基于Alma系统的馆藏图书清点方法研究

毛李洁

[摘 要]在大数据时代，图书馆除了关注技术发展，积极进行系统更新换代外，更应结合自身实际状况，对下一代图书馆管理系统进行探究，以便加快自身结构调整，实现管理高效、功能优化，最终完成从传统图书馆到现代图书馆的转变。本文主要研究了以Alma系统为代表的下一代图书馆服务平台，分析了其对图书清点工作的全流程管理功能、作业报告分析及问题图书的处理方法，引导图书馆更好地使用下一代图书馆服务平台，从而促使图书的管理工作向以数字资源服务的数字图书馆全面过渡。

[关键词]Alma系统;图书清点;馆藏清点

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.06.084

[中图分类号]G252[文献标识码]A[文章编号]1673-0194（2019）06-0-04

0     引 言

纸本图书是图书馆的重要资产，对其进行有效清点是图书馆准确掌握馆藏实体图书的重要手段，也是确保书目数据准确性的主要方法。面对海量的馆藏图书，传统的数据处理技术已不能满足需求。在大数据时代，图书馆通过利用新一代基于云计算技术的图书馆服务平台——Alma系统，能够从根本上解决图书清点过程中出现的大量数据处理问题，还能从中提取重要的信息，从而有利于顺利开展图书管理工作。

Alma系统作为下一代图书馆服务平台的主流产品，可以将资源选择、印刷资源管理、电子资源管理、数字资产管理、元数据管理、链接解决方案和资源发现整合在同一个系统中，无须跨系统操作和同步数据，使图书馆能够综合分析全部馆藏图书并突出馆藏中的特色。截至2017年，共829家图书馆、33家图书馆联盟签约购买Alma系统，美国研究图书馆协会中包括哈佛大学、宾夕法尼亚大学等在内的35家成员图书馆选用Alma系统。清华大学图书馆于2017年1月选用Alma系统代替之前的Innovative Millennium系统，并于当年10月投入使用。针对图书馆馆藏清点工作，Alma系统提供架位分析报告功能，可协助图书馆完成馆藏清点工作。本文的研究重点是Alma系统的馆藏图书清点方法。

1     基于Alma系统的馆藏图书清点相关研究进展

笔者在中国知网期刊数据库中以“图书清点”或者“馆藏清点”为篇名进行检索，获得47篇文章，其中有24篇文章论述图书清点工作实践、23篇文章介绍图书清点工作流程。整体来看，目前各高校对图书的清点方法主要有：基于RFID的清点、基于SQL建立比对数据库的清点、利用自动化系统清点模块的清点、采用便携式数据采集器采集条码再进行数据比对的清点、利用手持清点设备的清点、设计开发图书清点系统进行清点和基于ALEPH单册管理系统的清点等。由此可看出，随着大数据时代的快速发展，新一代基于云计算技术研究的图书馆服务平台——Alma系统备受大众青睐，但Alma系统馆藏图书清点的方法研究还未被揭示。

2     清华大学图书馆基于Alma系统的馆藏图书清点的实践

清华大学图书馆在使用Alma系统后，以新书及常用书阅览室的清点经验为基础，通过对北馆（李文正馆）一层各专题书架的图书进行了试点工作，初步确定了清点方法，随后开始对总馆（北馆/西馆）开架借阅区图书进行清点工作。

2.1   Alma系统馆藏清点工作原理

在系统外创建待查文件，通常可以利用条码扫描枪扫描实物条码（Barcode）生成待查文件。文件格式可为Excel格式或文本文件（.txt）。将待查文件提交到Alma系统的架位分析报告模块（Shelf Report），通过比较运行架位分析报告与系统数据查看报告详情，识别丢失、错架或在架上的图书。数据的对比范围包括：指定图书馆Library的全部记录、指定馆藏位置Location的全部记录、系统指定的某段索书号或某个记录集合（Set）。

2.2   建立清点工作流程

清点工作是一项综合性工作，需要各部门相互配合。因此，在清点工作开始前，需要建立规范的工作流程。

2.3   清点工作的方式

在不影响图书正常流通的情况下，图书管理组分成2个工作小组，每个小组配备一台笔记本电脑、无线光笔和书车，采取“电脑（Excel表格）+无线扫描枪”采集条码的方式，对清点的所有上架图书逐册进行條码扫描。每天上午8：00和下午13：00抽调2名馆员带领2名图书馆勤工助理分队队员按照排架顺序进行图书条码扫描工作，要求平均每日清点图书不少于10 000册。

2.4   分析作业报告

Alma系统中“在架报告”运行结束后，会分析出6种类型的作业报告，分别是Items in place（已就位馆藏）、Missing items but marked in place（标记就位但已丢失馆藏）、Items on shelf but marked not in place（采集到但标志未就位馆藏）、 Known items not in place（已知不在架馆藏）、Items on shelf but out of range/set（已就位但超出对比范围的馆藏）和Barcodes with no matched item（无匹配的条码）。在系统中导出这6种类型的Excel表格后，需要进一步分析具体问题，打印问题书单并查找问题图书，及时进行处理。

