新形势下对档案“完整安全原则”的再思考

邢海丽

摘  要：档案完整安全原则的有效落实，一方面能够结合网络信息化平台为档案管理提供更完善且稳定的数据操控渠道，避免电子档案因为系统崩溃等情况对内容造成损害;另一方面，凭借安全管理平台，更便于审查外界档案资料的安全性与可靠性，以避免网络病毒侵入，使档案资料遭到窃取。本文基于档案完整安全原则的意义展开分析，在明确优化对策同时，期望为后续档案管理工作的开展提供良好参照。

关键词：档案管理;安全原则;管理措施;思考分析

档案管理安全问题一直是困扰现代纸质档案转型的主要难题，更是影响现代档案管理工作效率性与质量性的关键要素，为确保档案管理工作能够持续展开，并满足现代城市经济与功能体系构建需要，档案管理者必须结合网络平台，将更先进的管理原则与技术融入，才能使档案破损或遗失的概率缩减，以便增强地方档案管理工作的质量。

1 档案管理现状分析

网络信息技术的不断发展，使得现代档案管理工作环境更加复杂。为确保档案管理工作能够如常展开，档案管理部门应继续沿用传统纸质档案管理办法，以避免忽然的技术革新使档案管理工作瘫痪，同时还需要为档案管理人员提供完善的技术宣传平台，以便档案管理工作的转型能够顺利，将传统极易损坏且遗失的纸质档案转型为更完善的电子档案。因此，现代档案管理工作对员工素质水准要求更高，而档案管理人员的工作压力也随之增大。

根据部分档案馆的工作现状可知，电子档案构建缺乏统一的标准与系统要求，这便导致在外界新型技术不断更新的情况下，不同部门的办公环境存在明显差异，如此便极难统筹档案管理与办公部门之间的系统连贯性。并且，网络信息平台因为安全管理措施不全面，经常会受到外界网络环境影响，使得档案信息极易受损或被窃取。

2 档案完整安全原则的意义

在新形势下，档案完整、安全的内涵及其维护的具体要求都发生了变化，原有档案工作的“完整安全原则”需要从新的角度去加以阐述。对“完整安全原则”的表述，其主要内容包括两个方面。一方面，维护电子档案的完整。电子文件由于其特殊的形成规律和文件生命周期的运转形态，将以往的“后工序”提前至文件形成阶段，加之电子文件本身的技术特征，载体形式的多样性，以及计算机管理的特殊要求，使电子文件的收集、鉴定、归档和整理工作内容更加丰富。另一方面，维护电子档案的安全。档案保护的重点由档案实体安全转向了档案信息安全，电子档案具有的各种特性给档案保护工作提出了新的课题。影响传统档案安全的主要因素是自然力，而影响电子档案安全的因素不但有自然的威胁力，而且还有许多技术因素和管理因素。另外，在档案管理过程中，档案完整安全原则能够为后续信息化档案管理提供更详细的档案管理资料，以便后续档案管理制度的拟定更加严谨且完善，由此协助档案管理者持续对档案管理系统进行调整，并借助安全管理平台，使档案管理系统不断完善，降低档案管理工作的操作要求，才能使更多的档案馆能够落实档案管理系统，避免档案遗失或损坏等问题再次出现。

3 档案完整安全管理优化对策

3.1 提高完整安全原则宣传力度

要想有效提高档案的安全性与完整性，那么档案管理部门就要提高对安全完整原则宣传的重视。由于很多档案管理部门在实际工作中不注重档案的安全完整管理，相应的责任意识和法制意识等也比较薄弱，导致档案管理过程中会出现档案破损、丢失或管理混乱等情况。所以，要想有效的提高档案管理水平与质量，确保档案的安全与完整，那么相关工作团队就要做到以下几点：

首先，需要对相关管理人员进行定期的档案安全指导与培训，让他们在培训中提高档案安全与完整意识，以此来为后期档案管理工的开展奠定良好基础。其次，需要管理团队营造良好的工作氛围，相关领导起到模范带头作用，在实际工作中注重安全与完整意识的灌输与落实，以此来提高档案管理水平。最后，管理团队需要对传统老套的管理方式进行剔除，完善管理模式中的不足之处，以此来提高档案的安全与完整性。

3.2 注重新型管理措施的运用

网络信息化技术的普及为现代档案资料管理工作奠定了更扎实的发展平台，同样借助信息数据平台资源，更使得档案资料的采集工作更加便利，显著降低了档案管理人员的工作压力。在此期间，为确保信息化技术能够持续为档案管理工作提供帮助，必须由上级单位拨款使档案馆具备设备更新的条件，才能使档案管理系统的运行稳定，并能够为大量资料的处理与存储提供更好的帮助。另外，在新型计算机设备应用过程中，为避免设备故障对档案资料造成损伤，档案管理人员应定期做备份，避免系统崩溃等问题使档案管理部门遭受损害，同时还需要检修人员定期对系统进行调试，以便及时发现潜在风险，避免外界网络环境或病毒对档案馆内部资料造成损害，使档案安全与完整性得到更全面的保障。

3.3 加强档案管理工作的重视

必须积极争取领导的高度重视与支持，始终把档案安全工作作为大事来抓，要稳步推进档案安全体系建设工作，就要把檔案安全体系建设工作纳人档案事业发展规划，并提出具体的实施目标与措施;努力做到把档案安全体系建设工作纳人同级安全生产委员会的检查、监督，并成为与各单位签订《档案目标管理责任书》中的重要考核项目，明确各部门的职能职责，实行“季度自查、年中抽查、年底考核”的制度。

3.4 提升档案管理人员的素质水准

档案管理部门是档案调度、存储、采集等工作的执行单位，也是决定档案完善安全管理质量的直接要素。因此，在档案管理人员素质培训过程中，必须根据档案管理工作的需求为档案管理者提供更完善的技术培训平台，确保档案管理人员能够在原有档案管理基础上提供更严谨且有效的管理制度，使档案管理工作的效率与质量水准得到显著提升。其次，在档案管理人才培训过程中，档案馆需要站在长远角度为档案管理提供完善的设备，并在档案管理人员选择过程中，更应该着重关注其计算机操作能力，以便推进传统纸质档案管理方式向电子信息档案转型，增强档案资料管理的可控性。

4 结束语

档案完整安全原则在管理工作中的有效落实，不但能够为档案系统的构建提供更全面的技术保障，避免外界病毒等风险环境对档案管理系统造成影响，同时凭借管理制度的不断完善，更便于将传统档案管理体制转型，以便增强档案信息质量的可控性。故而，在论述新形势下对档案“完整安全原则”的再思考期间，必须明确档案完整安全原则内容与意义，并提供有效且详细的优化方案，才能使档案管理质量得到更全面的保障。

参考文献

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