word中邮件合并使用方法探析

王芳

【摘 要】现如今，全球进入信息化时代，计算机的应用越来越普遍。中职教育作为我国教育领域当中的重要的组成部分，计算机教学更是中职教育中重中之重，直接关系着中职学生步入社会以后的计算机操作技能。有鉴于此，本文重点分析计算机word教学中的邮件合并技巧，希望对今后办公应用有所帮助。

【关键词】中职教育；word教学；邮件合并

【中图分类号】TP393 【文献标识码】A

【文章编号】2095-3089（2019）07-0262-01

当我们需要批量生成成绩单、邀请函、准考证等材料的时候，使用邮件合并，无疑是最快，且最不容易出错的方法。邮件合并最初是为了减轻工作人员反复抄写邮政编码、收件人信息的工作量，而现在该功能被广泛应用在很多领域，故邮件合并的名称被一直沿用下来。

一、邮件合并功能介绍

“邮件合并”是将一组变化的信息逐条插入到一个包含模板内容的WORD文档中，从而批量生成需要的文档。这样可以大大提高工作效率。

邮件合并，需要准备两个文档：1、包含模板内容的WORD主文档；2、包含信息变化的数据源文件。通过邮件合并功能，把主文档和数据源文件结合起来，自动生成一份份的结果。

邮件合并的操作步骤：第一步，准备数据源，即变化的数据所存放的文件，数据可以放在WORD中的表格里，也可以放在EXCEL文件中，还可以放在Access数据库中；第二步，准备主文档，它具有固定不变的内容和格式，这是一个WORD文档；第三步，打开主文档，按下列步骤进行操作：①设置文档类型；②选择收件人；③插入合并域；④预览合并效果；⑤完成并合并。

二、邮件合并功能应用

在Word文档应用的过程中，经常会遇到需要批次录入的情况，比如学生的成绩报告单、邀请函、准考证等，如果采用单一录入会浪费大量的时间，因此就可以通过Word 邮件合并功能快捷生成。

1.制作学生成绩单。

（1）创建数据库。

这里的数据库，是指由学生的个人信息、考试科目及各科成绩、排名等信息组成的数据表文件，这里使用Excel创建数据库文件。将该Excel工作簿命名为“2018-2019学年第一学期期末考试成绩”。注意的是，工作表不能有表格标题，只能有列标题（字段）和对应的数据行（记录），即第一行是字段名（如：姓名，语文，数学等），第二行起为数据记录。

（2）创建主文档。

新建一个Word文档，设计好学生成绩报告单的样式，填入固定不变的内容，其余需要变化的内容为空，调整好字体、字形、字号等格式，保存。如图1所示。

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图1

（3）开始邮件合并。

①选择文档类型。选择“邮件”选项卡→“开始邮件合并”→“信函”。

②选择收件人。选择“邮件”选项卡→“选择收件人”→“使用现有列表”；在“选取数据源”对话框中，选择文件名为“2018-2019学年第一学期期末考试成绩”的Excel工作簿，单击“打开”按钮；在“选择表格”对话框中，选择存放数据源的工作表标签名，单击“确定”。

③插入合并域。这些域来自关联的数据源。将光标移至主文档中需要填入“姓名”的表格单元中，选择“邮件”选项卡→“插入合并域”→“姓名”。将“姓名”域插入，即在该表格单元中出现带有书名号的字段域，如“《姓名》”。

重复上述操作，逐个将“语文、数学、英语、物理、WORD、组装与维修、总分、排名”等“域”插入到相应的表格单元中。至此，数据源与成绩单的域链接就设置完成了。

④预览结果。选择“邮件”选项卡→“预览结果”，单击下一记录按钮，一次次进行预览。

⑤生成结果。选择“邮件”选项卡→“完成并合并”→“编辑单个文档”，在“合并到新文档”对话框中，选择“全部”，单击“确定”按钮。在新文档中可看到每人一页的所有成绩报告单，随后，可对每位同学的成绩单进行打印或者保存为一个Word文档。

2.邀请函制作。

邀请函，是邀请亲朋好友或知名人士、专家等参加某项活动时所发的请约性书信。在国际交往以及日常的各种社交活动中，被广泛使用。邀请函中，最重要的就是写清楚受邀人的姓名及称谓（女士/先生）。

