基于大数据理论的企业档案管理提升策略

张青云

摘 要：企业档案在现代企业中属于十分重要的一种资源，在各种企业资源中占据重要地位，并且在企业稳定良好发展方面具有重要作用，因而对企业档案进行合理管理十分必要。在当前企业档案中，电子文件属于重要组成部分，电子文件管理十分重要，而在大数据时代背景下，应当对档案电子文件大数据管理加强认识，并且应当选择有效对策对电子文件合理进行大数据管理，以提升管理水平。

关键词：企业档案；电子文件；大数据管理

大数据时代的到来，对档案管理既是机遇也是挑战。网络信息技术在档案管理中的应用，改变了档案管理的模式，提升了档案管理的效率。传统档案管理方式已经无法适应新时代档案管理的要求，需要经过改革和创新档案管理模式，才能适应档案管理信息化的要求。本文主要探讨在大数据时代，档案管理工作面临的挑战以及应对策略。

1 大数据时代档案管理面临的挑战

1.1 管理方式发生变化

传统档案管理模式，对于档案的利用率偏低，有着“重藏轻用”的情况，档案管理工作停留在档案的归档、保存方面，缺乏对档案的利用，限制了档案事业的发展。大数据时代，要求档案管理工作注重对档案资源的整合，建立信息化档案管理系统，注重对档案价值的挖掘开发。档案管理从对纸质版的档案管理，转变为对电子版档案信息的管理，这样不仅提升工作效率，而且也使档案成为一种信息资源。当前，档案管理方式还较为传统，档案信息化管理的推广程度不高，有待进一步加强。

1.2 大数据时代对档案信息的安全性提出了挑战

与当今信息化社会不相适应的是信息安全问题，大数据时代信息传播发展飞速，网络化给人们带来便捷的同时也带来了隐私的安全性问题。档案管理作为收集、整理、分析、保护历史资料的一项工作，尤其应注意档案资料的安全。既能够充分利用大数据实现现代化的档案管理，又要实现档案资料管理工作的安全运转，是档案管理工作者需深入研究和解决的问题。

1.3 档案管理人员素质要求提升

传统档案管理工作是一项较为简单的工作，由于本身工作并不受重视，档案管理工作大多采用兼职人员或者非专业人员负责，对于档案的管理也局限在档案的存取、整理等方面，档案管理人员的素质良莠不齐，缺乏专业的档案管理人员。大数据时代，档案管理工作内容发生改变，从对纸质版档案的管理，变为数字化档案管理，计算机技术、网络技术以及现代化设备的使用，对于档案管理人员的素质有了更高的要求。不仅要求具有档案管理的专业知识，还要能够接受新鲜事物、理念，拥有良好的创新能力和服务意识。

2 企业档案电子文件大数据管理的有效对策

2.1 科学合理利用相关技术手段

在企业档案管理工作中，为能够使档案电子文件信息得以更好保存，确保其能够实现更好应用，应当对相关技术手段进行科学合理应用。其一，签署技术的应用。该技术的应用具体就是在档案电子文件中实行数字签名，或者进行光笔签名，对于电子文件中签名，可将其作为重要依据，从而对电子文件原始性、真实性以及完整性与安全性实行检验。就目前实际情况而言，在电子文件中所应用签署技术主要包括两种，其中一种为光笔签名技术，另外一种为数字签名技术。其二，防写措施的应用，这一方面主要就是对于企业档案电子文件而言，可将其设置成为只读模式，用户在使用查阅档案资源时只能对信息进行读取，无法对信息进行修改，从而也就能够使档案信息安全性提升，保证档案电子文件安全管理。其三，加密技术的应用，在企业档案电子文件管理中，通过对加密技术进行合理应用，对于一些相关涉密文件，可使其非公开性得到较好保证，在避免电子文件泄密方面属于十分有效的一种方法。这一技术的目的就是通过对数字方法进行利用，促使涉密信息实现伪装，从而可保证非法入侵人员无法对涉密信息真实内容了解，通常情况下选择双密钥法。加密技术的应用可控制用户访问，可对用户在电子文件方面的操作进行合理限制，从而使电子文件管理得到理想的效果。

2.2 构建档案服务的“1+N”模式

社会成员应该积极参与到档案管理模式的创新工作中，共同并举，落实档案服务“1+N”模式。对于大型的综合档案馆，一定要肩负起公共服务的职责，对专业档案馆以及企业的档案馆的资源进行整合，以及档案中介机构等，弥补“1+N”模式的不足，以共同改变档案服务，使其主体的格局实现单一化。為了尽量满足社会各界的需求，不管在制度上，还是政策上，都要形成规范化，促进社会组织、个人等参与到档案事业中，进一步构建“1+N”模式，从而提高服务能力。构建“1+N”模式，应提高档案事务的处理能力，培养收藏档案的机构，完善解决方案。在现阶段，档案的中介机构可分为3类：1）以档案整理、寄存托管作为主要的承揽内容，兼查询、配送等全套事务。2）档案管理软件的开发公司，并且，负责档案数字化的扫描业务。3）收藏某个时期的、特定的载体档案。

2.3 加快档案管理职责内容和重心的转变

大数据时代，档案管理工作不再单纯的是对档案进行收集、整理、归档等，还要求实现文字档案和数字档案的统一管理。档案管理人员不再是被动地接收档案，而是主动地履行管理制作，进行档案资源的开发，使档案管理变为档案服务，服务意识不断提升。档案管理人员将档案的开发和利用作为档案管理的重要内容，同时注意档案资料的审查，保证档案的真实性。档案管理人员积极参与档案信息系统的建设，提出自己对档案管理工作的意见、档案信息管理系统需要具备的功能、档案信息的录入等，全员参与才能保证档案信息管理系统的不断完善，实现档案的数字化管理。

2.4 加强档案管理的安全防护

虽然大数据给档案管理工作带来了诸多的好处，但是不可避免的也带来了很多潜在的安全危机，工作人员一定要做好档案管理与使用的防护措施，在单位内部建立监管制度变得十分有必要。一方面，档案信息在数据库中能够被共享与公开，这给需要使用的工作人员创造了便捷条件，同时也降低了信息的安全系数。所以，各个行业在利用大数据进行档案管理的同时，还应当建立内部监管制度，对本单位的档案进行得当的保护。另一方面，还应当增强工作人员的安全防范意识，利用网络进行档案管理工作时，要注意对网络风险进行排查，对于内部使用的管理软件要定时更新升级，千万不能掉以轻心，以免因为网络病毒的侵害对档案管理工作造成不可挽回的局面。

3 结束语

综上所述，传统档案管理和现代化档案管理有着明显的区别。大数据时代，传统档案管理面临诸多挑战，传统档案管理的弊端逐渐暴露出现，管理效率低、忽视档案的开发、管理人员素质低等情况，为了进一步促进档案管理的发展，首先，应更新档案管理理念，从思想上重视档案管理工作，重视档案管理人员的培养和档案资源的开发利用。其次，加快档案管理职责内容和重心的转变。档案管理工作重心从档案的整理、归档，转变为档案的审核、开发和利用。最后，提升档案管理者的综合素养。外部引入优秀档案管理人才，内部加强档案管理人员的培训，建立档案管理认证制度，对档案管理人员的业务水平进行考核。

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