高校科技查新服务现状及其质量管理研究

梁美宏　吴东敏　付天香

【摘 要】科技查新质量影响查新服务的效果以及用户满意度，论文从主观方面与客观方面对查新质量影响因素进行分析，并以江苏地区高校查新站为例，通过问卷调查与网络调研方法，了解高校科技查新在人员组成、资源建设、项目情况、服务类型等方面的现状及其存在问题。结合查新质量影响因素与高校查新现状，从查新联盟与单个查新机构角度，探讨高校科技查新质量管理建议，以期改善目前科技查新服务存在的问题，促进科技查新事业整体发展。

【关键词】高校科技查新;调查研究;质量管理;查新联盟

中图分类号： G354 文献标识码： A 文章编号： 2095-2457（2019）05-0006-008

0 引言

科技查新是一项重要的科研管理工作，其在科研立项、学术评估、专利申请等方面发挥着重要作用。查新结果的质量直接影响查新服务的效果以及用户满意度，因此各查新站及相关工作人员有必要对整个查新工作过程严格进行质量把关，确保查新结果的准确性、客观性、公正性。

为规范查新单位的查新工作流程及内容，确保查新质量，国家相关部委机构已出台多项标准、规范等政策，例如2000年12月国家科技部发布了《科技查新规范》，对查新过程进行了明确规定[1]。同时，相关学者结合实际工作，对查新质量管理方面的研究也已有众多，包括查新质量制约因素与评价指标、查新检索质量影响因素及优化策略、查新报告质量控制与评价体系等等。基于查新服务现状及其存在问题的查新质量管理研究相对较少。

本文以江苏地区高校为例，调查研究目前高校科技查新服务现状及其存在的问题，结合查新质量影响因素，探讨高校科技查新质量管理措施，以改善目前存在的问题，促进科技查新事业发展。

1 查新质量影响因素

目前国内学者对于查新质量影响因素已有一定研究。例如董晓夏结合科技查新實际工作情况对查新质量的影响因素进行研究，认为主要的影响因素有查新内容、查新点、关键词、查新工作量、查新人员素质、资源情况等[2];张慧卿等人从查全率和查准率角度，认为影响查新质量的重要因素有查新点的分析与提炼和检索策略的制定两方面[3];李高兰基于查新过程分析查新质量影响因素，得出的委托方、查新机构方均会对查新质量产生影响[4]。本文在前人研究的基础上，从主客观角度出发，基于科技查新概念、涉及对象、工作流程，对查新质量影响因素进行系统分析与归纳。

科技查新是具有查新资质的机构按照查新规章制度，基于现有文献信息资源、人力资源、查新业务状态，对委托人提交的课题项目展开查新服务的一项工作，以查新员为主、委托人为辅、审核人审定的合作方式来确保查新报告的公正、公平及质量。根据概念可知，查新过程涉及的主观对象主要有：查新机构、查新用户（委托人）、查新员和审核员，涉及的客观对象主要有：查新规章制度、文献信息资源、人力资源、查新业务状态。

查新工作流程包括委托人提交委托书，查新机构受理委托，查新员进行具体查新过程并撰写查新报告，审核员审核报告，盖章签字，将查新报告交于委托人并归档。其中查新员的查新过程是整个查新工作完成质量的主要因素，其主要过程包括：查阅查新委托书，并通过与委托人沟通，确定科学技术要点与查新点;根据项目内容选择数据库，运用检索技能对查新点进行预检;调整检索式，并对检索结果进行筛选;结合科学技术要点与查新点，对所得文献进行比较与分析;撰写查新报告。查新涉及的对象参与查新工作流程各个环节，其表现直接影响着查新质量。

主观方面，查新机构的实力、知名度、影响力等是用户选择的首要因素，其查新实力从一开始就影响着查新的质量情况。查新用户认知与观念对查新质量的影响则贯穿在整个查新流程当中，一方面在查新之前，用户对查新机构的了解决定着其对委托单位的选择;一方面其对查新和本项目情况的熟悉情况影响着查新委托书的填写质量、与查新员的配合情况及查新结束后的反馈情况等。查新员对查新质量的影响主要有两点：其一是个人业务能力，包括熟悉查新规范与流程和查新所需的基本能力（检索能力、信息分析与组织能力、报告撰写能力、英语能力、沟通能力等）;其二是工作态度，包括工作积极性与主动性、认真负责、承受压力的能力等。审核员对查新质量的影响则主要在于其职业素养，以公正、公平的态度对查新报告进行专业把关。

