基层政府部门人事档案管理工作中的问题及思考

李海波

摘  要：在基层政府部门中，一项重要的工作便是进行人事档案的管理。该环节的工作质量和工作效率会对整体部门管理的工作质量等产生重要的影响。但是在进行人事档案的管理时，仍存在部分问题，对此应制定相应的解决措施及时处理。

关键词：管理制度;信息化水平;人员素质

人事档案工作在人力资源管理中具有重要地位，因此当发现人事档案管理工作中出现问题时，应从现代化的角度去考虑，并从人力资源管理的理念去看待，进而提高人事档案管理工作的质量和效率。

1 人事档案管理工作中的问题

1.1 规范性不足问题

当前阶段部分基层政府部门，在进行人事档案管理的工作时，最为明显的问题便是缺乏规范性。未能建立完善健全的人事档案管理的工作制度，进而无法对日常的工作进行有效的指导，无法对工作人员的工作行为进行有效的制约。在选择人事档案的管理方式时，未能对人力资源的建设进行有效考虑。其一体现在硬件设施的建设缺乏规范性，未能建立单独的人事档案的档案室，而是将其与其他的档案混合在一起。相应的硬件设施缺乏完善性，进而导致既有的设备与实际的需求不相符。其二便是处置档案材料的方法缺乏规范性，相关的档案管理人员未能正确认识到档案管理工作的重要性，致使相应的信息缺乏完善性。其三便是档案的制作缺乏完善性，未能对档案管理的相应标准进行更新，仍旧按照以往的标准进行日常的工作，进而导致工作质量和效率低下。未能对人事档案管理信息化的实际需求进行有效考虑，对数据信息等工作加强整理。不仅使得人事档案管理的质量较低，还会在很大程度上对人事工作的质量与效率产生不利影响。

1.2 信息化水平较低

科学技术的不断发展和进步，在很大程度上促進了各个领域的发展。其中计算机技术、互联网技术和信息化技术等得到了较为广泛的应用，并具有较好的应用成果。但是当前阶段部分基层政府部门，其人事档案管理工作中信息化水平则相对较低。以往的工作方式无法有效的满足当下的工作需求，使得人事档案的管理对相关数据的传递等的需求无法有效满足。建设现代化的人事档案管理，应将人力资源信息挖掘的理念作为核心，进行人事档案的管理机制的建立。从而弥补以往的管理方式未能对潜在价值进行深入挖掘的不足，有利于实现人才的合理配置，从而有效提高人才的利用率，进而提高人事档案管理工作的质量和效率。在相应的管理软件上缺乏的较为严重，致使单独的数据库无法有效建立，进而使智能软件的开发无法实现，无法发挥数据查询的技术。对相应数据系统的应用缺乏规范性，进而使得跨行业的运行无法实现，数据的实用性大大降低，无法与以往的档案资源进行相应的整合。

1.3 档案管理人员素质问题

相应的档案管理工作人员是该项工作的主体，其管理能力、职业素养和综合素质对管理工作的质量和效率具有重要的影响，并且对基层政府部门中人力资源的开发效率具有一定的影响。但是当前阶段，在基层政府部门中，受多方面因素的影响，致使档案管理工作人员的素质相对较低，缺乏相应的管理知识，专业性较低且缺乏职业素养和综合素质。部分管理人员虽然具有较好的管理知识和职业素养，并具有较好的责任感，但是缺乏对计算机技术、信息化技术等先进技术的有效掌握。进而导致日常的操作具有较大的困难，无法根据实际的情况进行有效的检索和调取。基层政府部门对管理人员的综合素质问题缺乏足够的重视，进而缺乏相应的岗前培训和定期培训，未能为人员的进修提供良好的平台。管理人员不具有相应的发展空间，缺乏合理的绩效考评，进而导致相关的管理人员无法进行晋升。

2 人事档案管理工作的主要措施

2.1 落实人事档案管理责任制度

当前提高档案管理工作水平，有效消除人事档案管理工作中不规范的问题，就必须有效落实各种制度措施，全面细化人事档案管理工作程序。首先，加强人事档案数据信息的审核工作，形成完善的人事档案数据审核机制，着力提高人事档案审核的效率。其次，提高人事档案管理的协调性，形成以人事部门为主导，各部门人员广泛参与的定期修档机制，全面完善人事档案数据信息。第三，提高人事档案管理的严密性，加强人事档案数据使用的保密制度，并且建立起完善的信息收集渠道机制，从而提高人事档案管理有效性，发挥出人事档案资源的实际价值。

2.2 实现人事档案信息化管理

提高人事档案管理工作质量，必须提高人事档案管理工作的信息化水平，注重运用信息化方式提高人事档案管理效率。首先，加强信息化设施设备的引进工作，构建完善的人事档案管理信息机制，开发信息化人事档案管理工作系统，运用信息管理系统软件，实现人事档案管理的智能化目标。其次，实现信息化人事档案管理技术开发，加强视频、图片人事档案数据信息的存储，注重转化人事档案数据资源形式的能力，实现人事档案的信息化创新。第三，强化建立人事档案数据信息的共享机制，注重挖掘高水平的信息人才，进一步提高人事档案管理工作的效率。

2.3 加快建设人事档案管理团队

加快建设高素质的人事档案管理团队日益重要，现代人事档案管理工作不仅局限在人事档案的存储阶段，还要根据人力资源开发实现人事档案数据的信息化处理。首先，构建完善的人事档案管理工作团队，着力配备以人力资源专业和信息技术专业为主的人力资源管理工作团队。其次，明确人事档案资源管理与开发的工作项目，运用项目工作制度拓展人事档案的价值。第三，围绕着人事档案管理团队加强核心业务知识的培训工作，注重提高培训的针对性与实效性，解决档案管理中的实际问题。第四，完善兼职人事档案管理工作体系，注重提高档案内容的实用性，从而构建起一支有责任心的档案队伍，提高档案管理有效性。

3 结束语

人事档案管理工作在基层政府部门的日常工作中占有重要位置，会对整体的管理工作的质量产生重要的影响。当前阶段部分基层政府部门的人事档案管理工作中缺乏相应的完善性、规范性，并且在信息化时代的大背景下，其信息化水平仍处于低下水平，进而使得日常管理中工作量较大，且工作难度较大，对人事档案管理工作的质量和效率均产生一定的影响。管理工作人员的综合素质相对较低，从而在很大程度上对管理工作的质量和效率产生影响。对此应建立完善的管理制度，通过该制度对日常的工作进行指导，并对工作人员的工作行为进行制约。大力发展现代化的信息化建设，促进信息化水平的提升，充分做到与时俱进。之后还应进行管理团队的组建，筛选具有较高管理能力、职业素养和综合素质的人员。并进行岗前的培训和定期的培训，切实提高基层政府部门，人事档案管理工作的质量和效率。并在一定程度上促进基层政府部门人力资源管理工作的发展，进而促进基层政府部门的发展与进步。通过基层带动上级，进而促进我国综合国力的提升。

参考文献

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