关于核电总承包项目文档管理的创新与思考

文｜ 中国核电工程有限公司 张霄旭

笔者所在公司从事核电工程建设EPC总承包模式已经十余年。从最早一个总承包项目的开展，到现在同时并行管理5个核电总承包项目，不断总结创新与核电总承包项目匹配的文档管理模式，在产品交付的同时为后续运营维护奠定基础。现就笔者在从事核电总承包项目文档管理中的感悟进行阐述。

一、创新背景

一个百万级核电站项目的建设大约需要5年的时间，要历经项目设计、采购、施工、调试4大阶段。项目文档的管理量大，项目建设期间大约会产生30万卷文件，月均文函传递量达到2.4万。

项目参建单位众多，涉及内外部接口单位近千家且分散在全球各地，需要做好对不同单位不同类型文件的规范审查，协调和审核的工作量较大；核电总承包模式下业主、总包方对分包商的审查存在主观判断的发挥，影响项目文件一次合格率；项目各参建单位数据的分裂不利于数据的分享，造成管理成本的提高。

二、创新做法

基于上述面临的需求和挑战，结合项目实际，开展了一系列的管理创新。

2.1 开展联合管理 助推项目文档高效率

业主与总包方本着统一目标，建立“联合文档”管理模式。针对项目文档管理工作，四个统一，即统一的文档管理组织，统一的文档管理目标，统一的文档验收要求规则，统一的监督管控和检查反馈。例如联合文档只监查一次，避免不同单位重复监查，重复修改，保证工作效率，降低交付压力。分别通过以下方式实现合作共赢。

2.1.1 前端控制，保障归档质量

联合文档明确所接收文件的统一检查标准，并将此标准宣贯执行。介入文档源头管理，保障文件归档质量。

2.1.2 分而治之，有效文档管理

针对项目不同阶段不同重点工作、不同类型交付文件进行人员分配，成立专项小组开展文档工作。

2.1.3 充分介入，保障档案利用

借助联合文档模式，便于业主文档人员提前熟悉工程建设期文档的管理，保证文档的无缝移交和平滑过渡。避免晚介入造成对项目档案内在联系不熟悉，影响后续档案利用。

2.1.4 熟悉业务，培养业务人才

联合文档集中工作、互助共进，加强对项目参建各方对项目档案知识的理解程度，培养业务骨干，储备业务人才。

2.2 推进标准化管理 提升项目文档管理水平

推进项目文档管理标准化管理，提高项目文档管理效率，进一步支持联合文档模式的顺利开展。

2.2.1 统一领导，标准化组织架构

图1 文档管理体系构架图

总包方项目部文档员作为项目文档管理的主体人员，隶属项目主管副总。各业务板块和其他参建部门通力合作，服务支持配合项目部。总部信息文档部为项目部提供文档业务服务指导。

2.2.2 分级管理，标准化管理制度

如图1所示，以公司管理为维度，文档程序从上到下分为三个层次，分别为大纲程序、管理程序和工作程序。以项目合同为维度，依据总包合同分解合同中约定的文档工作，编制项目实施大纲，使用项目标准化项目化文档工作程序，覆盖项目部文档管理工作全周期。

2.2.3 统一细节，标准化工作要求

在公司管理程序基础上，制定了统一的工作标准，包括合同文档文本、文件编码、文档格式、审批流程、文函渠道等。同时，与业主共同确定项目验收活动的管理要素。

2.3 重点过程管控 保障管理目标实现

核电工程是一个复杂的系统工程，建设周期长、接口多、人员的变动、工作人员水平都可能会影响文件后续交付质量，中期管控工作尤其重要。CNPE一直遵循“三个服务于”宗旨，即职能服务板块，板块服务项目，项目服务业主。通过以下管控方式，保障项目文档最终交付使用。

2.3.1 计划管控，同步项目工程建设

根据项目建设进度，制定对项目参建单位监督检查计划、向业主同步归档的计划等。按计划编制、执行、调整、考核项目文档管理工作，执行闭环管理。

2.3.2 监督检查，分解文档管理目标

根据统一的工作标准，联合文档、监理、分包商成立工程文档联络组，对项目各参建单位文档进行定期、不定期监督检查，包括参加开工会、质保监察、出场验收、预验收等活动，对分包商文件的管理工作进行一次性监督、检查和指导，同时记录检查结果提交有关各方签署，并进行跟踪落实。

