关于国有企业集团档案管理的探索

文/于艳莉

一、概述

我国的档案管理工作的历史可以追溯到几千年前，档案管理工作从杂乱无章到当代社会的系统化管理，由简单逐步走向复杂，从纯人工管理发展到现在的计算机管理。在当代社会，档案管理已经慢慢融入到人们的日常工作和生活中，在企业的发展中起着重要的作用。目前，随着我国经济的逐渐发展，社会大众对档案管理工作的要求逐渐严格，不断推动档案管理工作朝向多层次管理方向发展。

为此，要根据集团企业的特点和实际管理条件，不断对现有的档案管理模式进行调整，在管理形态加强探索，这样才能适应市场发展需求。伴随着国有企业转型创新，在管理机制与运行制度同步发展的情况下，这是对传统档案管理的一次洗礼，探索适应市场经济体制下国有企业集团公司档案管理工作的新举措。

二、国有企业集团公司档案管理的特点

国有企业集团公司往往采取多元化经营，拥有许多二级企业，规模巨大，因而其上述性质决定了其档案管理工作具有以下主要特点：

（一）由于集团公司拥有一定数量的成员单位，一方面这些单位都是独立法人主体，法律上的独立地位和经济上的独立核算、自负盈亏，使其在机构设置、人员任免上具有独立自主权，并有权进行独立的档案管理；另一方面由于集团是各成员单位又因自身产权的联系而导致控制和被控制的关系，这样集团又分别对被其控（参）股成员单位的档案管理负有监督责任。

（二）集团及其成员单位档案管理软硬件条件配备不一。集团本部档案工作一般较得领导重视，明确分管领导、设置管理机构、配备专职人员、有统一的管理制度、独立的档案库房、齐全的各类设施、档案纳入集团信息化管理，纳入个人和部门的考核体系，这一切为档案人员开展工作创造了良好条件；而成员单位有些就没有这么好的条件，有的甚至没有独立的库房，没有专人管理，带来档案的安全问题。

（三）集团及其成员单位文件材料的归档范围不一。一般企业档案根据企业档案的十大类分类原则收集整理归档。但由于集团及其成员单位众多，且生产经营管理、技术活动不尽相同，相应产生的归档材料重点不一样、类别不一样，造成管理上头绪多。

（四）集团及其成员单位办公地点分散，档案管理人员分散，给日常指导工作和查档带来方便。

三、当下国有企业集团档案管理存在的问题

当下相当数量国有企业集团的档案工作是按照“两级档案室”管理体制运转的：即集团和所属企业、单位的办公室或其他相关部门均设立档案室，分别管理集团和所属单位形成的档案。这样的管理体制有利于发挥集团和所属单位两级的积极性，有利于企业集团初创时期档案工作的发展，但是随着改革的深入和经济、社会的发展，也慢慢暴露出了两级管理体制带来的问题：

（一）监督指导不畅。档案室主要职责是服务于内部的工作需要，以集团内部的二级机构档案室对所属单位的档案工作进行监督指导，无论从职能上还是人员配备上，都有名不正言不顺和力不从心之感。而所属单位注重的是直观的经济效益，看重的是与生产经营直接相关的部门的工作，对短期不能带来显著经济效益的档案工作基本处于“说起来重要，忙起来不要”的状态。

（二）资源建设无序。两级档案室各管各的档案，缺乏统一的档案资源建设规划，集团档案室对所属单位各门类档案的收集、归档和保管、利用难以形成有力的监管，所属单位重要的和有价值的档案也很难有序地集中到集团档案室，企业集团内各门类档案资源的整合基本无从谈起。同时，在档案门类建设上，集团和下属单位档案室都存在着偏重人事档案、文书档案等管理性门类，忽视生产管理、产品、科技等档案门类的现象。

（三）档案人员不能满足工作需要。企业档案工作的发展，需要档案人员具备必要的档案理论和工作技能，必须了解本企业生产经营方面的知识，具有较广博的知识面。而所属单位的档案人员多数是兼职，客观上学习档案知识的时间、机会都较少，业务素质不能适应现代企业档案管理工作的需要。