客观方面，统一规范的查新规章制度是查新质量的基本保障。文献信息资源是查新的内容基础，学科专业资源的覆盖面会影响查新结果的查全率，进而影响质量高低。人力资源是查新过程的直接参与者，人员组成结构对查新质量有一定影响，包括学历、职称、专业结构等。查新业务状态也在一定程度影响着查新质量，例如短期内项目集中会产生任务多、时间紧的情况，带来查新人员为了完成任务而降低查新质量的可能。

2 高校科技查新服务现状

采用网络调查、问卷调查相结合的方法，了解江苏地区高校查新现状。江苏省普通高等学校目前为止共有142所，其中本科院校52所、高职高专院校90所[5]，本文选取南京航空航天大学、中国矿业大学、河海大学等20所高校作为调查对象，所选高校范围涉及文科院校与理工科院校、综合类院校与专业型院校、本科院校与高职高专院校，具有一定代表性。

调查内容包括：查新人员组成情况;文献资源建设情况;查新项目完成情况;查新站主要开展的服务等。网络调查通过访问高校查新站主页，查看其科技查新服务相关情况。问卷调查的调查时间为2018年5月份，共收到问卷45份，整理后得到有效问卷41份。对调查结果进行汇总、统计、分析，得出下列结论。

2.1 人员组成情况

2.1.1 数量及类别

在对高校查新工作人员的调查过程中发现，部分高校查新站网站未提供查新人员相关信息;提供查新人员信息的网站中，部分更新不及时。本文综合问卷调查与网络调查结果，得到20所高校的有效查新人员数量及类别（如表2）。

表2 各高校查新人员数量及类别

从单个学校来看，各高校的查新人员数量及类别参差不齐。数量分布情况见表3，65%的高校拥有11-30名查新人员不等。类别方面，部分高校查新审核员占比较少，这对查新报告质量会有一定影响;兼职查新员的设立，能够补充专职人员的数量不足，有利于查新任务的合理分担，大部分高校拥有兼职查新员，说明其对查新工作人员均有需求，但部分院校兼职查新员的数量远大于专职查新员，这对查新任务的完成质量、效率可能会有不良影响。

从总体上看，20所高校共有397名查新人员，人员类别分布见图1，其中查新审核员占总数的17%，专职查新员占总数的37%，兼职查新员占比最大，为46%。整体组成结构较为合理，平均每5个查新员对应一个查新审核员，兼职查新员与专职查新员数量相当。

2.1.2 职称与学历

职称与学历一定程度上代表了人的专业素养与综合素质，通过调查高校查新人员的职称与学历情况，能够了解各自人员素质组成情况，所调查的20所高校中，未获得苏州大学查新人员的职称与学历情况，其他19所高校的查新人员职称与学历情况分别见图2与，图3。从中能够看到，各高校查新人员职称与学历分布情况各不相同。

职称方面，拥有正高级职称的查新人员数量较少，且只分布在中国矿业大学、河海大学、东南大学等几个高校中;查新人员职称最多的是副高级与中级职称;其他职称人员数量较少。学历方面，大多数高校拥有的博士学历查新员较少，南京工业大学博士人员较多，占本馆查新人员的80%;硕士学历是大部分高校查新人员学历的主要组成部分;学士学历以下的人员只在零星几个高校拥有。

总体来看，所调查的高校查新人员职称以副高级和中级职称为主，占总人数的87%，正高级和其他职称人员占比较少;学历以硕士学历为主，占总人数的66%，其次为学士学历，博士和其他学历占比较少。整体职称与学历分布较为合理。

2.1.3 专业背景

查新工作是一项面对不同学科专业需求的工作，因而对查新人员的专业、学科背景有着一定要求。调查发现各高校查新员大部分有图书情报、信息管理等图情学科背景，其他学科背景主要与本校设立的专业院系相关，例如南京航空航天大学查新人员的学科背景有机械工程、软件工程、飞行器环境控制与安全救生等，中国药科大学查新人员的学科背景有药学、化学、生物学等，南京农业大学查新人员的学科背景有植物保护、农学、动物科学等。此外，部分高校查新站通过聘请查新咨询专家，为其查新工作提供指导帮助。可以看出，各高校查新人员学科背景各不相同，且较为分散，覆盖学科范围较为有限。整体来看，则学科背景较多，涉及范围较广。

2.2 资源建设情况

《科技查新机构管理办法》规定，申请科技查新业务资质的机构应具备具有15年以上与查新专业范圍相关的国内外文献资源或数据库、国际联机检索系统这两个条件[6]。文献信息资源对于查新机构有着重要的基础意义。调研得到的高校查新站资源建设有效情况有南京大学、东南大学、河海大学等16家单位，表5列出了经费投入量前十的高校查新站2015-2017年资源建设经费情况。经费投入最多的是南京大学，平均每年投入3267万元，各单位在资源建设方面的投入大部分都在逐年增长，南京大学、河海大学、南京师范大学等增加幅度较大，16家单位平均每个单位每年投入经费约为1110万元。

