高校科研管理信息系统的实现与应用

颜学颖 许述文 蒋俊正

摘要：随着高校科研工作的不断发展，所承担的科研项目及科研成果日益增加。管理工作中旧的模式已不再适用，亟需建立一种新型科研管理模式。科研管理信息系统不仅能优化科研管理流程，辅助科研人员开展科研工作，而且能对接全校人事系统、财务管理系统及设备信息系统等，为科研决策和管理工作提供更大的便利。

关键词：科研管理；信息系统；统计分析；科研决策

中图分类号：G647 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2019）17-0005-02

一、引言

目前我国已有超过150所高校[1]开始使用科研管理信息系统，实现了科研管理效率的大幅度提升。复旦大学[1]于2008年10月启动科研管理系统，包括综合办公、科研机构、科研人员、项目管理、科研成果、学术活动、年度统计、系统维护等多个子系统。这些系统功能使得该校能够更好地对科研成果及科研项目进行管理，并且节省了大量人力和时间。随着各高校陆续尝试探索建立本校科研管理信息系统，在2015年全国高等教育信息化创新论坛上，高等教育信息化发展报告编委会专家做了《高等教育信息化发展状况与趋势分析》的报告，发布了由教育部科技发展中心牵头、各个领域的专家共同完成的《高等教育信息化发展报告》（2014）的数据分析报告，其中对高等教育信息化今后的发展趋势做了预测和展望，指出我国高校无线网络发展迅速和校园一卡通普及化有所提升，但是科研信息化程度仍显不足。在2018年4月教育部办公厅召开的全国教育信息化工作会议中，也对高校教育信息化提出了新的要求。目前，高校科研管理系统的全面普及和全面发挥效用还有待进一步加强。因此，本文结合我校多年来不断完善升级的科研管理系统的实践，首先阐述了建立科研管理信息系统的必要性，然后说明高校科研管理系统的构建方法和意义。

二、建立科研管理信息系统的必要性

随着移动通信5G的到来以及移动和固定终端的不断完善，硬件设备已经支撑起了海量数据的实时传输和实时处理。国家政府部门近年来提出了“互联网+政务服务”的战略，简化了工作流程，增加了政务效率，实现从“让人跑腿”到“数据跑腿”的转变，提升政府效能。在高校中同样存在相同的问题，大量的科研数据，比如论文数据、专利数据、项目数据等，也需采用科研管理信息系统来实现自动实时的数据更新和处理，让科研主体也就是高校教师在网上就可以实现成果录入，同样也方便了科研管理者每年的报表管理和成果分析工作。本文从以下几个方面来阐述科研管理信息系统的必要性。

1.对科学决策的必要性。从大多数已运行的高校科研管理信息系统运行的情况分析，高校科研管理信息系统由于综合了多方面信息和原始资料，在进行大数据的统计和分析后，可以更实时、有效的提供最新的全校宏观科研信息，并能更好的实现一段时间内的纵向对比。科研管理系统提供多元化的数据形式，对决策提供了重要依据[1]。

2.对科研人员的必要性。科研工作实现规范化、网络化、电子化，不仅使研究者能及时了解各类别课题的申报时间、申报条件、评审结果，及时进行课题的中检和完成结题，还可以随时通过固定网络终端和移动网络终端查询经费的使用情况，及时进行横向沟通，准确上报论文和申报专利，并及时将获得的奖项向科研管理部门进行备案[2]。

3.对科研管理人员的必要性。在传统人工管理模式下，科研项目从申报、中期检查、结题乃至评审的整个过程都要花费大量的人力和物力[3]，存在掌握进度难、统计难等问题。在年终考核及职称评审工作中，也存在科研人员和科研管理人员花费大量时间和精力对所报项目成果进行查询、登记、上报及统计，存在时效差和精确度不够等缺陷[4]。

4.对保密工作的意义。在以往人工操作模式中，存在纸质文件、图纸易丢失，文件传递过程易泄密，等等问题。据报道，经过碎纸机处理的纸质文件仍有60%—80%以上的信息可被恢复。而运用科研管理系统，通过加密算法和隐去重要信息等方式可使整个科研工作过程处于相对封闭的状态。由于设立使用人员分级授权制度，对防止人为窃密和保管不慎丢失文件事件的发生提供了可靠的保障。

三、高校科研管理信息系统的构建

1.权限管理。科研管理信息系统根据使用对象不同，分设了不同类型的登录用户，如普通类型用户名、专用用户名、特殊用户名等。根据高校科研管理信息系统设置的安全规则或者安全策略，不同的用户可以访问而且只能访问自己被授权的资源。权限等级不同，可使用的功能菜单项目也不同。使用权限的不同，可以保证科研人员实时掌握自身科研项目情况，科研管理人员掌握所管理类别下不同项目的进展情况，而最高层级领导将全局掌握一个学院，甚至一个学校的整体情况。

2.综合办公。科研管理信息系统可发布通知公告，科研人员可以及时查看科研管理部门发布的最新公告信息。区别于传统门户网站的优势在于发布通知公告时，可以根据研究方向定向发布项目征集等，避免信息冗余。文件下载方面，可以根據不同权限提供相关文件和文档的下载。预警信息功能可以及时接受项目进度及预警信息。

3.科研项目管理。科研人员可使用项目立项、变更、结项等功能完成科研工作的全过程，并可在项目周期内对项目进展进行更新。而科研管理人员则负责录入、维护已经由上级部门审批确认的立项科研项目基础信息，并及时通知课题申报人其课题是否获得立项。由于采用了双向公开，可避免传统录入时由于人工失误造成的差错。

4.科研经费的追踪和管理。科研管理信息系统还可以实时获取各项目经费的使用现状，对使用情况和进度进行监控，经费使用人和经费管理人均可随时查看科研经费到账、支出及外拨情况，科研负责人还可以实时查看科研经费的报销情况。

5.科研成果管理。科研管理信息系统可录入科研人员的论文、成果信息，从检索结果中认领论文成果和著作成果，对成果鉴定、转化、获奖等信息进行实时登录和更新。通常高校的技术成果转化率很低，能形成产业规模的更少[4]，而在对科研成果进行系统化管理后，有利于进行产学研的对接，促进企业与高校的密切合作。

6.科研数据管理。在阶段性考核及年终考核时，对全校科研成果、基金项目类型、课题申报情况及结题情况进行统计和分析，及时了解准确的数据及考核结果。在学校信息管理系统建立中，学校各部门，如教务、科研、人事通力协作，而不是独立成块。由于我校建立的科研管理信息系统在最初用户需求分析时就考虑了与上级管理部门以及校内各处室的兼容性，所以与大多数局限于本校系统的高校相比，兼容性有了很大提高，为上报各类数据报表以及与财务、人事对接提供了保障。

四、结语

本文结合目前全国科研信息化建设的情况，以及我校已建立的高校科研管理信息系统的使用，阐述了该系统在高校科研管理中取代人工模式的必要性和意义，并对系统应用功能和价值进行了介绍和分析。

参考文献：

[1]蓝静.高校科研管理信息系统的优化设计初探[J].中国管理信息化，2018，（2）：105-106.

[2]王长通，李慧，王卓非，郭启勇.构建现代医院科研管理信息系统[J].现代医院管理，2017，（4）：80-83.

[3]戴培刚.科研信息管理系统的构建和完善[J].中国高新科技，2017，（9）：59-60.

[4]王昭慧，邱道尹.高校科研管理信息化建设中若干问题的探讨[J].华北水利水电大学学报（社会科学版），2017，（2）：42-44.