过程中定期组织召开文档联络会，对实际工作中的问题及时解决，保证文档工作有条不紊的推进。

2.3.3 多级验收，确保项目安全质量

核电行业的特色，一次性监查不能满足档案专项验收的标准，故此需通过多层级验收，分担项目档案最终验收的压力。故此各项目根据实际工作开展子项竣工验收、分阶段验收、专家评估，及时检验项目档案，确保档案专项验收的顺利通过。根据国家标准，业主公司负责组织并接受国家档案局对项目档案的验收工作，总包商协助业主完成并提供必要的支持。

2.4 应用“互联网+”助力数字核电建设

信息系统是文档管理实现标准化的有效手段。为更好的提高项目文档管理效率，项目持续推动互联网与核电建设领域的深度融合，将“互联网+”技术全面应用至项目科研、设计、采购、施工等各个环节。

2.4.1 “四柱一面”，贯通流程数据

项目以EPCS四大板块（设计管理系统、采购管理系统、施工管理系统、调试管理系统）系统为支持，以项目管理信息平台为统领形成了一套核电项目管理的信息化体系，即由四条腿支撑一个桌面的“四柱一面”管理体系。通过“互联网+”信息技术，可实现从上游文件的产生发布到下游工作的传输利用。同时通过数据分享，发挥四大支柱作用，努力做到智能化设计、敏捷化采购、集约化施工、系统化调试，构建一个完整的数字化核电站，作为新核电项目科研的基础，形成核电工程信息知识体系，并形成核电发展的良性循环。

2.4.2 多维度管理，辅助决策支持

项目部信息文档部创新使用施工管理系统覆盖工程现场建安业务，可实现从单项目到多项目的多层次、多维度的集中管控，是工程CNPE进行标准化、精细化项目管理的重要手段。多维度分类管理建安过程中的项目文档，承担各参建单位文函信息的流转归档，并实现了多维度的统计分析，为项目建设计划提供决策支持。

2.5 统筹资源调配 推动各方协同进程

联合文档为阶段性管理组织，应根据不同阶段工作重点，业主和总包方共同为联合文档提供人力、设备、业务资源配置。

2.5.1 人力

在责任不转移的情况下，视不同阶段联合文档的具体业务需求，集中业主和总包方优秀力量，收集整理项目文档，以最大程度满足项目档案专项验收顺利通过的要求。对于项目文档中重复性的非核心业务流程外包给供应商，利用外包服务商的专业能力，获得更加有效率的服务，提升项目总体的竞争力和运营的灵活性。

2.5.2 设备

考虑到项目部为总包商的临时机构，为保证正常工作所需的各种文档管理设备，与业主互相协作、资源分享，保证资源利用最大化。

2.5.3 文印外包

打破传统纸质文件邮寄，设置现场文印外包，承担由项目管理平台传输文件的文印工作。

三、创新效果及影响

基于联合文档制定的统一检查标准，并对标准进行宣贯，使得所参与的业主、总包方和分包商能够统一标准，提高文档合格率，确保文档质量和归档。

提前联合制定规则，规范各类文件向业主归档时的具体要求；联合文档的一次性验收，不再反复整改，创新管理模式，提高项目文档管理整体水平。

借助“互联网+”技术，利用“四柱一面”信息创新服务方式，打通工程建设单位上下游数据流。运用信息技术手段，建立CNPE文档标准化的分发、归档规则和渠道，实现对文档传递分发的有效管控，变被动接收为主动管控，提高了项目文档流转效率。

在联合文档创新模式的推动下，业主、总包方、监理和分包商的文档管理人员见证了项目文档全周期管理，齐心协力推进项目文档的质量和归档及时性，保证交付质量，培养项目文档管理队伍。

四、关于文档管理后续发展的一些思考

创新是生存与发展的不竭源泉和动力。核电工程周期长，对于文档管理要求是至高挑战。本次阐述的创新做法，仍需要根据国家、行业的要求做相应调整，对不同业主的要求标准化、集约化，对新项目标准化管理的落地可操作性，人力设备等资源配置的合理性都需要进一步完善。