大数据时代档案管理新策略

王德建

摘 要 云计算、大数据已成为时代的主题。大数据技术既有挑战又有实践创新的机遇，对档案的管理工作有着重大的现实意义。文章从大数据时代下的特点，通过发现新环境下档案管理和档案理论面临的问题，阐述了在大数据时代下档案管理的新策略，同时从数据资源的管理分析入手，从理论模式、行政管理、创新服务、安全保障等方面分析大数据时代档案管理的趋势，提出实用性创新策略。

关键词 大数据；档案管理；信息化

中图分类号 TP3 文献标识码 A 文章编号 1674-6708（2019）230-0001-03

隨着大数据对社会和经济发展以及文化等行业的发展的促进和现实作用，其发展前景是不言而喻的。然而，档案馆在信息领域的工作也面临着新技术的挑战和实际创新的机遇。

基于存档、历史、政治、惠民的档案管理和应用，我们应该使用大数据来解决档案管理中可能出现的问题。

本文提出了一种创新的档案管理策略，并分析了大数据时代档案管理模式的差异。

1 大数据时代档案管理意义

当前社会已进入数据信息快速增长的新时代。大数据已成为全球信息技术行业关注的焦点[ 1 - 3 ]。当今社会和网络产生的档案信息的数量和类型与过去完全不同，这对档案管理产生了巨大影响。档案资源实体管理和数字化管理的难度急剧增加，档案检索、利用和服务工作难以满足用户的需求。

因此，在大数据时代档案管理转型的背景下，档案管理部门和管理者需要考虑如何把握大数据开发给档案带来的变化和挑战。

文件管理员需要更改以前的管理模式并将其摆脱。制约传统思维，充分利用全社会的资源和力量，建设大型档案，实现新型服务[ 4 ]。档案管理人员要找出档案管理中存在的问题，将海量数据资源和创新思维应用于档案管理， 更好地为国家、党和人民服务。

2 大数据时代档案管理的不同

档案部门进入大数据时代面临着各种变革，这就要求主管部门需要对档案管理工作在大数据这一时代下进行重新认识和重新分析。档案管理工作在大数据时代背景下也因此面临着信息资源建设、档案信息服务优化、档案管理技术创新等各方面的挑战，这就要求档案管理者要用发展的眼光去重新认识档案[ 5 - 8 ]。

2.1 档案数据资源

在大数据时代，信息资源的数量呈指数幂增长，同时档案资源数据也迅速增加，档案来源更加广泛，内容更加丰富、采集方式也发生了改变。

在大数据时代，档案资料来源趋于网络化、社会化，档案部门更加关注民生和舆论，档案资料来源更加基层化、生活化，档案资料的数量不断增加，类型不断增多，价值密度降低，也需要对档案进行实时的处理和收集归档。

2.2 档案行政管理

在大数据时代背景下，档案管理工作作为国家行政管理工作的重要组成部分，也面临着许多新的变化[ 1 1 - 1 4 ]。

档案行政管理部门在新形势下要求加强档案行政能力和事务管理建设。由于企事业单位的档案数量迅速增加，从事档案服务中介机构也越来越多，因此新兴的企事业单位电子档案工作已成为档案管理工作的新领域。档案管理部门应当与档案中介机构、专业组织和社会力量协调配合，鼓励他们参与档案管理工作，完善企业档案法律制度，通过立法和执法监督来指引企事业单位的档案工作。

2.3 档案利用服务

在大数据时代，档案馆的利用服务将是社会化，多元化发展，并根据服务对象的不同需求，“以人为本”提供更加智能化的服务。因此，档案利用服务需要改变和创新服务的对象、内容、方式、理念和目的。

随着国家开始加强民生档案资源的收集，档案部门逐渐倾向于服务于人民和城市发展，同时扩大档案服务内容，结合大数据分析用户的行为数据，获取用户的使用需求和使用习惯，实施人性化定制，智能推送等服务方式，以满足社会个人诉求为目的的服务档案。这不仅充分利用了档案信息资源，还满足了用户的信息需求。

