如何做好疾控中心档案管理工作

李鑫

摘 要：疾控中心是预防和控制各类疾病的重要研究机构，随着卫生体制改革工作的不断深入，疾病预防控制工作中科研、监测、疾病预防控制、检验技术服务等职能得到进一步拓展和加强，疾控档案的收集范围在不断扩大，但是疾控档案管理工作却与日益发展的疾控事业存在差距。因此，做好疾控中心档案管理工作有利于社会稳定发展、保障民生安全。

关键词：疾控中心;档案管理工作

疾控事业在整个社会发展中占据重要地位。随着疾控工作信息化的不断深入，疾控档案的内容越来越丰富，档案数量不断增加，但疾控档案的管理工作却跟不上疾控事业发展的步伐，特别是疾控档案的收集工作，存在诸多问题。疾控档案是开展疾病预防控制工作实践中最有用的材料，也是对以往疾控工作实际情况的真实反映，因此，做好疾控档案管理工作，完整收集档案资料并归档是一项十分重要的工作。

一、疾控中心档案管理工作存在的不足

1.档案管理纸质化的不足。纸质化档案共有以下几个缺点：第一，易遭水泡、虫噬、霉变，对纸质化档案管理的成本较高。第二，纸质档案外形笨重，不方便携带，无形中增加了借调和归档工作量。第三，价格昂贵，增加了档案管理成本。第四，占用空间大，造成空间资源浪费。

2.档案分类不合理，资料查找存在困难。每一类疾病的档案资料都可以按不同标准分为不同的类别，然而在传统档案管理过程中，多个标准下的档案信息容易出现交叉重叠，使得资料查找工作存在一定的困难，同时，由于档案管理不集中，各部门档案信息也存在交叉错乱的情况。

3. 归档材料收集不够平衡、不够完整。疾控归档材料包括文书、业务、会计、设备、声像、实物等种类。目前，疾控归档材料收集的种类重点还是集中在文书档案上，而忽视了大量业务档案的收集以及疾控工作信息化中所产生的归档材料。对数码照片、录像带、磁带、光盘、硬盘等特种载体材料的收集不够重视;疾控中心设有传染病防治科、慢性病防治科、健康教育科等多个职能科室，由于每个科室职能不同，产生的归档材料数量有多有少。因为专业性较强，有些文件参考价值大.往往被职能科室保存起来，档案工作人员难以收集到这些材料，造成了疾控归档材料收集不完整。同时，对于缺乏专业知识的档案员来说，有时容易将疾控内容、形式和作用等方面都具有相似之处的文件资料混杂，致使档案资料重复或信息冗余。有时则造成了文件缺失，将具有内在联系的档案分置，影响了文件材料之间的关联性。

二、加强档案管理的对策建议

1.加强档案管理工作的组织领导。疾控中心领导层重视档案管理工作是提升档案管理工作水平的首要前提和必要基础，因此，行政主管部门及上级疾控机构要对疾控中心领导层进行系统培训，强化其档案信息安全意识，使其重视档案管理工作。同时，将档案管理工作列入单位年度目标考核任务中，确保领导层落实相关保障措施。

2.加强归档制度的宣传，提高档案意识。认识是行动的先导，疾控档案是疾控工作者在为防止疾病传播流行、增进人民身心健康的科学和技术活动中长期积累的材料，对开展疫情的预测预报、流行病学分析、保障公共卫生安全具有重要意义，开展档案收集工作的宣传，加强文书、专业技术职能科室相关工作人员的归档意识，才能做好档案收集工作，更好地使疾控档案为社会和经济服务。

3.健全档案收集工作制度，科学组织实施。建立、健全和完善归档制度，是做好档案收集工作的重要前提，也是保证档案齐全完整的重要条件。归档制度主要包括归档范围、归档时间和归档要求三方面的内容。归档时应注意：第一，归档范围必须明确完整以免少收或漏收档案资料。第二，加强文件管理。为了防止上级各业务部门直接下发到各业务科室有价值的文件材料散失，应制定公文登记制度，即凡是由上级部门下发到各业务部门的文件材料，应先交办公室登记，这样每个科室应归档哪些文件，档案管理者了如指掌。第三，档案管理科室必须同其它科室加强联系，互相配合，确保归档材料齐全、完整、准确。

4.对文件形成进行超前控制，做好移交工作。归档文件的质量大多是由文件形成时决定的，因此档案管理人员不仅要在归档时严把质量关，还应该从源头抓起，对文件形成实施超前控制。在某一重要工作或重要专业工作中均要有档案管理人员参与，将档案的收集工作提前开展。同时，在档案管理工作中，严格做好档案的移交和监交。交接双方在监交人员的监督下认真做好移交、接收工作，做到账物相符，手续齐全，并要在交接文据上注明交接时间、地点和监交人、移交人、接收人的姓名，避免出现相互推诿与推卸责任的状况。

5.加强档案队伍建设，提高收集质量。加强现有专兼职檔案人员的培训，不断提高档案管理人员的素质和管理水平。疾控档案工作专业性强，加之疾控机构的工作针对着各种日益复杂的公共卫生事件及不断变化的新型传染病，更需要疾控机构档案管理者要有一定的专业知识、全面掌握档案业务技能。因此，要培养复合型人才以适应疾控档案管理的需求。要对档案管理人员进行档案管理技能、疾病预防控制专业知识及疾病预防控制相关一些学科知识的培训，不断提高档案管理人员的理论水平和管理水平。创造条件吸引和培养专业的档案管理人才，稳定档案管理队伍。运用科学的管理方法，通过人力资源的开发和中心文化建设，充分调动档案工作管理人员的积极性、主动性、创造性，要将档案管理人员的培养纳入人才培养计划.关心他们的职称晋升和工作业绩，使他们的辛勤劳动得到公正回报。

三、结语

疾控中心绝大多数档案信息对控制和预防社会常见或非常见疾病具有非常重要的指导作用。因此，进一步加强疾控中心档案管理工作有利于社会稳定发展、保障民生安全。

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