做好新时代办公室工作的几点思考

董少廷

摘 要 办公室是全行综合办事机构和参谋服务机构，是沟通上下、联系内外、协调各方的中枢环节，是服务全局、服务发展、服务基层的桥梁纽带。办公室工作的运行质量，直接影响行党委决策的落实，关乎全行形象的彰显，地位特殊，使命光荣，责任重大。面对新时代、新任务、新要求，办公室应准确把握角色定位，充分发挥职能作用，以工匠精神做好各项工作，努力在练内功强素质上下功夫，在优服务创一流上见实效，在抓督查促落实上求突破。

关键词 新时代 办公室工作 措施

一、现代企业办公室管理的作用

对企业来说，办公室的地位就像是人的大脑的地位一样，是控制整个企业安全稳定运行综合管理机构，因此，办公室一旦出现大的问题，就会直接影响整个企业的正常运营，严重时甚至可能导致企业陷入瘫痪状态。在这个竞争激烈的社会，管理水平的更新与改革显得十分重要，代表着一个企业具有的活力，可以有效促进企业健康发展。一般情况下，企业办公室承载着参政议政、管理事务、搞好服务的重要职责，起到桥梁纽带作用。企业办公室作为大脑，是下达命令的总控制中心，和企业领导和各职能部门，以及广大员工有着密切的联系，除了下达命令和接收反馈的职能之外，企业办公室还能够发挥一定的综合权衡与宏观调控的作用，是决策、指挥以及执行系统的协调部门。在领导下达决策时，企业办公室就是去执行并决定如何执行的决策机构，用最经济最实用的办法去完成领导下达的目标，可以看出，决策办公室绝对是一个辅助企业快速高效运行的不可缺少结构。

二、企业办公室管理工作现状

（一）管理观念问题

随着我国经济水平的不断提高，在新时期环境下，对企业办公室管理工作也提出了更高的要求，作为企业发展中的中枢部门，就需要企业充分认识到办公室管理工作的重要性，及时进行管理观念的转变，这也是现代化发展对办公室管理提出的新要求。但是，在实际的企业办公室管理中，由于受到传统办公室管理观念的约束，还存在一定的管理问题，一些办公室管理人员的行为和态度还是比较随意，并没有严格按照管理制度以及管理流程来开展工作，他们也没有充分认识和认真分析传统管理工作中的不足，这也导致了其办公室管理水平滞后的情况。在现代化办公室管理中，传统办公室管理观念已经不能满足现代化企业的发展要求，因此也就不能促进企业能够长期稳定的经营和发展。

（二）办公室管理制度不健全

办公室工作具有工作复杂、责任重大的特点，这就代表着在办公室工作，就要承受巨大的工作压力，同时办公室具有较强的突发性，这就需要工作人员具备较好的应变能力来处理突发事件。针对办公室的工作特点，需要制定相应的办公室管理制度，来协助办公室正常运作。由于我国始终处于快速发展的阶段，发展快就代表某些地方无法避免地出现不足，我国企业办公室的工作状态多呈现出毫无头绪、整天瞎忙的状态，浪费大量人力物力。在这样的情况下，企业一旦出现加大的突发情况，企业就会乱作一团，仅有的管理制度就会成为摆设，其不能满足现实需要，有时还成为处理事情的阻碍，导致企业处理紧急事件的效率大大降低。完善企业管理制度是一个长期的过程，但是企业发展又完全离不开管理制度，因此，只有在不断的实践中去不断完善，才能提高现代企业的工作效率。

（三）工作创新力度不足

创新是激发企业活力的根本。在我国的一些中小型企业中，办公室的工作人员太过听从领导的安排，对任务的传达也仅仅是对领导原话的传达，只完成领导交代的工作，对其他事情一概不理，或者是处理效果极差，对工作方式不知道进行创新，一味地按照传统方法进行工作，不但工作变得繁重，工作效果和工作效率也会很不理想，缺乏能动性和预见性。传统的办公室管理理念和管理模式已经不能很好地满足现代企业发展的需要，办公室工作任务要具有一定的对未来的预见性，才能保证企业每天都在进步。缺乏对新形势的分析、新问题的研究，新措施的制定，新经验的推广。因此，现代企业办公室工作要与时俱进，不断实现方法创新和机制创新。

