浅谈如何破解基层单位档案工作之难

郑慧

“档案虽小，事关重大。”档案作为一种重要的信息资源，对社会与民生都有着重要的影响，它不仅是单位工作轨迹的记录，更是维护群众合法权益的强有力依据。纵观各基层综合档案馆，普遍都存在馆藏资源数量不多，品种单一，结构不均衡等问题，究其原因，主要还在于源头——基层单位档案工作未抓好。

一、基层单位档案工作存在的问题

（一）领导不重视

基层单位许多领导都不太重视档案工作。在单位部署工作时，很少将档案工作列入单位计划、总结，更没在整个机关单位中建立档案工作机制，导致许多档案资料流失。在人员分配上，以为就是一些捡捡文件、抄抄写写的事务性工作，随便派个人即可，于是出现了基层档案员“三多”现象——刚毕业的年轻人多、临近退休的人员多、临时工作人员多，这些档案员身份特殊，一般从事档案时间不久就调岗，或是退休，或是离职，极不利于档案工作的持续性。档案工作更是无法在短期内产出明显效益，档案经费也常常得不到保障，有些单位的档案基础设施不完善，档案保管条件差，甚至有的连专门档案柜也没有，根本不具备档案“八防”要求，存在一定安全隐患。

（二）档案人员不专职

基层档案工作一般都由办公室人员负责，而办公室工作涉及方方面面，业务繁多，往往是一人身兼数职，或是档案员兼职其他工作，或是其他工作人员兼职档案工作，他们不仅要负责文件的收发，文字的综合，财务的管理，还要负责档案的管理，这就难免造成档案员精力不足，无法全身心投入到档案管理工作当中去。再加上档案工作的琐碎、繁杂、重复、平淡，无法短期取得成绩，很多干部都认为档案工作是个无职无权、枯燥乏味的“看摊”工作，或是退避三舍，或是得过且过，简单敷衍了事，对档案工作总体热情度不高。

（三）档案管理不规范

档案工作重在日常管理，可操作的档案管理制度可以让档案人员事半功倍。然而在基层单位中，虽大部分单位都有制定相关档案管理系列制度，但大多数都形同虚设，没有真正按章执行。如收集整理制度不健全，没做到“随到随归”，出现了档案收集不及时、不齐全，应归未归;或是重要文件被领导或经办人员“雪藏”，无法入档;或是业务科室配合不到位，业务档案没有及时整理、装订，时间一长，出现档案霉变、锈斑等。又如借阅制度不执行，一些工作人员因工作需要外借档案却没办理任何手续，直接拿走借阅，时间一久，忘记归还，催还档案还不认账，造成档案资料的缺失。

二、如何做好基层档案工作的建议

（一）从“效益产出”争取领导重视

领导的重视是对档案工作的最大支持。得到了领导的信任和支持，人员问题、经费问题、设备问题等等都迎刃而解。但如何才能获取领导的重视？除了领导的主动关心外，更需要档案员的“效益产出”来获取沟通的筹码。档案从工作中来，更要懂得服务于工作。如果领导在做重大决策时，档案员能收集到尽可能全的政治、经济、管理等方面资料、数据给领导做参考;如果单位在接受这样那样的检查时，档案员能积极配合提供迎检资料;如果同事、群众需要一份档案做佐证时，档案员能精准快速高效提供档案原件;如果单位在编史修志、宣传展览时，档案员能提供丰富多彩的实物、声像档案来充实，谁又会说档案工作不重要呢？“将欲取之，必先与之。”档案员如果能经常让领导、同事从档案工中“受益”，那得到领导的关注和支持也就容易了，自然在工作安排、人员安排上也就能兼顾档案的专业性、技术性、连续性，既确保了档案员的稳定，经常参加一些业务培训，也能让档案收集、利用等工作容易开展。

