提高办公室档案管理工作效率的策略分析

杨瑞华

摘 要：在县政府工作当中，办公室档案管理属于十分重要的工作内容。通过对办公室档案的有效管理，能够保证县政府工作的正常有效实施。近年来，电子信息技术高速发展，办公室档案管理也迎来了全新的时代。将电子信息技术运用于办公室档案管理当中，能够有效提升档案管理效率与质量。因此，本文首先分析了新时期办公室档案管理中存在的问题，然后探究提升新时期办公室档案管理有效性的策略，以供参考。

关键词：办公室档案管理；效率；策略

办公室档案管理与办公室工作紧密相连，其管理工作的开展效率就在一定程度上决定了整个办公室工作的有序进行。但是，随着科技技术的不断更新，传统的办公室档案管理方法已无法适应当前办公室的发展需求。因此，我们就应对办公室档案管理工作方法进行合理创新，这样才能提高整个档案保存的完整性，以此来实现办公室档案的高效利用和管理。

1 现阶段办公室档案管理工作中存在的问题

1.1 工作人员的管理意识较为薄弱

档案管理工作人员作为档案管理工作的主要组织者和策划者，其管理意识的强弱就影响着整个档案管理工作的正常展开。但是，就针对当前办公室档案管理工作人员而言，其大多都不是专业的管理人员，有的工作人员甚至是临时工，这样就严重影响了工作人员做事的规范性。此外，有的企业并没有对档案管理工作人员进行定期的培训，这样就导致工作人员对档案管理工作展开的重要性没有形成正确的认识，进而在展开相应的管理工作时往往会出现较多的漏洞。

1.2 工作人员的专业素质有待提升

办公室领导对档案管理工作开展意识的淡薄，就导致工作人员对管理工作的开展存在一定的认知偏差，这样就影响了整个档案管理工作的开展效率。此外，由于大部分的管理工作人员都是临时性的，其专业素质和专业素养都较为缺乏，这样就使得办公室大量的档案得不到及时的整合和管理，从而也就影响了档案价值的有效发挥。此外，随着社会的不断进步，办公室的内容变得越来越复杂，这也就对工作人员的综合素质提出了更高的要求。倘若工作人员工作能力存在着不足，就会影响整个档案管理工作的开展效率。

2 提高办公室档案管理工作效率的对策

2.1 对现有档案管理方法进行变革

1）创新新时代档案科学化管理理念。传统管理档案方法形式单一，与新时代档案管理工作的要求存在较大的差异，对老旧传统的档案管理方法变革是大势所趋，是现阶段管理档案工作的首要任务，必须提高档案管理科学化水平，树立现代科学化的档案管理理念。2）提供资金保障，购置管理设施。管理办公室档案科学化水平的提高，对档案管理的设备也提出了较高的要求，根据档案管理科学化的需求，配置硬件和软件，提供资金支撑。按照档案管理库房标准建设各项防护设施功能完备专用档案储存室，在档案管理室配置检索专用的计算机和打印机设备等。

2.2 建立科学的规章制度

在影响新时期办公室档案管理工作质量的因素当中，规章制度不完善属于重要因素之一。因此，想要有效提升新时期办公室档案管理的有效性，首先需要建立科学的规章制度，从而确保办公室档案管理工作能够顺利、有效地开展。在建立科学规章制度时，不能模仿或者复制原有的规章制度，需要结合新时期发展规律与现代社会的发展需求，确保规章制度的完整性与创新性。同时，为了更好地保证县政府办公室档案管理工作效率，还需要保证规章制度细致与明确，确保其具有可行性。完成规章制度的建立之后，县政府管理层需要将其落实下去，在实行过程中，不能随意更改。管理人员也应该充分发挥出其监督管理的职责，确保办公室档案管理工作不会流于形式，保证工作效率与工作质量。

2.3 提升管理人员业务水平

想要提升办公室档案管理工作有效性，还需要注重提升管理人员的业务水平。首先，需要转变管理人员的思想观念。县政府可以通过思想教育等方式，让办公室档案管理人员充分认识到档案管理工作的重要性，从而更加认真细致地对待档案管理工作，提高其责任心。尤其是一些机密文件的管理，管理人员的保密意识与责任意识十分关键。其次，新时期办公室档案管理当中，计算机的运用十分广泛，因此，提升管理人员的业务水平还需要注重提升其计算机运用水平。县政府可以开设专门的计算机培训班，对管理人员进行专业化培训，有效提升其管理水平，使其更加适应新型办公室档案管理工作。最后，注重综合性人才的培养。当前社会对综合性人才的需求越来越高，因此，在提升管理人员业务水平时，还需要注重人才转变，确保办公室档案管理人员具备多专多能，更好地提升办公室档案管理有效性。

2.4 电子化档案与原始纸质类档案相结合

电子化档案的管理和使用随着科技的进步必将越来越多，对纸质档案管理提出新的挑战。档案管理方式转变为电子数据化档案与纸质类原始材料相结合的管理方法，提高了档案使用效率。当前网络安全环境极其复杂，对电子数据化档案加强安全管理。对电子化数据档案的数据进行加密储存，坚决杜绝由于网络安全漏洞等造成电子化数据档案的损毁和丢失等问题的发生。按期对计算机服务器等电子管理设备进行垃圾清理和病毒的查杀，防止因网络病毒侵入、垃圾文件堆积等原因造成档案的丢失和管理系统中毒事件发生。

2.5 全面增强管理档案人员的责任意识

管理档案人员要具备高度的职业感，站在对历史负责的高度做好本职工作，科学规范地管理好每一份档案。在新时代背景下，作为管理档案人员，要改变对传统档案管理工作的认识，采取积极主动的措施改变传统档案管理工作中的缺陷，增强责任意识，准确发现问题的症结，向领导汇报存在问题的情况并提出切实可行的解决办法。为领导科学决策提供依据，全面规范档案管理工作，提高工作效率。增强管理档案人员工作意识的主要做法是：专门进行管理制度规范化的培训。专业培训要采用灵活多样的方式进行，本着在学中练、练中学的原则，加强管理档案人员交流工作经验和方法，取人之长补己之短，应侧重于培训效果，增强管理档案人员的责任意识。

3 结语

办公室档案管理工作对于每个单位来说都至关重要，必须将办公室档案管理工作摆在重要的位置上，全面提高管理檔案人员的专业素质和责任意识，加强档案管理的科学化、实现一体化管理档案新模式，做好相关的统筹规划和安排，提高本单位办公室档案管理工作的效率。

参考文献

[1]张莉莉.提高档案管理科学化水平的路径选择[J].黑龙江史志，2014，9（17）：23.

[2]秦传库.浅议办公室档案管理工作的改进策略[J].经贸实践，2016（7）：154-154.