（1）准备数据源。

在此，值得注意的是，数据源中除有“姓名”外，必须包含有“性别”字段（列标题），在称谓是女士还是先生，就主要靠“性别”字段进行断定。还有，存放数据源的表中，第一行是字段（列标题），第二行起为记录部分。

（2）创建邀请函主文档。

按邀请主题，设置主文档。关键部分就是留下足够适当的空白位置，去插入姓名域及称谓。

（3）邮件合并——添加称谓。

利用邮件合并的“规则”功能，可实现“先生”“女士”称谓的智能批量制作。

在Word主文档中，将光标置于姓名域后面需加入称谓的位置，选择“邮件”选项卡→“规则”→“如果那么否则”，在弹出的“插入Word域：IF”对话框中，“域名”选择“性别”，“比较条件”选择“等于”，“比较对象”框中输入“女”，“则插入此文字”下输入“女士”，“否则插入此文字”下输入“先生”。经过此操作，便实现了在受邀者姓名后智能加入“先生”或“女士”称谓，并对添加“称谓”的字体字号，进行设置调整。预览效果后，即可“完成并合并”，生成新文档，进行打印或保存。

三、批量插入照片

制作带有照片的证件，如工作证，准考证。使用邮件合并功能，能很快捷地完成制作。但也有难点，值得注意的事项。

1.创建数据源方面。

（1）数据源表中，“照片”字段（列标题）下的內容，必须用绝对地址，如“E：＼＼AB＼＼CD＼＼001.jpg”。

（2）添加照片文件地址的方法是：

①打开存放照片的文件夹；②复制当前窗口中“地址栏”中的“地址”；③粘贴到数据源表中的“照片”字段中；此时，“地址”中分隔符为反斜杠“＼”，接着，在刚粘贴的地址后，再加一反斜杠“＼”，输入照片名称（第一条记录信息对应的），如“001.jpg”，使照片文件地址完整；④随后，把反斜杠“＼”，全部转换成双反斜杠“＼＼”；⑤最后，使用熟悉简便的方法，将所有记录的照片地址，添加好并完善。

（3）切记，使用不同电脑进行照片合并时，表中“照片”字段的地址，必须按2）的方式重做。否则，找不到照片文件。

2.照片合并操作。

（1）插入照片域。

①将光标定位到插入照片的位置，选择“插入”选项卡→“文档部件”→“域”。在“域名”中选择“includepicture”，在“文件名或URL”中随便输些文字，如“照片”，单击“确定”。

②此时，主文档中显示“照片占位符”，单击，选中，按ALT+F9（切换域代码），选中代码中的“照片”两字，再选择“邮件”选项卡→“插入合并域”→“照片”（前提是：插入合并域前，已和数据源表建立关联）。

这时，插入照片域操作已完成，按ALT+F9切换为标准界面（切记，此时，不要存盘）。

（2）照片完成及合并。

①先按F9刷新，则出现第一条记录的照片，调整图片大小。

②选择“邮件”选项卡→“完成并合并”→“编辑单个文档”，选择“全部”，单击“确定”按钮。

③在新生成的文档中，所有人的照片都是同一个人？不要慌，接下来啦，进行如下操作：

A.按ALT+F9，切换到域代码模式。

B.按CTRL+A，全选。

C.按ALT+F9，切换到标准模式。

D.按F9，刷新。

带照片的所有准考证就能正常显示了。随后根据需要，打印或保存。

综上所述，Word是当前应用比较广泛的办公软件之一，其中存在很多快捷方式帮助完成办公内容，本文重点介绍了邮件合并功能的应用，希望对以后工作有所帮助。

參考文献

[1]庄振春.Word2010带照片的邮件合并技巧[J].电脑编程技巧与维护，2018（07）：49-51.

[2]青巧，卫五波，宁珍.多记录邮件合并在制作教师聘课通知书中的应用[J].福建电脑，2018，34（03）：159+176.

[3]萧巍.Word的邮件合并功能[J].信息与电脑（理论版），2017（12）：125-126+129.