（二）以“工匠精神”引领档案员情怀

在日新月异的当今中国，有许多国人骄傲的项目是由一个个“匠人”不畏艰险、埋头苦干、开拓进取获得，档案工作也同样需要平凡的基层档案员的“匠心”一砖一瓦地堆砌，才能为以后留下宝贵财富。做一个好的档案“匠人”，要懂得档案的内在魅力——为民服务，为史负责;要具备扎实的专业技能才有条不紊地处理各项档案业务。试想，当你看到群众查档时如获珍宝时的笑容，当你看到那一份份档案浓缩成一本本精美图书，当你看到群众动容于那一幅幅档案展览，心中是否会有一种不由自主的幸福感呢？“工作本是一种修行”，作为档案员，要耐得住寂寞、守得住清贫，付得起辛苦，担得起责任，把可贵的品德、修养、作风内化于心、外化于行，把在别人眼里看起来琐碎的、实际又关乎为民服务的档案“小事”切实做好，把档案工作做成“暖心工程”，为历史留下“记忆痕迹”。

（三）从“化整为零”规范档案业务

基层档案员大多数身兼数职，文件收发、拟写材料、迎检接待……一件件看似不起眼的小事，都耗费不少时间和精力。如何让档案员游刃有余地处理档案工作与其他各项工作呢？

1.抓好源头。收集是档案管理的起始，档案归档的完整性往往影响着将来的档案利用。第一，要编制切实可操作的档案保管期限表，才可让业务人员、经办人员浅显易懂什么该归，什么不存，做好档案收集工作;第二，提前介入做到“随办随归”，将档案工作化整为零，就要懂得合理统筹安排，尽量从文件收发、文件流转开始，将需归档的文件烙上“印”——盖归档章，标上期限，既可保证每份需办理的文件“事畢回复”，又避免了流转时档案的丢失;第三，要注意“看不见”的文件，除做好日常的收文、发文收集，更要收集各类统计报表、汇报材料、接待方案等以及各科室产生的业务档案;第四，加强外包监督，档案外包整理已是普遍，但由于中介公司普遍存在人员流动性强，分类人员业务知识片面等问题，在档案收集归档分类上会存在隐患，在档案整理外包加工时，尽量采用“半加工模式”，收集之关应尽量由档案员自己亲手负责。

2.落实制度。通过建立制，把各项工作纳入日常规范化管理轨道，切实做到“件件工作有章可循、项项事情按规而行”。如有的基层单位将档案收集制度与财务制度联合，规定外出开会的文件若未交于档案员，交通费等不予报销，这种做法既又利于大家积极主动配合档案部门，也有利于档案的收集。又如将档案交接工作与岗位调动手续联系，规定人员离岗前没有办理档案交接工作的，不予签发工作调动通知和工资转移手续。

3.善用技术。所谓“工欲善其事，必先利其器。”随着档案自动化在办公的普及应用，档案的管理也应借助于档案管理软件进行办公文件处理，将文件流转与档案归档有机结合，既规范了文件档案的管理，也可节约资源，避免重复劳动，实现文件与档案的轻松转化。而档案的数字化扫描，在保护档案的同时更是方便查阅，提高效率，使查阅档案变成轻松之事。

（四）以“协助合作”促进业务档案共发展

一个单位的档案不仅仅是文书档案，它包括整个机关单位工作的方方面面，如人事档案、声像档案、声像档案、实物档案，以及各职能科室产生的业务档案。这些档案都来源于不同经办人员，（下转37页）（上接39页）如果仅靠档案员一己之力就做好那是不现实的，这需要整个单位的密切配合。比如照片档案，有很强的时效性和特殊性，需要及时著录文字说明，应该尽量做到谁拍照谁整理，否则时间一久，待交与档案员时再整理，当事人也很难追忆照片细节了。再如业务审批档案，经办人员往往比档案员业务熟悉，很容易找出档案是否齐全规范，如果办结即整，不仅保证了档案的完整也确保了档案的规范。基层单位档案工作不仅是档案员的职责，更是所有人义不容辞的责任，只有每个人都耕耘好自己业务涉及的档案，再集中于档案员，才有利于档案工作的发展，有利于服务于单位，服务于群众，服务于未来，甚至服务于自己，互助互利。

基层档案管理工作虽然只是业务工作的一部分，却是每个单位都不可缺少的，于民于众也都是有意义的。因此要做好基层档案工作，实现档案工作有序发展，就需要基层单位每个人的自觉行动，不仅需要领导重视，科室同事相互配合，更需要档案员“化被动为主动”，在服务中找突破，在管理上找捷径。

（作者单位：福建省泉州市鲤城区档案局）