探讨电力企业文书档案的保密管理

刘金婷

摘 要：在探讨现阶段所存在的文书档案保密管理问题时，不能仅从档案管理部门内部寻找原因，还需要从企业所特有的组织生态环境，以及各职能部门之间的协作中来寻找问题形成的根源，进而在全面质量管理路径下来加强文书档案的保密管理工作。为此，加强保密管理的措施为：党风廉政建设下强化各部门主体意识、开展对相关人员的档案保密工作培训、制度创新技术辅助共促在线保密工作、企业纪检部门组建档案销毁监督小组。

关键词：电力企业;文书档案;保密管理;措施

在电力企业内涵式建设进程中，需要重视企业文书档案的保密工作。企业文书档案承载着企业在经营管理中的诸多文本信息，这些信息不仅能作为企业各项工作开展的依据，还能通过档案资源开发来探知企业未来的经营方向和经营计划。随着电力终端市场化改革的加速，因市场竞争格局的演变将使得企业文书档案保密管理呈现出更加强烈的现实意义。笔者所在的电力企业具备完善的文书档案保密管理制度，而且档案管理人员也接受过系统的岗位能力训练。因此，在探讨现阶段所存在的文书档案保密管理问题时，不能仅从档案管理部门内部寻找原因，还需要从企业所特有的组织生态环境，以及各职能部门之间的协作中来寻找问题形成的根源，进而在全面质量管理路径下来加强文书档案的保密管理工作。

一、电力企业文书档案在保密管理中所存在的问题

围绕着文书档案管理的流程，以下将从三个环节来提出其中所存在的问题：

（一）文书档案归档环节所存在的问题

企业文书档案在形成之前首先需要对各类文书档案信息进行归档，而各类文书档案信息的形成又在于各职能部门的事项记录和会议纪要。同时，企业决策层所主持召开的各类会议，对这些会议内容所进行的记录则构成了文书档案信息归档的重点。但在实际工作过程中笔者发现，部分文书档案信息在由职能部门传递到档案管理部门时已经存在着泄密的可能。如，部门会议纪要被无关人员阅读。再如，关于企业决策的文本信息被有关人员口述传播。可见，在文书档案归档环节所产生的行为失范现象，将使得企业文书档案保密管理陷入到系统性风险中。同时，也使得最后的泄密追责工作陷入困境。

（二）文书档案查阅环节所存在的问题

根据笔者所在电力企业的文书档案管理要求，一旦文书档案归档之后若需查阅则需有上级领导的授权，或者查阅人本身具有查阅的权限。然而，随着文书档案电子化管理模式的建立，传统线下查阅所可能检验查阅人身份和权限的工作流程，在线上虚拟环境下则变得难以是从。如不具备查阅资格的人员若获得查阅档案的账号，便可以完成文书档案的查阅和收集工作。而对此，档案管理部门并无法在第一时间内进行保密工作处置。同时，文书档案电子化后便意味着可以24小时查阅档案信息，这也为保密工作处置带来了严峻的挑战。在当前的自媒体时代，由此而导致的企业文书档案失密现象则更显隐蔽。

（三）文书档案销毁环节所存在的问题

企业文书档案在管理过程中还存在着档案销毁环节，销毁对象不仅为纸质文本信息还为电子文本信息。目前在销毁环节所存在的问题，主要由纸质文书档案的销毁为主要矛盾。这里的问题主要表现在：（1）销毁不彻底，导致文书档案中的关键词、关键句仍能完整显现;（2）不进行销毁，而是将废弃的纸质文书档案用于其它用途，如给孩子作草稿纸使用;（3）不进行销毁，而是将废弃的纸质文书档案当做废纸变卖。

二、加强电力企业文书档案保密管理的着眼点

针对以上所暴露出的问题，在加强文书档案保密管理时需要着眼于以下三个方面：

（一）着眼于落实主体责任

在文书档案归档环节所存在问题，根源于电力企业部门职能化管理所带来的封闭性所致。这种职能壁垒所帶来的封闭性，使得档案管理部门难以对文书档案的“流通”环节进行全程跟踪管理，也无法对各职能部门当事人进行行为监督。这就要求，电力企业应在制度层面落实各职能部门负责人的主体责任，有他牵头来确保本部门文书档案在归档过程中万无一失。由于电力企业内部仍受到人际关系影响力的作用，而且涉及到敏感利益的文书档案信息都可能对无关人员产生极大的诱惑力，所以在落实主体责任的同时加强组织内部的党风廉政建设工作。