四、集团档案管理模式探究

集团型的企业进行档案信息管理的过程中，需要以技术手段实现集中管控、分级管理的管理模式，在整个集团内部建立了统一的档案管理平台，实现规范、制度、视图、类别、流程等的统一管控，各分、子公司在此基础上，可进行个性化定制，以满足本公司不同业务形态下的档案管理需求。在集中管控的前提条件下，对档案资源采用分布式存储架构，利用分布在各企业分公司本地的独立服务器分散存储负荷，不但解决了传统集中式存储中单纯存储设备的瓶颈问题，且规避企业与总部之间的网络条件的制约。

基于统一的档案管理平台，可实现集团内部档案资源共享平台，在权限允许的条件下，以安全的模式最大限度的满足各分公司之间档案资源的共享，充分挖掘利用档案资源的价值。各企业的电子原文保存在企业本地平台中，目录等数据保存在企业本地缓存数据库中，所有归档数据集中同步至总部，在总部核心系统内对机构、用户等进行统一管理。各企业利用时不依赖总部至企业的骨干网。

档案管理系统在总部分生产、支持两个环境。其中生产环境满足档案管理系统的部署及运行，支持环境用于系统的开发、测试、项目管理、业务培训。企业生产环境为企业档案业务实际操作环境，确保企业日常档案操作的真实、有效、可靠。

五、集团档案管理的具体措施

（一）建立科学规范的集团档案管理体系

要根据档案法和地方档案法律法规的相关规定，依法管理本企业档案。集团及各成员企业应遵循“统一领导、分级管理”的原则，由集团总部档案部门，作为企业集团内档案工作的主管部门，统一领导全集团的档案管理工作，依法进行监督、检查和业务指导。各成员企业必须接受集团总部档案部门的领导，负责本企业的档案管理。明确档案管理的部门和人员及相应职责，制定相应的档案管理制度和标准，采用合适的手段、加大集团总部对各成员企业的档案工作的统一领导、管理、监督、协调的力度。统筹制定企业集团的档案工作发展目标及工作计划，协调处理好集团总部与成员企业、成员企业与成员企业的管理接口。采用有效手段，确保企业集团档案资源利用和安全，发挥档案作用。

（二）建立集团公司档案管委会，确认集团档案管理运行机制

建立档案管委会，其工作主要就是从事集团业务的研究、业务建设、发展规划等。档案具体业务并不涉及，就是指不从事实际的管理工作、信息管理与知识管理。档案系统管理在筹建了管委会，作为一个协调性的组织，工作听从主管部门领导的部署，但是不受主管部门人员编制，机构对其的限制较少。不同级别的档案管理机构间是相互平等的，并且受馆藏数量的影响小，不同部门在集团档案主管部门下开展独立自主的监督、依然展开特色化的档案管理工作。

（三）建立健全企业集团档案管理制度与标准

集团公司在确定了合适的档案管理模式后，制定一套与之相适应的、能保证集团本部及其成员单位的档案收集、整理和利用工作规范有序的档案管理制度是很重要的。档案规章制度可以包括：《档案分类归档范围》《档案工作管理制度》《会计档案管理制度》《文件整理要求》《档号编制原则》《竣工图编制要求》《档案接收移交制度》《库房管理制度》《档案借阅制度》等。此外，为促进企业集团档案管理工作得到有效开展，集团的档案管理标准也应该健全完善，以此确保企业集团长远发展。要根据档案法和地方档案法律法规的相关规定，结合本企业集团实际运营情况，及时更新档案管理标准。制定标准时也要注意：体现本集团的行业特点，且考虑成员企业的特殊性，制定的标准应该具有兼容性、适度的灵活性及前瞻性，各成员企业应根据实际编写相应的操作细则，配合档案管理制度的贯彻执行。制订完善的档案管理制度，保障档案管理工作有章可循、有法可依。