表5 各高校查新站近三年馆藏资源

建设经费情况（万元）

注：江南大学、南京理工大学未提供2017年经费投入数据，上述历年数据近似到保留三位有效数字。

就拥有的数据库类型来看，各单位数据库数量及类型各有差异。中国矿业大学查新站数据库较多，其次为南京大学、东南大学、河海大学等。各单位拥有的国内外数据库较多，相比之下专利数据库均较少，有的单位甚至尚未购买专利数据库。几乎所有单位都拥有Dialog联机检索系统。

表6 各高校查新站数据库情况（Top10）

2.3 项目完成情况

统计网络调查与问卷调查的结果，得到16所高校近五年有效查新项目完成情况（见表7）。可以看到高校查新项目数量有着一定差距，每年项目数量最多的高达1000项以上，这与查新站成立时间、查新工作人员数量与质量、查新站知名度等都有关系。从历年项目量趋势来看，江南大学查新数目最多，在2014年数量有所下降后保持稳定，南京理工大学、南京农业大学近五年查新项目数量有所下降，南京医科大学、南通大学查新项目数量逐年上升，其他高校项目量变化幅度不大。平均每年每个高校完成查新项目约250项。

表7 近五年各高校查新项目历年数量情况（Top10）

校内科研人员、校外科研院所及企业是高校查新服务的主要对象[7]，通过汇总各高校近五年的查新项目来源情况，可了解其查新任务主要范围。从图4可看出目前各高校的查新项目主要以国内查新项目为主，其中江南大学、南京理工大学、盐城工学院等6所高校的查新项目国内占比达到80%以上，江苏科技大学则是国外项目多于国内项目;项目来源大多以校外用户为主，所占比例基本均超过总项目数的一半以上，只有江苏科技大学的查新项目全部来自校内。

图4 近五年各高校查新项目范围

从16所高校近五年查新项目整体来看（如表8），2013到2014年查新项目总量变化不大，2014-2016年查新项目数量逐年增长，以国内项目和校外项目的增长为主，2017年查新项目数略有下降，这与江南大学未提供当年数据有关。在查新范围方面，国内项目占总量的78%;查新来源方面，校外项目占总量的79%，说明高校查新工作的社会服务一直占据主要部分。

表8 各高校查新项目近五年总体情况

注：南京医科大学与中国药科大学未提供校内外项目的数量情况

2.4 服务类型情况

所调查的高校查新站涉及的服务类型有：科技查新、查收查引、信息咨询、学科服务、原文传递、文献教学、专利服务等。各单位的服务类型有所差别，这与各馆的发展情况、部门岗位设置等有关，有些单位查新站为独立部门，另外单独设有学科服务部、文献传递与服务部等，有些则与参考咨询等合为一个部门。不少查新人员在完成日常查新业务外，还承担不同程度的其他信息咨询工作，例如南京理工大学、南京航空航天大学、中国药科大学等均由查新员兼任学科馆员。

表9 各高校查新站开展的服务类型

总体来看，高校查新站开展的服务类型以传统的科技查新、查收查引、信息咨询为主，这三者占总服务的50%以上，近年来学科服务已超越传统的原文传递、文献教学服务，成为查新工作站的又一项重要服务内容，這与当前高校双一流建设要求有着密切关系，开展专利服务的单位相对较少，有待进一步加强发展。

图5 各高校查新站服务类型汇总

3 查新质量管理建议

从上述调研分析中可以看到，目前高校图书馆科技查新在人员、资源、项目、服务等方面都存在一定问题，对查新质量会造成直接的影响。联盟合作是一种促进工作效率的有效方法与手段，近几年学者对图书馆联盟已有广泛研究，各查新机构在加强自身建设的同时，可以通过与其他查新机构的联盟合作来推进整体查新质量的提升。本文基于科技查新质量影响因素，及目前高校查新服务现状，从查新联盟与单个查新机构两个角度，对查新质量管理提出建议。

表10 基于查新质量影响因素的查新质量管理建议

3.1 加强宣传推广，提高用户认知

宣传推广，无论对于查新联盟还是单个查新机构，都有重要意义。一方面，通过宣传推广，能够扩大科技查新及查新机构的知名度与影响力，使用户了解其所在地区的查新机构;另一方面，宣传推广能够帮助用户系统、全面地了解查新具体内容及流程，提高用户对查新服务的认知，使其能够根据自身查新需求选择合适的查新机构，并积极配合查新员完成查新过程。

