数据信息如何实现档案标准化管理

摘要：在大数据时代背景下，数据信息更加开放，隐私与安全面临着严重挑战。基于此，档案管理部门应结合数据信息特点实施档案标准化管理办法，全面提升数据信息档案管理工作质量，以标准化管理方式让档案价值发挥到最大化。本文将先分析数据信息档案管理工作的难题，再阐述数据信息如何实现档案标准化管理。

关键词：数据信息;档案;标准化管理

一、 前言

传统档案管理方式主要是以纸质档案管理为主，需要档案管理人员耗费大量时间负责档案管理与分类，这样的管理方法难以满足数据信息档案管理要求，不利于保证数据信息档案完整性。在这一背景下，档案管理部门应积极探索可行性的数据信息档案标准化管理方法，不断创新数据信息档案管理工作，从根本上解决目前档案管理工作表现出的缺乏标准化管理观念、缺乏专业的管理形式等问题，大大提高数据信息档案管理效率。

二、 数据信息档案管理工作的难题分析

如今，是互联互通时代，数据信息档案标准化管理正在面临着一些严峻挑战，存在着数据信息档案管理标准与档案管理安全需求严重不符的情况，最终在数据信息档案资料传输、存储过程中衍生出了信息泄露现象，影响到了数据信息使用安全。目前，数据信息正在保持海量增长速度，在数据信息呈指数增长情况下，档案管理部门传统管理方式将难以实现对数据信息档案的全面管理，而数据信息的实时变化也给档案管理工作带来了一些困扰。比如，来源不明数据信息的处理问题等等。此时，要落实好数据信息档案标准化管理。

三、 数据信息档案标准化管理策略

（一） 加强档案标准化管理人才培养

档案管理人才业务水平是影响档案标准化管理的关键，为真正实现数据信息档案标准化管理，应加强专业人才培养工作。首先，档案管理部门应加强计算机技术应用等方面人才的引进，要求档案管理人员必须能够熟练使用现代化管理手段。包括档案计算机管理和电子文件管理知识与技能，满足数据信息档案标准化管理要求，更加安全的保存和利用数据信息档案。其次，档案管理部门应针对档案管理人才进行培养，以培训方式和专题讲座方式向档案管理人员传授电子计算机和现代化办公设备数据信息档案文件制作、使用、维护知识，以档案专业教育，提高档案管理人员专业素质，更好地为档案标准化管理而服务。

（二） 加强软硬件基础设施环境建设

在数据信息档案标准化管理工作中，加强软、硬件及相关设施建设是重中之重。而系统软件和应用软件是建设重要，其中，系统软件建设主要是满足档案管理人员以档案标准化管理方式实现对数据信息的监控管理、调试、语言翻译、数据库管理、存储、安全管理等。应用软件，是指数据信息发布系统、征管档案信息网站等等，主要是满足档案管理人员实时了解数据信息档案管理进程，可根据档案管理业务需求进行开发。除了软、硬件建设以外，档案管理部门还要落实好中心机房、异地备份机房等的建设，并兼顾数据信息档案管理要求，做好数据信息档案标准化管理工作计划，分解任务，明确各个任务中的软硬件系统建设的技术标准，避免出现重复建设、技术接口成本增加等情况，顺利展开标准化管理工作。

（三） 规范数据信息档案管理标准

在数据信息档案标准化管理工作中，要明确规定数据信息档案管理相关标准。首先，在数据信息档案标准化管理工作中，档案管理部门应制定相关管理办法，明确数据信息档案标准化管理系统的采集功能要求、维护功能要求、查询功能要求、备份功能要求、格式转换功能要求等等。以备份功能为例，在数据信息档案标准化管理系统上，要建立起一个可行性的备份制度，指导档案管理人员严格按照备份制度要求对数据信息进行管理，保障数据信息安全性。再以资料归档功能为例，在数据信息档案标准化管理系统上，要明确规定影像文件应集中管理，并指导档案管理人员严格按照生成案卷目录、编号等要求，执行标准化管理工作任务。其次，为实现数据信息档案标准化管理，档案管理部门应明确分类管理方法，要求档案管理人员在數据信息管理工作中注意文件立卷不跨年度，并以各部门职责权限为依据，建档。同时，说明档案的收、移、存、用、销等级和统计要求，完善分类方案、归档移交凭证、鉴定标高、检查记录等数据信息管理标准，对数据进行科学的分类管理，提高档案管理标准化。

四、 结论

综上可知，在我国档案事业发展中，做好数据信息的档案标准化管理工作十分重要。为了取得较好的管理效果，档案管理部门应注重加强人才培养，并通过基础设施环境建设和规范档案管理标准真正实现数据信息的档案标准化管理，满足大数据背景下数据信息安全管理要求，以档案标准化管理方式提高数据信息利用率，积极开拓数据信息档案的利用范围，大大提高档案标准化管理水平。

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作者简介：

黄伟明，福建省三明市，三明市人力资源和社会保障信息中心。