2.4 档案安全保障

档案管理工作安全第一，大数据时代，数据的数量，种类繁多，文件类型形成了各种信息载体的形式。为加强档案安全保障，首先，建立起专业的档案管理队伍，提高管理人员的防护意识和防护水平，树立管理人员的大档案观，解决档案管理中操作和管理不规范的问题[ 1 5 - 1 7 ]。

其次，档案部门应逐步开发适合档案部门管理云计算系统的文件，使用专业的专业设备保护不同类型的文件。档案工作者应考虑足够的存储空间，长期存储安全性，以应对网络攻击，网络侵权威胁以及针对意外后果和不同类型档案的应急计划。

3 大数据时代档案管理的创新策略

大数据时代为档案工作者开辟了新的思路，提供了更多有利条件，使档案管理得到了更好的发展条件，而且促进了档案管理的发展空间变得更大、更广，不断向大数据时代新的档案管理模式靠拢。

3.1 强化资源聚集

在大数据时代，档案资源的概念正在从传统的狭义定义向“大档案观”转变[ 1 8 ]。档案部门必须有意识地收集各种形式和巨大价值的各种数据资源。因此，档案部门要与不同的数据所有者合作，鼓励各社会组织和个人参与档案资源的建设，不断完善档案资源的建设。

不断变化的互联网资源档案和档案资源的多样化要求档案部门改变档案资源的收集方式，并收集更多更高质量的档案资源。例如，及时访问网络上的存档资源并及时存档用户文件。档案管理需要逐步掌握使用科学的计算机技术和先进的档案管理理念，逐步形成智能化、信息化、数据化的电子档案接收和管理工作机制，进一步加强构建和优化档案资源的能力。

3.2 深化行政能力

目前，中国正在全面深化行政体制改革，为档案管理体制的改革和完善提供了契机。在大数据时代，档案行政机关应当改变行政职能，明确档案管理部门的性质，在社会力量的帮助下改变服务方式，加强法制建设，提高业务指导水平和专业人才培养；并加强与机构的合作。包括与档案创建者、用户、中介、网络服务提供商和数据公司的协作。从而建立以人为本，务实高效的档案管理制度。

3.3 创新服务内容

“数据本身毫无价值，它通过数据提供服务提供真正的价值，而数据就是一种服务”。为了从多种资源中挖掘出更多有价值的资源，档案部门必须不断开放档案资源，优化档案资源服务，不断强化人性化，个性化，智能化，知识化的档案资源服务理念，建立知识库。最大化服务档案资源系统的价值。在大数据时代，微服务、远程网络服务和云存储云服务等各种新兴媒体的应用将成为档案服务的舞台。

3.4 健全安全防护

在大数据时代，不稳定的互联网环境对档案资源的安全构成了重大威胁。为了保证档案资源的安全，解决档案资源管理的安全隐患，档案管理部门要不断完善档案管理的安全体系。要不断加强国家各级综合档案保障建设，改善档案存放条件，完善档案保障责任制，建立专业档案数据管理队伍，加强技术防范，不断提高安全性。建设档案信息系统备份系统，归档大数据存储备份中心执行异构备份和存储。

4 结论

为了适应大数据时代，通过研究档案管理模式，探讨此背景下档案管理的创新策略，我们得出以下结论：

第一，大数据时代下档案例管理模式的差异包括4个部分：档案数据资源系统、档案管理系统、档案利用服务系统、档案安全保密系统。

第二，探索大数据时代档案管理模式创新、科学的策略，须加强对档案资源收集力度和范围，提高专业指导水平，加强社会合作，加强档案管理机构的行政能力、行政执法水平，建立实用高效的人民档案管理制度。加快开放档案资源、创新服务理念、拓展档案服务方式等服务内容的创新，完善方便公众的档案利用服务体系。

在大数据时代，档案管理内容、方式都是复杂多变的。由于档案部门对大数据环境下的档案管理工作仍然处于探索阶段，档案资源收集困难、电子档案保护技术不成熟、档案行政法能力薄弱等问题依然存在。这些都要求党和政府加强档案管理工作，要求档案工作者不断进行理论探索和实践创新。

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