这6种类型作业报告是整个清点过程中的核心部分，只有充分分析具体问题并及时处理问题图书，才能体现清点工作的重要意义。对于清点过程中遇到的问题图书，不同情况有不同的处理方式：

（1）Items in place（已就位馆藏）。这种类型是绝大多数的系统与实际相符的在架图书，无须处理。

（2）Missing items but marked in place（标记就位但已丢失馆藏）。这种类型主要包括4种可能情况：扫描过程中正在阅览或漏扫的图书、从数据采集到数据处理时间区间段归还回来的图书、每周上新的图书、实际遗失的图书。整个清点过程是开架进行的，不影响图书的正常流通，所以只需重点处理实际遗失的图书。笔者所在单位的图书管理组馆员在经过3个月的库区查找后，将确定实际遗失的图书表单交上级部门批置“查找中”状态。

（3）Items on shelf but marked not in place（采集到但标志未就位馆藏）。这种类型主要包括3种情况：Missing、Loan、Transit状态的图书。对于Missing和Transit这两种异常状态的图书，需找到图书并在系统中对其状态进行修正;对于Loan状态的图书，需要进一步分析具体原因，若是在清点扫描后分析报告前被借出，则无须处理（属于大部分情况）;若是清点扫描前被借出，则找出图书，做还书处理。

（4）Known items not in place（已知不在架馆藏）。这种类型是系统中已知的查找中、丢失、借出、编目、传送中等状态图书，无须处理。

（5）Items on shelf but out of range/set（已就位但超出对比范围的馆藏）。这种类型主要包括3种情况：错架、索书号错误且超出清点范围和条码错误图书。处理方式：将条码在源数据采集文件中找出所在位置，根据前后条码在系统中找出对应索书号，然后在书架相应位置找出问题图书，若是系统数据无误且图书信息错误，则重新打印并更换索书号和条码;若是系统数据错误，则交编目部处理。此时充分体现出按照排架顺序进行图书条码扫描工作的重要性。

（6）Barcodes with no matched item（无匹配的条码）。这种类型主要包括两种可能情况：系统中没有记录的图书和光笔误码，处理方式同（5）。

2.5   编制清点报告

清点工作结束后，将清点的数据进行汇总，统计分析清点图书数量。以本次清点为例，2018年3月20日-2018年5月17日，读者服务部图书管理组完成了总馆开架借阅区图书清点的扫描工作，共扫描图书410 196册。截至2018年9月18日，经过对遗失图书进行三轮查找，并将未找到的图书在Alma系统置“查找中”状态，图书管理组完成了总馆开架借阅区图书清点工作。本次清点实际馆藏量为487 129册，处理问题图书8 844册，置“查找中”图书1 725册，图书丢失率0.20%。清点统计结果以清华大学图书馆北馆中文社科开架图书借阅区为例：

3     基于Alma系统的馆藏图书清点方法研究的思考

图书清点工作是图书馆图书流通管理中的一项重要工作，也是图书馆馆藏基础建设的重要组成部分，在图书管理Alma系统的逐步推广和应用下，掌握基于Alma系统的馆藏图书清点方法的研究越来越重要。清华大学图书馆在架位分析报告功能的基础上，其馆藏图书清点方法得到了很好的应用，可为同行开展相关工作提供借鉴。在上述工作的基础上，今后的图书馆馆藏图书的清点还应在如下4个方面开展工作。

（1）Alma系统中无法识别“-”的排序，这给图书馆运行在架报告和分析作业报告带来一定麻烦，图书馆应督促Exlibris公司完善Alma系统中的中国图书馆分类法。

（2）Alma系统中在架报告单次运行最大数据量为5万册，对馆藏量大的图书馆的清点工作十分不便，图书馆应督促Exlibris公司上调数据限制。

（3）对于Alma系统中第二种类型的作业报告Missing items but marked in place（標记就位但已丢失馆藏），图书馆应督促Exlibris公司在输出的表格中添加“Last Return Date”和“Inventory Date”字段，以便直接根据日期筛选数据。

（4）Alma系统中设计统计分析模块，Fulfillment区域数据不完整，对于未在Alma系统中进行操作的原系统数据没有记录;Physical Items区域输出的字段不完全，图书馆应督促Exlibris公司进一步改善。

4     结 语

Alma系统提供的架位分析报告功能，能够分析具体明确的问题图书报告，能够有效完成图书馆馆藏清点工作，保证馆藏实物和馆藏数据的一致性，方便读者借阅、促进图书流通。目前，图书馆行业正进入计算机管理系统全面更新换代的升级和转型时期，利用新一代图书馆服务系统，能够提高图书馆管理水平，向以数字资源服务为基本方式的数字图书馆全面过渡。

主要参考文献

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