在进行宣传推广时，图书馆可可采用线下与线上相结合的方式，利用高校实体场地、传统新闻媒体及互联网新媒体等不同类型平台，通过发布文章与视频、开展培训与讲座等多种方式，以符合用户接受事物的新方式进行宣传。

3.2 建立统一制度，规范查新标准

不同查新站由于所属上级机构不同而可能采用不同的规章制度，使得具体的查新标准等有所差别，在面对不同专业不同类型的查新需求时，不统一的标准、制度有可能会影响最终的查新质量。查新联盟可以根据现有的科技查新规章制度，结合本联盟成员的特征现状，建立符合实际情况的可行性统一查新制度，规范不同查新机构的查新过程标准，进而保证查新质量的客观性、公正性、科学性。

3.3 构建联盟平台，促进交流共享

建立统一的联盟服务平台是互联网环境下有效的合作方式之一，查新联盟可以基于现有的计算机技术，根据需求设定功能及内容，构建统一联盟服务平台。通过平台，查新机构之间、查新员之间、用户之间可以实现跨时间、跨地区的交流互动，例如查新员共享学习资料、业务内容、工作中遇到的问题及解决方法等，用户发布需求、发表评论、提出建议等。统一的查新联盟服务平台有利于查新宣传推广、查新员业务提升，并能及时解决遇到的问题，有效提高查新质量。

3.4 加强协同合作，提高工作效率

资源建设方面，从上述调研可知，各高校查新站的资源建设情况从经费投入到数据库数量、类型各不相同。作为查新的基本文献保障，资源数量与类型直接影响着查新检索的检全率，进而影响查新质量。查新联盟可以组织召开资源建设会议，倡导资源共建共享，该举措可以在降低单个查新机构资源建设成本的基础上，增加其资源数量与类型。各查新机构应进一步加强文献信息资源的建设，尤其是专利数据库资源的建设。

人力建设方面，目前高校查新站人力资源建设存在一定问题，例如审核员、专职查新员与兼职查新员数量配比不均，人员职称、学历、专业分布不均等。从整体上看，高校查新站查新人员类别、职称、学历、专业的分布均较为合理，查新联盟能够通过各种线上线下活动，促进不同查新机构人员交流与合作，有利于查新机构的人员优势互补。同时，单个查新机构今后应进一步重视人力资源建设，包括招聘新职工时考虑人员梯队结构、开展工作人员业务培训、建设人员激励机制等方面。

业务工作方面，各高校查新站每年的查新项目数量、类型各不相同，过于集中或过于分散的业务量都会影响到查新人员的工作状态、工作进程等，从而影响查新质量。查新联盟能够发挥协调作用，在制度政策的前提下，各查新机构的认可下，对不同查新机构的业务情况进行合理分配，实现任务合理分担，有效提高查新质量。

4 结语

科技查新质量是查新站可持续健康发展、用户信任查新站的基本条件之一，查新质量的影响因素既包括主观方面查新机构、查新用户及查新工作人员的观念与行为，也包括客观方面查新规章制度、查新站资源、业务状态等实际情况。为有效保障查新质量，相关部门和人员有必要从细节入手，全面系统地考虑查新工作中存在的问题及其解决方法。查新联盟能够通过制定统一查新规范、倡导资源共建共享、人员交流合作等方面有效提高查新质量。新信息技术环境下，科技查新需要加强宣传与推广方式，不断创新服务方式，打破传统思维的禁锢，满足当代用户个性化的新需求，促进查新事业在新时代中的进一步发展。

【参考文献】

[1]肖沪卫.科技查新：研究与实践[M].上海：上海科学技术文献出版社，2008：004.

[2]董晓夏.制约科技查新质量的因素[J].图书与情报，2009（04）：125-129.

[3]张慧卿，郭倩玲，高彦静.科技查新中影响查新质量的重要因素探讨[J].现代情报，2010，30（10）：147-149.

[4]李高兰.影响科技查新质量的因素分析[J].江苏科技信息，2017（03）：14-16.

[5]江苏省教育厅.江苏省普通高等学校名单[EB/OL].（2017-06-06）[2018-06-07].http：//www.ec.js.edu.cn/art/2017/6/6/art_4560_55516.html.

[6]谢新洲，夏晨曦，柯贤能.科技查新行业发展现状及面临的问题分析[J].图书情报工作，2009（12）：9-12.

[7]鄂丽君.高校图书馆科技查新服务调查与分析[J].情报杂志，2012（01）：180-184.