管理工作的手段和方式在不断改变，专业化倾向更加明显。其次，积极引进专业化人才。档案管理部门要根据需求，引进专业化人才。政府、用人单位也应积极和高校进行协商、合作，培养出适应档案管理需求的应用型、复合型人才，同时也应为档案学等相关专业学生给予实习机会，使其在进入社会后能快速适应国家机关、企事业单位的档案机构和信息部门相关工作，更好地服务档案事业。最后，合理优化档案管理部门人员结构。要根据档案管理部门所服务的对象现状，调整相应的档案部门管理人员结构，做到从基层服务人员到技术性人才灵活配备，使档案管理队伍与实际工作需要相匹配。同时，还应注重青年人才引进工作，根据工作情况来改善现有的福利政策，以改变现有的档案管理人员年龄偏高问题，调整人员结构比例，打造有活力有能力的档案管理队伍。

（三）加强大数据背景下档案管理安全性工作保障

大数据背景下，虽然带给档案管理工作以巨大的储存空间和快捷的操作方式等一系列优势，但是同时也面临着来自网络的安全隐患。首先，要加强档案管理人员的数据安全意识。在平时工作中让其形成良好的操作习惯，如及时更新杀毒软件、更新系统补丁等，定时查杀病毒，杜绝恶意软件入侵。其次，要积极与大数据公司的技术人员进行对接。多进行技术交流，不断增强档案管理人员的危机处理能力和手段，提高单位档案数据的安全性。最后，要制定严格的档案数据安全保障制度。档案部门要认真制定好档案数据安全保障制度，做到从档案数据收集、整理、调取等各个环节来规范工作流程，明确档案数据突发情况处理程序，做到稳中有序、安全快捷的档案服务。

参考文献：

[1]促进大数据发展行动纲要[M].北京：人民出版社，2015：1.

[2]姜潇.国家档案局：“大数据”时代我国档案工作要加快转型升级[EB/OL].http：//www.gov.cn/xinwen/2017-12/ 27/content_5250903.htm，2017-12-27.

[3]荆巍.大数据时代背景下档案管理探讨[J].中国校外教育旬刊，2015（9）：26.

[4]吴薇，陈阳.大数据时代背景下的档案管理探析[J].中小企业管理与科技，2019（1）：12.

責任编辑：景辰