三、提升企业办公室管理工作成效的路径

（一）日常管理制度化

做任何事情都要讲规则。办公室的定位是政治机关，政治机关就要遵守政治纪律和政治规矩，这是日常管理第一位的要求，必须旗帜鲜明，容不得半点犹豫懈怠。特别是在坚持党的全面领导等重大政治原则面前，要勇于做“铁匠”，不能当“泥匠”。同时，进一步加强办公室工作制度建设，勤于“修修补补”。所谓“修”，就是定期梳理现行工作制度，及时废止空转制度、过时制度，尽快修订低效制度、超前制度；所谓“补”，就是找出制度“漏洞”和“真空”，尽快研究出台新的制度规范，形成系统完备、衔接紧密的制度体系，确保每项工作都在制度框架内运行，最大限度地压缩自由裁量空间。

（二）合理分配工作

在企业的日常运行中，办公室工作的工作量相比于其他的部門要大得多，每天都会产生大量的事务需要去处理，因此办公室工作效率的提高是非常重要的。通常提高工作效率的方式是通过安排优秀的人员来负责重要、复杂的工作，即要对办公室工作进行合理的分配，使各工作人员都能够在自己的岗位上发挥最大的作用。企业在办公室人员的选择上要注意，保证办公室的工作人员整体素质和专业水平足够高，才能够保证办公室工作的质量得到保障。通过对工作内容进行分配，也可以使办公室的工作更加有条理，有利于办公室工作效率的提升。

（三）大力发扬工匠精神，确保办文办会办事优质高效

“办文办会办事”是办公室三大职责，要始终坚持敬业守责、尽心尽力，以工匠精神做好办文、办会、办事各项工作，提高工作效率，优化服务运行。工作中要增强“四感”：一有目标感。对照标杆找差距，把工作干得更好、干得更快、干得更巧。农总行办公室黄涛主任曾对办公室全体人员讲工作方法，提出要能“知不足”，目的就是要敢同强的比、向高的攀、与勇的争、跟快的赛，把不足变成潜力，最后变成实力。从自身实际看，就是要以总行“六维方略”为引领，积极践行省行“九个并重、九个更加重视”新理念，坚持更高站位、更有作为，不断提高工作质量和工作效率，努力在系统和同业中做出成绩、发出声音、创出品牌，确保在系统条线考核中均名列前茅。二有责任感。大力发扬工匠精神，即使从事的是1%的平凡的事情，也要投入100%的专注。要把严谨细致贯穿于工作始终，以严格的规范和极高的标准，把各项工作做得止于至善。不管任务多重、事情多忙，都要抓好每一个细节，做到周到、周密、周全，站好每个岗位，严把每个关口，守住每道防线。三有时间感。办公室工作对时限要求很高，任务落实讲时效，情况报告讲时效，应急处置讲时效，如果拖拖拉拉、空转不作业，很可能耽误事情。现在，各项工作节奏很快、要求很高，必须进一步强化责任意识、效率意识，练就办事快、处理快、反馈快的能力本领，力求做到案无积卷、事不过夜。四有荣誉感。每个人在每个岗位上，都要守好自己的岗，把好自己环节的关口，防止因为一个人的行为，给整个办公室的形象抹黑；要防止预见性偏差，抓牢基础工作和规范管理，有万分之一的风险都要有万分的警惕；要防止低水平勤奋，不仅要做一个默默无闻的老黄牛，更做一匹开拓创新的骏马，不能看起来很努力，天天加班、熬灯守夜、青灯黄卷，但没有创新。

（四）加强现代化管理建设

随着信息科技的迅速发展，越来越多的先进信息科技逐渐的应用到了各行各业中，这也为企业办公室管理工作提供了良好的条件，因此，为了实现新时期经济市场发展的提高，就需要企业加强办公室管理的现代化建设。企业可以利用信息科学技术来构建相应的网络平台，网络平台具有诸多的功能模块，并对企业不同人员进行登录权限的限制，而办公室管理人员就可以通过网络平台的工具，通过对各个部门共享工作数据信息，来进行企业管理工作落实情况的分析和监督，这种方法不仅有效减少了企业的工作量，同时具有快速、准确以及智能化的特点，另外，企业还可以建立企业管理风险监控系统，来对企业发展中的各种风险进行分析和掌握，从而为企业的稳定发展起到保障作用。

四、结语

随着企业现代化及其经营管理理念的发展，企业办公室工作也面临着一些挑战，面对这些挑战，企业办公室有必要树立与时俱进的工作理念，确保自身工作能够与企业发展需求实现良好对接。在此过程中，企业办公室工作有必要实现模块化发展与规范化发展，并在互联网环境下提升官方媒体管理工作水平，从而为企业决策、突发问题的应对等奠定良好基础。

（作者单位为中交第三航务工程局有限公司交建工程分公司）

参考文献

[1] 王涛.提升企业办公室秘书综合素质，助力企业发展[J].山东社会科学，2017（S2）：191-192.

[2] 赵春梅.浅谈做好企业办公室行政事务管理[J].企业导报，2017

（4）：7-9.