浅析电子发票在高校财务管理中的机遇和挑战

(成都体育学院 四川 成都 610041)

电子发票是指纳税人通过互联网，利用税务发票系统开具的，具有统一编码的发票号码以及防伪技术，区别于过去传统的、税控系统开具的纸质形式的发票[1]。电子发票作为信息时代的产物，有利于顺应经济发展的趋势，有利于降低企业成本，维护消费者的合法权益。从2015年起，各地都在试点推广电子发票，使得电子发票有大大发展的趋势。加上2017年3月21日，国税总局发布《关于进一步做好增值税电子普通发票推行工作的指导意见》，推行电子发票重点在电商、电信、金融、快递、公共事业等有特殊需求的行业。

一、电子发票在高校财务管理中的机遇

(一)实行无纸化形式的电子发票，有利于降低高校财务工作成本

传统的、税控系统开具的纸质形式的发票会耗费大量的纸张、油墨等打印成本、邮寄发票过程中的成本、以及储存发票的成本。采用有别于与传统的、税控系统开具的纸质发票的电子发票，采用无纸化，有效降低高校财务管理油墨、纸张等打印成本、运输成本和储存成本，有利于遏制环境污染的弊端。高校电子发票的开具、储存等都可采用电子数据的方式实现，其成本低廉、便于存储，有利于节省大量的人力物力财力等。

(二)减轻高校财务人员的工作负担，节约报账人财务报销时间，提高工作效率

传统的、税控系统开具的纸质发票时期，高校的财务人员需要花费更多的时间成本和人工成本对纸质发票进行审核、认证以及对会计档案的保管和装订。而采用电子发票可以使用数字证书、加密等多重安全认证技术，结合OA办公和网上报账系统，简化原本繁琐的发票审核流程，节约报账人在财务部门报销的时间，有利于提高财务工作效率。

(三)提高高校财务人员预缴税款效率，提升涉税业务能力

电子发票的推行和应用，使高校财务人员可通过上网领购发票，以及开具发票和认证发票。区别于传统的通过填写购买发票申请书和将旧发票存根带去税务局验旧后才能购买发票。这样有利于将以前发票申报、购买的繁琐的手续得到简化。电子发票的应用，有利于优化和提升高校网上办税业务，使办税人员实现了“足不出户”，减少了财务人员往返税务机关的次数，提升办税效率。

(四)加快推进高校会计档案电子化进程

推行电子发票，有利于推动了高校会计档案电子化的进程，有利于促进高校会计信息化管理水平。2016年1月1日起实施的《会计档案管理办法》将“通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案”纳入到会计档案的范围。会计档案电子化可以节约大量会计资料的打印整理成本，有利于降低会计档案保管成本，防止会计档案易丢失毁损的弊端。[2]此外，还有利于高校会计信息资料的传递以及提升查阅速度。

二、电子发票在高校财务管理中的挑战

(一)电子发票普及度不够，基于无纸化办公的信息化技术不成熟

目前来看，电子发票在电商行业发展较快，但是对于高校来说，电子发票流通量并不大，这在客观上对电子发票的推行和普及起到了阻碍的作用，短期来看，开具电子发票可能会加剧高校的财务成本，财务人员可能需要重新培训等问题，容易造成高校的电子发票的普及速度较慢的影响；传统的、税控系统开具的发票有着完整的财务审批制度以及财务核算流程，但电子发票从目前高校信息化来看，大多数高校还不具备无纸化办公条件，没有完整的无纸化系统、无纸化审批流程、无纸化财务核算等，高校财务部门与各职能审批部门的系统衔接不充分，不利于资源共享和传输。

(二)增大财务人员核验电子发票的真实性和唯一性的工作量

目前，绝大多数高校的财务系统不支持电子发票直接报销，不能进行电子化入账，使用电子发票报销只能将其打印出来报销，因此核验电子发票的真实性及其唯一性比纸质发票更难。高校传统的纸质发票都是经税务机关采用特定的纸张特制的，财务人员可通过手感、印章等方面直观地辨别传统发票的真实性和唯一性。而使用电子发票报销通常是由报销人自行下载打印，高校财务人员无法从打印纸张识别电子发票的真伪，虽可以上网查询电子发票真伪，但是，目前对高校财务人员来说，核验电子发票的真伪，增加了财务工作量，如果高校报销经办人将电子发票重复打印，就无法保证该电子发票的唯一性，就会产生重复报销、多次报销的问题。

三、电子发票在高校财务管理中推广使用的建议

(一)建立高校无纸化办公和财务信息化系统，加大电子会计档案建设

电子发票的出现和推广，目的在于推进高校的无纸化办公和核算。目前高校急需建立一套完整的无纸化办公系统，促进高校的电子发票流转和审批程序的规范完整，确保财务报销中的各个流转环节当中的经办人员数据真实和信息安全。电子发票的推广和发展，可将高校财务报销平台与财务系统、银行系统三者进行对接，使得各环节的电子资料能有序地流转，最终形成完整的高校电子会计档案。电子发票的推广和发展，有利于推进高校财务信息档案的电子化和信息化保管的进程，有利于改变高校以往手工扫描再保管的模式，有利于节省人力及相关设备的费用。保证了电子档案的清晰度，方便了日后对电子档案的查询。

(二)核验电子发票的真实性和唯一性，解决财务报销疑难

1.核验电子发票真实性

目前来看，对存在疑点的纸质发票，高校财务人员可通过登录税务网站对纸质发票进行真伪辨别，但是，对于报销经办人自行打印的电子发票，就必须验证每张电子发票的真实性，高校财务人员可在手机上安装识别电子发票的官方软件，通过利用手机扫描报销经办人打印的电子发票上的二维码来核对发票的信息，[3]以此来确认电子发票的真实性。

2.核验电子发票唯一性

目前来看，对于避免电子发票重复报销的行为，需要核验电子发票的唯一性。目前电子发票暂时还未全面普及，高校财务人员可在编制会计凭证时在摘要栏输入每张电子发票的发票号码，或者通过使用 Excel 进行手工登记来核验。对于有些进行网上报销系统的高校，可以通过在网上报销系统中对电子发票号码字段的增加，基于台账形式来建立高校的电子发票数据库，核验电子发票的唯一性。

3.促进高校财务信息化建设的提升

高校电子发票能够稳定、长远的发展，就需要一个全国统一的、高效的管理平台做支撑。管理部门应该建立全国范围统一的电子发票管理平台，实现在数字认、信息加密的基础上，对电子发票信息能够进行有效地后续跟踪。有利于查询到电子发票的去向以及报销情况，以及建立物流式的信息反馈、信息管理机制和查询系统，对电子发票的去向实施有效监控，避免电子发票重复报销的弊端，有利于核验高校电子发票的真实性和唯一性，有利于促进高校财务信息化建设。