（四）建立分级的管理模式

合适的档案管理模式是做好集团公司档案管理工作的基础。集团公司适用的档案管理模式分为一级管理、二级管理两种。一级管理模式是指集团直接指导的档案集中管理，适用于档案重要性比较高的企业，所有档案由集团统一接收保管和提供利用。二级管理模式是指集团对成员单位档案部门人员进行指导，由其再对本单位各部门的归档工作指导。档案原件由各自单位的档案部门自行保管和提供利用。这种模式对成员单位档案部门人员有一定要求，主要是对其在指导监督上的能力要求较高。在必要的情况下参与对其部门归档工作的监督。

（五）建立先进的档案管理手段

借助先进的管理手段，使集团公司档案管理插上羽翼。档案管理系统、数字档案馆等先进的工具现在都已被普遍使用于集团公司的档案管理，发挥着越来越大的功能：

1. 提升档案管理工作水平的功能。对集团公司各单位档案预立卷进行远程跟踪、指导及审核、远程档案借阅审批、提供电子文件使用；发布各单位档案工作最新动态，开展业务经验征稿活动，起到交流、鼓励和促进作用；上挂具体的档案整理编制实例的声像片，使业务指导形象生动而且日常化。通过以上工作对分散的人、分散的档案集中管理，使集团对成员单位档案管理的统一领导落到实处，以提升集团整体档案管理工作水平。

2. 提升集团整体管理水平的功能。功能强大的档案管理系统使集团文档一体化，档案管理从“后端”走向“前端”变为可能。如通过将各类项目（科研、基建、设备采购等合同号纳入文件编号中，大量的、杂乱的日常项目文档有序化，不仅项目资料日后归档的齐全性、系统性有保障，而且在项目执行中可以很方便快捷地检索出该项目所有文档，发挥档案前端管理在项目管理中的辅助作用，满足集团公司现代化管理的需求。

3. 创建良好的企业文化服务的功能。根据对集团用户需求和馆藏状况的分析，利用档案管理系统合理规划档案的开发利用工作。如通过汇编“企业发展经营管理状况”、“历年先进人物”、“重大科技管理成果”“历年捐赠情况”等专题文献，将档案工作由被动变主动、 由封闭变开放、由单纯的保管到信息和知识的服务，在“死”档案变“活”档案的过程中，弘扬了集团企业文化，架设起创建知识型、学习型企业的桥梁。

4. 建立高素质的档案人才队伍

档案人才是企业的知识管理者，在企业生产建设和发展中发挥着重要的知识传播和推动作用，因此抓好档案人力资源建设，不断提高档案人员的素质，这是企业集团应该统筹考虑的。整个集团档案人员的人力资源建设工作，一是建立各成员企业骨干员工的由集团档案管理部门统一培训、指导机制。二是定期或者不定期开展多种形式、多种渠道、多种层次的档案业务和专业知识培训。三是培训材料要根据各成员企业实际情况编制，具有实际指导作用。四是培训过程中要因材施教，分级培训，充分发挥各级档案工作人员的作用。

六、结论

总之，集团公司的档案管理工作是一项极具挑战性的工作，它对管理者的组织协调能力、沟通理解能力、学习研究能力和知识体系都提出了更高的要求。自我完善、与时俱进、不断提高，是每一个集团公司档案人的任务和目标。集团公司档案管理工作模式要结合集团公司的具体业务与经营情况而定，一个良好的档案管理工作模式不仅会使工作效率提升，还能够减少集团公司与子公司间的工作矛盾，对集团公司稳定、持续发展起到了重要作用。做好企业集团档案管理工作就是要通过统一 领导、分级管理，合理规划档案工作，尽快建立专业化、科学化、现代化、标准化、信息化的档案管理机制，保证企业集团各类档案资源完整、准确、系统、安全，确保档案资源得到最大程度的开发和利用，为企业发展提供更好的服务。