我国企业采购控制分析与管理策略研究

张雅 王鑫春

【摘 要】通过深入分析我国企业采购控制现状，发现其采购控制现状中存在的问题，并针对这些问题，提出改进我国企业采购控制效率的优化策略。

【关键词】企业管理；采购控制；管理策略

采购是企业经营的一个环节，是获取利润的重要来源，在企业的产品开发、质量保证、供应链管理及经营管理中都起着极其重要的作用。现在越来越多的企业都开始将“战略”运用在企业自身发展当中，企业战略可以用不同的方式描述，从本质上讲，它是一个组织关于未来的“策略”，即目的和方向。而随着市场经济的发展、技术的进步、竞争的日益激烈，采购已由单纯的商品买卖发展成为一种职能，采购的地位也由战术角度提高到了战略层面。

一、我国企业采购控制现状

（一）企业的信息管理现状

中小企业由于采购量较少，导致它们在面对供应商时始终处于下方，即使在现在的买方市场的环境中。它们在处理与供应商的关系时无法达到既定的目标，而且中小企业也无法对自己的供应商进行有效的绩效评估和实施系统的管理方案。目前，许多的中小企业还没有意识到对供应商管理的重要性，它们也没有足够的人力和财力专门去对供应商进行管理。

（二）企业控制活动现状

对企业控制活动的分析主要是从职责分离、授权审批、合约控制、财产保护控制、预算控制几个方面入手。我国大多数企业都存在职能机构简易，管理人员的管理工作交织错乱，存在职责不清的情况。几乎所有企业的决策权都掌握在企业所有者手中，授权权限过于集中，授权随意、不规范，不利于采购控制。受人才市场需求的影响，员工流动频繁，不利于员工重视采购工作中所涉及到的与供应商关系的维护，与客户的签约洽谈等。大多数企业都没有专人负责企业的财产保管工作，即使有专人负责，也没有严格的管理制度，不重视这项工作，容易导致企业重要的采购数据外泄。很多企业不进行预算控制，或者将预算工作流于形式，根本就没有发挥它的作用。

（三）企业内部监督现状

采购控制作为内部控制的重要内容，既需要严格的执行制度，也需要严密的内部监督以辅助。内部监督主要是监督企业的采购活动是否合规，采购流程是否优化等。有些企业出于节省成本的角度考虑，一般不会设立专门的内部监督部门，内部监督甚至只是由企业的管理者通过审核财务账目来进行管理，内部监督处于空白状态。有些企业虽然设立了内部监督部门，但是由于监督人员专业能力差，职业道德观念差，也是形同虚设，未能发挥作用。

二、我国企业采购控制管理存在的问题

（一）采购目标不明确

很多企业在采购方面容易犯的错误就是盲目采购，尤其是其长期使用的生产原材料，受市场经济影响，价格突然下降，企业就会蜂拥而上，通过在原材料或产品较低的时段大量购入，以节省日后的经营成本。短时间内大量的购入存货，如果产品的价格低廉，或者是企业在未来一段时间内，对此产品的需求量较大，这种采购方式可以给企业生产经营带来更大的效益。但是，如果市场需求出现波动，对原材料或产品的需求量急剧下降，企业的生产销售也受到影响，就极易由于过多产品库存无法处理，而影响企业的资金周转。不仅造成紧张的库存压力，还会使企业由于资金紧张而失去竞争机会。

（二）采购人员收受回扣

大多数企业的采购人员的薪资待遇与其他管理人员相比基本一致，然而，采购岗位却比其他的岗位受人追捧，其主要原因是市場采购中存在着世人皆知的“潜规则”，即采购人员从哪个供应商采购原材料或产品，都会根据采购的数量或采购的规格、质量等收取回扣。采购人员吃“回扣”的行为，是与供应商联手对企业利益的侵害，这样不仅会导致企业经营成本上升，采购产品质量不达标，经济效益下降，甚至严重的会导致企业破产。采购人员收取回扣这一现象的普遍存在是由于采购工作环节过于集中化，同时由于缺少采购会计核算制度，及内部监督惩罚机制，导致采购人员有恃无恐，借职务之便，大肆收取回扣。

（三）采购成本相对较高

采购成本是企业重要的经营成本之一，企业的采购价格则是影响采购成本的直接因素。企业如果采购成本比同行业内其他企业的要高，其竞争力就会被削弱。很多企业无采购预算，受资金影响，无法形成规模化采购，不容易获得比较优惠的价格。再加上，采购的批次较多，物流运输成本也会相应增加。如果，某种产品处于销售旺季，对原材料的需求猛增，就极有可能会遇到采购不及时的情况，这就会导致企业的正常生产受到了影响。尤其是遇到订货周期短、交货日期较为紧张时，采购部门与供应商的谈判处于被动尴尬局面，致使产品在市场上丧失先机优势。

三、提高我国企业采购控制管理的措施

（一）规范采购流程

建立健全规范的采购流程与管理制度，可以避免企业在采购过程中出现漏洞，是保证采购工作严密性的必经之路。企业的采购流程由多个流程组成，其中包括请购内部控制流程、采购作业内部控制流程、验收内部控制流程、付款与账务处理控制流程等。其中，采购内部控制流程如下：采购需求部门提交采购申请单；填写请购单，主管人员签字；物料保管部门进行核查，签字确定，将付采购部门。采购作业内部控制流程如下：一是采购申请单交主管审核；二是询价，查找采购记录；三是确定采购产品供应商；四是编制询价报告，交付财务主管审批；五是审批后，采购人员编制采购订单。验收内部控制流程是针对验收部门制度的，具体流程安排如下：一是采购产品到企业后，要撰写验收报告；二是根据验收报告对产品进行验收；三是核实验收结果；四是验收合格通知仓库入库。付款与账务处理控制流程如下：一是财务人员与采购人员共同对采购发票进行核对；二是编制记账凭证，交付主管人员审核；三是登记应付明细账；四是定期对应付账款明细账与总账进行核对。

（二）确定采购内容

采购控制作为企业内部控制的重要组成部分，对企业的生存与发展产生重要影响。采购从广义上讲是指企业从资源市场获得所有资源的过程，其中不仅包括物质资源，还包括非物质资源，如技术资源、专利资源、商标资源等，还包括人力资源。对于企业来讲，采购控制主要是针对物质资源来讲，随着企业经营规模的扩大，也会逐步涉及到其他资源的采购。对于任何企业来讲，进行采购控制，首先要确定采购的工作内容。为了确保及时为企业采购到优质价廉的生产材料，企业应该进行采购预算。采购预算应该根据销售计划以及企业的生产进度，由生产部门来提交材料采购申请单，再通过管理部门批准，将其纳入到企业预算中去。采购控制还包括请购。请购是指当生产部门提交生产所需原材料的申请单以后，需要物料的保管人员与库存进行核对，如果生产所需要的数量，当前库存无法满足，就在采购申请单上签字，确定采购意向。采购作业由决定供应商、确定采购价格、签订采购合同等多个环节组成。完成采购作业后，就需要对采购到的材料或产品进行验收，确定采购产品的数量、质量、规格等符合订购协议，并且在采购货物验证单上签字。最后，需要完成的工作是将采购付款工作交由财务部门来处理。在确认采购部分完成以后，付款操作则需要交付给财务进行处理，财务将尾款付给供应商。

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