浅析无纸化办公下档案资源整合构建的策略

许嘉庆

摘  要：信息技术、计算机技术以及网络技术改变了现有的办公条件，更多的企业给员工建设了无纸化的办公条件，除了提升办公效率、更高效地传递办公信息之外，还可以节省纸张，提升环保性能，档案管理部门也通过信息管理系统以及新的档案资源形式形成了无纸化的办公工作条件，档案资源的利用方式也被改变，工作人员应当做好整合档案资源的工作。

关键词：无纸化办公;档案资源;整合构建;策略

信息资源帮助办公人员获取了更加便利高效的办公方法，通过网络与计算机技术搭设的信息化平台可以帮助降低办公的成本，办公管理工作也被充分简化。档案部门在形成无纸化的办公系统之后，需要对原来拥有的档案信息资源进行整合，档案部门应当以档案资源具有的特点为准，来形成相应的管理机制与管控平台，先提供整合档案资源系统时可用的工作策略。

1 提升档案资源内容的信息化程度

无纸化办公模式对于内部档案内容的信息化程度有着较高的要求，工作人员可通过使用高新的科技手段来对信息资料进行转变，使信息内容形成新的数字化特点，纸质档案材料中的信息被有效提取并保存到信息存储系统中之后，纸质档案也随之被完整地转变为电子档案，当档案信息被完整地存放到数据库中之后，档案信息的无纸化转变需求也被有效实现，互联网是无纸化办公活动的基础，在互联网中，档案信息可被有效整合，形成新的分类系统。整合信息的方式随之变得更具多样化特点，信息化的存储形式使档案信息可被更加安全地存放。

在新时期的档案管理系统中，档案材料除了需要被安全地存放之外，还需工作人员对其进行应用与共享，如果频繁地借阅纸质档案材料，材料可能会出现受损的问题，应用效率也相对低下，而在整合工作完成后，用户可直接通过网络访问的方式来获取其所需要的档案信息，档案应用工作也随之变得更加便捷。档案管理人员的工作条件被改变之后，其需围绕信息化档案信息应用诉求，提升服务水平。

2 强化网络系统建设工作

整合档案资源这一项工作需要在安全的网络环境下展开，如果网络系统出现防护缺陷的问题，管理档案资源的工作中可能会产生安全风险，为了避免产生信息被盗用的问题，可根据现有的网络条件来改善网络环境，使信息整合工作的过程更加规范化。在基础性的网络系统建设工作中，网络平台存在的分散性会产生影响，如果想要保障网络资源的凝聚性，也可以从档案整合工作切入，在档案管理工作部门中构建信息网络系统，把控不同类型的档案资源间存有的共享特性，利用信息化的网络平台来影响档案管控工作，档案管理部门不应当继续保持封闭化的工作态度，而应当加强与其他相关部门之间的联系，在当前的信息网络环境中更好地共享特性展现出来。

3 形成标准化的整合方法

现代档案材料的构成更加复杂化，组成内容也具有多樣化的特点，各种社会信息与个人信息都可以被记录到档案材料中，因此很多领域的档案资源存在过于分散的问题，在形成信息化的管理系统之后，档案资源需被统一管理，信息资源库也发挥了作用，如果想要将档案信息直接引入到数据库中，就必须先将整合档案信息的工作做爱好，选择整合工作方法时，应当参考档案的具体内容，在整合的工作中，首先需要找出档案信息之间的共性，以此为标准来落实整合工作，明确档案被具体存储的位置，整理档案信息时，除了要找到必要的工作标准之外，还应当展开监管工作，使用各种与档案管理相关的工作标准，来约束这项管理工作。

档案的信息整合工作也需要各种各样的标准，一般来说这些标准可以分为四个方面：档案资源整合的标准、档案资源整合的技术标准、档案资环整合的管理标准以及档案资源整合过程中的工作标准。档案资源整合的总体标准，包括术语标准和其他综合标准。档案资源整合的技术标准，包括数据库建设标准和网络基础设施标准，如数字对象标识、通信标准、字符集标准、置标语言标准、元数据、对象数据、档案信息安全标准等。档案资源整合的管理标准。档案资源整合的工作标准，包括接入系统的各个信息服务机构的日常工作与服务标准规范、工作流程等。

4 优化制度建设工作

要想实现档案信息资源的整合，首先要制定、整合和建设相关的各种专业法律、法规、条例，因为，只有通过立法，实现档案信息资源管理的法律化，以法律来约定整合进程中可能出现的一些新问题，为整合建设创造良好的法制政策环境，才能有效并最大限度的促使档案信息资源整合进程的顺利发展。在制定整合建设的专业法律时，应对目前我国档案信息资源管理中存在的问题做深入的研究，同时寻求多方面的努力，合理开发多条渠道，学习其他国家在这方面的现金经验，抓住成熟时机来进行。从而确保制定出来的法律法规能够较好地解决实际问题，可以化解尖锐矛盾，同时要符合整合建设的客观规律。在我国法律、法规中规定的原则性比较明确，实施细则不够细化，缺乏适合的实时操作性的条例。所以积极开展档案信息资源整合法律法规中既要有理原则规定，又有实践操作规定。

在信息化环境下进行档案信息资源的整合，信息安全也是整合共享必须考虑的核心问题。档案信息的安全保护，除了技术和管理手段，更重要的是建立健全法律法规，以法制来强化信息与网络安全。

5 培养更多具有高素养的新型人才

档案资源整合与共享是一项技术含量很高的复杂的系统工程，在这个过程中，所有工序包括档案数字化、管理手段的现代化、信息传播的网络化等，都需要各个领域的高层次专业人才才能操作和实现。但是，我国现阶段的档案资源整合与共享方面的工作人员与要求相差甚远。我们必须认识到，只有不断提高档案人员的综合素质，才能使档案信息资源整合研究与建设工作更优质、高效地开展。

为此，档案部门要重视培养和造就一支知识结构合理、业务素质过硬的高素质档案工作队伍，更好的为各行各业服务。首先，培养档案从业者具有良好的知识素养。因为档案人员要广泛的接触各行各业的利用者，才能了解利用需求，扩展和延伸档案资源整合的范围，这就要求档案人员能够具备了解各个领域的知识的能力。其次，档案从业人员要掌握熟练地信息处理能力。

6 结束语

各个领域中的档案管理工作都面临着改革的全新工作需求，以信息化技术手段俩改变当前的管理现状时，应当做好档案资源处理的相关工作，整合工作属于基础性的管理任务，在无纸化的管理条件下，档案管理者应当在完成搜集档案信息的工作之后，参照其内容进行分类，输入到部门的档案资源存储系统中，通过科学的整合方法来保持档案管理工作的条理性。无论是无纸化的档案管理系统还是新型整合平台都需被进一步改善。

参考文献

[1]马云.浅析无纸化办公下档案资源整合构建的策略[J].魅力中国，2017（15）.

[2]邵鹏.浅析无纸化办公下档案资源整合构建的策略[J].民营科技，2017（5），102-102.

[3]赵建平，魏金娇，周丽霞.大数据时代图书档案资源整合策略研究[J].兰台世界，2017（12），10-12.