浅谈企业人事档案管理

亓海燕

【摘 要】人事档案是指记述和反映某人经历和德才表现等情况的具有保存价值的历史记录。包括人力资源管理所形成的档案和干部、工人人事档案。由于人事档案真实地记载和反映个人经历、政治思想，品德作风、业务能力等，是个人自身成长历史的真实记载，能为企业的组织工作、人事工作的决策提供可靠的依据，能为企业合理分配使用人力资源提供可靠的信息参考。随着我国社会的不断发展，不论是在国有企业单位，还是一些私企单位中，人事档案管理工作都起着重要的作用。笔者结合几年来人事档案管理的经验，就企业人事档案的管理工作浅谈几点体会。

【关键词】企业；人事档案；管理

一、档案管理含义

所谓档案管理就是对企业和个人的信息，档案有序的存放，管理等工作。不仅包括企业、单位的各项信息，还包括了员工个人的信息，一般说来企业的档案管理中主要是对职工的经历进行记录，进而更好地反映个人的状态，充分发挥企业的档案管理工作，从而服务于企业的生产经营。

二、企业人事档案的功能

企业的人事档案管理是企业对人才的基本情况进行了解和掌握的基本依据。对于企业而言，把好人才的进出关、做到人才的选用工作、全面了解员工特长，通常采取的办法就是通过查阅人事档案，对人事档案材料中所记录的个人素质、思想品行、业务水平等基本情况进行了解，然后进行用人分析和确定。而在企业的内部考核上，企业可以通过对员工的定级、调资、任免、晋升、奖惩等情况的档案材料汇总，来作为考核的重要依据。人事档案管理可以为企业制定用人计划和发展战略提供支持。所以说，企业认真做好人事档案材料的收集、鉴别、整理和保管工作，能够为现代企业的人力资源管理和利用提供良好的条件，也能够为企业的人事数据和信息管理提供依据，进而为企业的人力资源规范化管理提供基础保障。

对于个人来说，不管是调动工作、评定职称、调整工资，还是入党或者离职等，所有手续和证明都会以档案的形式进行保存，并成为其审核的重要依据。企业的人事档案就是每位员工的历史实践证明，并通过职业生涯进行不断的补充。人事档案是伴随每位企业员工一生的重要材料，且能够在其人生中发挥重要的作用。

三、人事档案管理存在的问题

内容上，立卷不够规范，案卷质量不高。一是档案材料内容填写前后不一。“三龄两历”（年龄、工龄、党龄、学历、履历）记载多样。二是档案用纸规格不一。虽然规定档案材料要统一使用16开办公用纸，但现行的公文材料大部分是A4纸，证明材料的用纸也是五花八门，致使有的表格印制超过装订线，有的需要重新粘贴，给立卷归档工作带来了麻烦。三是材料归类不准确。有的不该归档的材料归了档，而该归档的零散材料却没有及时归档。四是档案材料短缺。记载个人履历、社会关系、政治面貌等基本情况的内容多，表彰和处分材料、反映个人工作能力、技术特长等方面的内容少，这些都会直接影响到案卷质量。

使用上，技术手段滞后，运行效率较低。在整理档案过程中，有的单位没有启用干部人事档案电子信息化管理系统，大部分是靠手工操作，费时、費力，效率低，与行业整体的现代化、信息化、科学化管理水平不相适应。

四、人事档案管理的建议

1、实现档案材料收集、归档和鉴别的规范化。企业应该做好人事档案管理的收集、整理和鉴别工作，进而完善其管理体制。人事档案管理质量的提高，重要一条就是要及时收集和补充档案材料，而材料收集、归档、鉴别是否规范化将直接影响进档材料的质量，对收集到的档案材料，从手续是否完备，表述是否准确、精炼，观点是否明确等方面进行认真细致的鉴别。要制定严格的材料鉴别和调查制度，确保每份资料的真实性；对档案进行分类管理，保证材料齐全、目录清晰和层次的分明；另外，人事管理部门还应该做好人事档案的利用和转递工作，严格执行工作任务，使企业的人事档案管理实现制度化、标准化。

2、改进档案的检索与查阅方法，实行计算机管理，提高档案管理的信息化。为提高效率，对于人事档案的检索可考虑采取以英文字母的顺序号进行编排，便于记忆，利于查找，提高速度。同时，为提高档案管理水平，可以采用计算机管理人事档案信息，使查档人员利用计算机在不接触档案的前提下查阅人事档案原件，不仅可以提高查阅档案的速度，同时也有利于干部人事档案的保密性和安全性。

3、利用现代化管理手段。为了提高企业人事档案管理的工作效率，应该充分利用现代化的管理技术和管理方法，进而实现人事档案管理系统化、程序化和规范化。利用现代的管理设备，实现信息化管理，使人事档案管理数据能够通过计算机进行记录、存储、查询、分析。采用先进的存储设备的管理软件，以保证人事档案数据的准确性、完整性和规范性。积极借鉴先进的管理方法，使人事档案管理更加科学、合理，保证人事档案管理与企业发展相适应。使现代科技能够在人事档案管理中得到高效应用。

五、结语

综上，加强企业的人事档案管理，不但是企业内部人事管理的需要，也是企业谋求长期发展，提高核心竞争力的需要。要从根本上加强对档案管理工作的重视，更新档案管理理念，提高档案管理人员素质并积极转变服务方式，使人事档案管理进一步趋于完善化和科学化，档案管理工作才能更好地服务于员工和企业的发展。

【参考文献】

（1）傅华.《聚焦人事档案》《中国档案》.2003年第4期.

（2）吴建美.《高校人事档案管理浅议》《江苏广播电视大学学报》.2006年第6期.

（3）彭彩云.《加强企业人事档案管理的重要性》.《中国论文网》管理论文.