（二）着眼于强化流程管理

文书档案的保密管理制度最终需落实在具体的实施流程中，面对文书档案电子化管理的新局面，加强流程管理便需要从管理力度和制度创新中来展开。这里的重点应着眼于流程管理中的制度创新，即需要创新现有的查阅权限管理制度，来应对在线虚拟环境下的保密管理困局。从前面的问题部分可知，无权限人员可以获得有权限人员的账号来查阅文书档案，那么这就构成了制度创新的问题导向。再者，文书档案电子化管理后的查阅时间也需要根据电力企业的经营管理需要引入新的制度设计。由于线下文书档案查阅能够在特定的场所对查阅人进行身份核实，所以这里应以加强制度管理力度为主线。

（三）着眼于严格监督机制

梳理目前所存在的相关文献促使笔者感知到，诸多同行并未对文书档案销毁环节的保密工作引起重视。实则不然，随着社会资本有资格进入到电力终端销售市场经营，涉及到电力企业的基建规划、经营战略方向、人事变动等信息，都能为竞争对手所利用而对电力企业进行反制。因此，当前需要加强对该环节的监督管理。事实表明，参与文书档案销毁的人员不宜成为文书档案销毁工作的监督者，所以引入专门的监督人员则成为必然。

三、加强电力企业文书档案保密管理的措施

根据以上所述，加强电力企业文书档案保密管理的措施可从以下四个方面来构建：

（一）党风廉政建设下强化各部门主体意识

由于电力企业已经建立起了完备的文书档案管理体系，所以这里应从各部门负责人和其他有关人员的主体意识入手，加强他们的文书档案信息保密意识。电力企业应发挥自身的政治优势，在党风廉政建设来促进各部门主体强化保密意识。其中，应重点发挥党风廉政建设中的思想作风建设和工作作风建设，使他们提升党性修养和面临政治高压态势，在文书档案信息保密环节不敢、不愿产生行为失范的后果。

（二）开展对相关人员的档案保密工作培训

随着主体意识的加强，接下来便需要对各职能部门相关人员开展文书档案保密工作培训。笔者建议，对相关人员开展培训的人员构成为：企业党委书记、企业纪检书记、档案管理部门负责人。党委书记主要从企业发展大局上，对各部门相关人员开展保密工作意识培训，使他们明确自身的保密职责。纪检书记主要从保密纪律条例实施细则上对其进行培训，使他们明确因泄密所应承担的责任。档案管理部门负责人则从技术层面，具体就如何防止泄密进行流程管理上的讲解。

（三）制度创新技术辅助共促在线保密工作

针对文书档案电子化管理所带来的新问题和新挑战，则需要在制度创新和技术辅助等两个方面共促在线保密工作的开展。制度创新的思路为，在落实主体责任的基础上，对电子档案查询的开放时间限定在工作日内。有权限查阅电子档案信息的人员，由档案管理部门定期赋予其登陆密码。技术辅助的思路为，只允许在企业局域网范围内进行查阅，这样就能对查询人员的电脑网址进行锁定，进而可以时时监管。最后，具有权限的人员需与档案管理部门、企业纪检部门签订保密协议。

（四）企業纪检部门组建档案销毁监督小组

针对文书档案的销毁工作需要抓好两个方面：第一，确认符合销毁要求的文书档案，这不仅需从时间上来确定，还需要从档案内容上来确认;第二，确保销毁的整个过程有专人进行现场监督，并以拍照、录视频的方式作为监督反馈结果。为此，企业纪检部门应组建专门的档案销毁监督小组，小组成员可以为纪检部门兼职人员，针对每次的销毁工作临时抽调工作人员前往。最后，应双方签字确认销毁工作的完毕。

四、结语

文章认为，在探讨现阶段所存在的文书档案保密管理问题时，不能仅从档案管理部门内部寻找原因，还需要从企业所特有的组织生态环境，以及各职能部门之间的协作中来寻找问题形成的根源。通过主题讨论，加强保密管理的措施为：党风廉政建设下强化各部门主体意识、开展对相关人员的档案保密工作培训、制度创新技术辅助共促在线保密工作、企业纪检部门组建档案销毁监督小组。

参考文献

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