档案信息化安全管理体系构建思考

摘要：随着互联网信息技术的快速发展，档案管理领域的信息化特点越发突出。因档案内容复杂，数量庞大，引入信息化技术可增强档案管理工作效率。基于此，本文对档案信息化安全管理体系构建的重要性、存在的问题、主要内容进行了研究，以增强档案管理效率和安全性水平。

关键词：档案；信息化；安全管理；体系

引言

档案管理是事业单位管理工作的重要内容之一，也是支持和服务事业单位的基础性工作。安全、高效的档案管理可有效增强档案管理部门的服务水平，随着计算机信息技术的快速发展，档案信息化安全管理体系建设已经成为一种必然趋势。因档案管理领域中对云计算、大数据等技术的广泛应用，在一定程度上增强了档案信息化管理水平。在提升档案信息化管理水平的同时，还要确保档案的安全性水平，这就需要对档案信息化安全管理体系建设加强研究。

1、档案信息化安全管理体系构建的重要性

1.1增强档案管理工作质量和效率

实际上，档案信息化安全管理体系的构建具有很多优势，在对传统档案管理的繁琐性特征进行完善的同时，还能对管理程序进行简化。例如，可大幅度缩减档案资料收集、归档、保存、检索、查询等工序中的复杂性，并将纸质档案资料以电子档案的形式显现，增强了档案管理效率，降低了档案人员的工作强度。

1.2减少档案管理工作任务

在构建档案信息化安全管理体系的过程中，需借助于各种现代化的信息网络技术，才能将传统工作模式逐渐演变为简易化的操作程序，以便于对档案资料进行管理，增强了其的信息化和数字化特征。档案工作人员在查询所需的资料信息时可借助于网络检索平台，而在对档案信息进行录入时只需要保证录入的准确性水平。由此不难看出，档案信息化安全管理体系的构建可有效降低档案人员的工作任务，推动了档案管理工作的顺利开展。

1.3实现科研成果共享目标

对于事业单位来说，大部分的档案资料涵盖有学术和科研成果方面的信息，在构建信息化安全管理体系后，可实现科研成果之间的共享，而借助于完善的信息化平台，通过网络信息传输，则能将不同单位所需的资料信息在计算机系统中储存，人们可利用对应的设备实现档案的查询和检索等工作，为科研活动的推广和开展提供了便利。

2、档案信息化安全管理体系构建中存在的问题

2.1档案管理未形成统一标准

我国针对档案信息的管理仍未形成统一的规范标准，直接造成不同单位的档案管理存在很大差异，不利于信息化平台的长期发展，再加上部分单位对档案信息化管理工作的认识不足，使得档案管理工作标准参差不齐，增加了档案信息共享难度。再加上网络技术的快速发展，各种网络风险层出不穷，部分单位对网络系统的安全性重视不足，缺少严格的管理和监督，使得档案资料中毒、丢失情况经常出现。另外，在完善和优化档案信息系统的过程中需要大量的科学技术作为支撑，使得单位投入成本大幅度增加。

2.2信息化管理系统浪费

现阶段，有很大一部分的单位为了应付上级领导的检查，只将工作重点放在了如何提升档案的数量上，却忽略了对档案质量的管理，再加上对信息化管理系统认识不足，使得网络信息资源浪费、丢失现象严重。除此之外，在应用高科技档案管理系统的过程中，因对其的功能掌握不全面，很难将管理系统的作用充分发挥出来，进而导致资源浪费。

2.3传统档案管理束缚严重

当前，我国的档案管理工作大都是年龄较大的人员负责，因传统思想束缚过重，很难熟练掌握信息化管理系统，使得很多档案管理工作仍旧处于复杂、繁琐的环境中。近年来，由于不同单位的科研成果研发和运用量不断上涨，增加了档案管理工作的数量和难度，使得档案管理人员的作业负担不断加重。因此，为了降低档案管理工作强度，工作人员应对自身工作理念进行调整，为了更好的适应多元化档案管理需求，应将传统的档案管理模式逐渐朝着信息化管理模式迈进。

2.4检索功能难以落实

越来越多的事业单位开始加大资金投入来构建档案信息化安全管理体系，实现了对档案资料的数字化管理，由于可直接扫描和上传对应的档案目录和内容，在信息化管理平台中可清晰呈现，但是档案检索功能却难以落实，实际功能很难发挥，降低了档案信息化安全管理体系的构建质量。另外，检索功能难以落实，还会对人们查询、阅览档案等工序带来不便，不利于档案资料信息的共享和使用。

3、档案信息化安全管理体系构建的内容

3.1增強档案管理人员的综合素质和安全意识

随着信息化技术的快速发展，我国的档案管理工作进入到了数字档案和纸质档案并存的管理时代，此时对档案信息化安全管理工作也提出了更高的要求。为促进档案管理工作的有序推进，应从不同方面增强管理人员的综合素质和安全意识水平。首先，在管理人员选拔时应适当提升“门槛”，对于每位档案管理人员应加强考核，并择优录取；在上岗之前还要做好岗前培训工作，以保证档案人员的工作能力同规定要求相符；其次，对现有档案管理人员的专业知识加强培训。在实际工作中，应根据工作内容不同，将管理人员划分成不同的小组，每个小组的组长应组织本组人员每周开展一次学习，增强其的专业技能和安全保密意识，每季度进行一次考核，针对考核优秀的人员给予奖励，反之则给予一定惩罚；对于离岗时间较长的管理人员，在重新上岗前需开展考核工作，只有在考试合格后才能进入之前岗位。

3.2完善档案信息化安全管理制度

好的制度是确保管理工作顺利开展的前提，健全的制度是保证管理到位的基础。因此，在档案管理工作中应根据相关的问题制定出科学有效的规章制度。首先，结合管理工作中遇到的各种问题制定出不同档案的借阅、归档、保密、鉴定、销毁等各项规章制度；针对储存档案的区域，应制定出完善的库房、阅览室、机房等各项管理制度；并在此技术上对档案人员的职责不断进行细化，如档案室职责、专职档案员职责等；针对丢失、损坏的不同种类档案制定出针对性强的赔偿制度，对于归档中遇到的问题应制定出与之相关的经济责任制。另外，为保证电子档案的安全性和可靠性水平，在管理电子档案的过程中应制定出全面有效的电子档案安全操作和管理制度，主要包括有成品档案管理、图档授权管理、权限申请管理等的规章制度和管理措施。

3.3做好电子档案与纸质档案的并存

相较于纸质档案，电子档案有很多先进之处，由于储存的电子档案极易丢失和被更改，为非法操作者提供了便利，使得档案安全性问题平突出。为了确保档案资料信息的真实性和原始性水平，需要做好电子档案与纸质档案的并存，因一旦形成纸质档案，之前记录的信息资料很难被非法更改，增强了原始档案信息的可靠性和安全性水平。

参考文献

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[2]李南 . 档案信息化建设的安全问题及对策分析 [J]. 黑龙江科技信息，2017，（15）：262.

[3]杨玉宏.数字化档案管理信息安全问题初探[J].现代职业教育，2017，（15）：180.

作者简介：董宏玥（1988-），女，汉族，本科学历，助理经济师，从事档案管理和职称管理工作。

（作者单位：工业和信息化部教育与考试中心）