质量改进方式在推动医院文书档案规范管理中的应用效果

夏敏琦 张少晨(通讯作者)

200137上海市浦东新区凌桥社区卫生服务中心，上海市 浦东新区

对于医疗卫生机构的管理，选择先进、高效率的质量管理工具尤为重要。在医院评审项目中，文书档案管理质量是必不可少的一项[1]。医院文书档案管理质量受到医院高度的重视。可见，医院文书档案管理工作与医院管理质量息息相关，必须对该项工作采取更有效的管理方式。本文通过对比文书档案管理方式的效果，探讨质量改进方式在推动医院文书档案规范管理中的应用效果。现报告如下。

资料与方法

观察组选择2016年1月-2017年12月中老年慢病患者150 例的文书档案进行统计，男69例，女81例，年龄50～82岁，平均年龄(45.01±13.20)岁，病程0.5～19年，平均病程(8.20±5.50)年；对照组选择2013年1月-2015年12月 老年慢病患者150 例的文书档案进行统计，男68 例，女82 例，年龄50～82 岁，平均年龄(45.00±13.20)岁，病程0.5～19年，平均病程(8.19±5.50)年。两组病历患者的基本资料经统计学处理，差异均无统计学意义(P＞0.05)，可对比。

方法：对照组采取传统管理方法。观察组在传统管理方法的前提下，采取持续质量改进(CQI)方法进行管理，具体如下：⑴成立CQI 专门小组：由文书档案管理部门主管负责选取10 名管理人员组成持续质量改进小组，通过头脑风暴制定CQI 方案。⑵计划：组织小组成员进行关于CQI 的培训，包括CQI 的概念、原则、作用、实施，促使CQI 深入管理人员的管理理念。对小组成员进行任务分配，明确各个岗位的职责，确定管理工作的目标和完成时间，要求小组成员建立规范的表格，记录CQI 实施过程中的问题和原因。将管理工作进行分类，制定CQI 自查表格，包括：体温单管理自查表格、医嘱单管理自查表格、特护单管理自查表格、护理记录单管理的自查表格等等。⑶制定CQI 目标和确定CQI问题：对病历文书档案管理的CQI管理标准进行确定。分析文书档案管理质量的问题和原因，主要问题具体包括：档案遗漏、医嘱记录不全、字迹潦草、护理记录过于简略、语言过于主观等等。主要原因具体包括：①缺乏管理制度：目前医院档案管理制度尚未完善，部门对医院文书档案管理的意识较为薄弱，缺乏统一管理文书档案的意识，执行档案管理制度不严格。导致部门办理文件效率差，不及时上交，同时档案管理人员不固定，导致资料缺失或丢失。②管理人员综合素质良莠不齐：院内管理人员对新知识缺乏足够的认知和学习，导致文书档案办理效率低、归档不合理。同时，部分管理人员对信息化管理方式不熟练，对工作效率造成了较大的影响。⑷改进措施：①提高医院文书档案管理的信息化水平：把纸质档案详细、准确、如实录入电脑，转化为信息化档案，对于录入的文书档案，必须如实、全面录入，不能够随意更改档案内容。对档案进行明确的分类管理。②加强医院文书档案管理人员的培训：定期对医院文书档案管理人员进行培训，一方面提高管理人员对管理新知识、新理念的掌握能力，另一方面增强管理人员档案管理意识，从而培养高素质的档案管理人才。通过组织培训对管理人员的管理能力进行定期考核。

观察指标：比较两组医院文书档案管理的效果，主要从以下几个方面进行评估：归档率、文书档案缺陷所导致的纠纷事件。

统计学方法：采用SPSS 20.0 统计学软件进行统计分析，对正态分布的数据进行t检验，对非正态分布的数据进行χ2检验，采用(±s)的形式表示数据的分布趋势，P＜0.05表示数据比较差异有统计学意义。

结 果

和对照组对比，观察组医院文书档案归档率明显更高，纠纷事件的发生率明显更低，差异有统计学意义(P＜0.05)，见表1。

讨 论

要大力推动医疗卫生事业的发展，必须选择先进、高效率的质量管理工具。在医院评审项目中，文书档案管理质量占据重要的地位，其管理质量受到医院高度的重视。因此，必须对该项工作采取更有效的管理方式。CQI 是建立于全面质量管理的前提，其比传统管理方式更加注重过程管理、环节质量管理，强调持续质量管理，以工作指标为导向，是一个动态质量管理的过程[2，3]。CQI 在护理过程中不断检查护理环节，确定护理效果，达到护理的预定目标，从而寻找护理实践和护理目标之间的差距，对护理问题进行总结和分析，再根据其原因制定相应的改进方案，再加以落实[4-8]。本研究采取持续CQI 对我院病历文书档案进行管理，结果显示，和对照组对比，观察组医院文书档案归档率明显更高。综上所述，运用质量改进方式对医院文书档案管理进行干预，能够有效地提高档案归档率，避免文书档案缺陷所导致的纠纷事件，促使医院文书档案管理更规范、更完整、更标准，可予以广泛的推广和应用。

表1 两组医院文书档案管理的效果比较[n(%)]