数字化档案在档案管理工作中的作用及展望

杜文颖

摘 要：社会的发展离不开人才，而人才的培养离不开教育，电子数据化的时代，相关的现代电子技术和信息技术也在逐渐提高的需求中，不断的完善创新。现代科技推进市场经济的发展，也改变着人们日常生活的方式；在时间的进程当中，我们也不得不承认，在现今的生活发展过程中，数字媒体和数字网络的普及和广泛使用，使得现在的生活和工作都离不开其的辅助，即传统信息的保存、使用方式已不能再满足相关的实际需求；由此，信息的数字化也在相应需求的过程中，得到高速的发展，本文对信息数字化对档案管理的影响进行相关探究。

关键词：数字化档案；档案管理；展望

档案是社会发展过程中的重要信息资源，在社会各个领域发挥着重要的作用，随着信息技术、大数据量和现代科学技术的飞速发展，传统的档案管理模式已经滞后。档案数字化管理是当前档案工作的必然要求，是信息技术发展的必然结果，是提高档案管理水平的有效途径，数字化档案管理已成为档案事业发展的新趋势。因此，必须充分利用数字技术对档案进行数字化，促进档案信息的有效整合与开放，提高档案的利用率，以更好地服务于社会和人民生活。

1 数字化档案管理

档案数字化管理系统是信息技术、高新技术和档案管理相结合的现代技术。数字档案管理是通过扫描、压缩、变换等手段，将各种原始档案转换成图像、声音、视频等文件。通过字符识别等技术，可以实现对每幅图像进行科学匹配的手段，在应用先进的仓储管理技术时，可以实现图片和索引。字段存储在各种大容量存储介质中，如光盘库、磁带库等，可以通过各种方便的查询手段快速检索所需的档案，并可以分布到局域网和互联网上。最后，实现了新兴的“数字档案”管理网络的档案管理技术。

2 档案数字化管理的优势

2.1 优化档案归档管理程序

在信息技术时代，随着信息化的快速发展，档案管理工作变得越来越繁重。由于数字档案管理系统能够保证信息采集和传输的快速和畅通，因此能够及时归档这些档案管理，节约河流，大大提高档案采集整理的效率。另外，通过数字档案管理系统，通过信息网络及时传输档案，可以实现档案的远程档案管理。

2.2 降低档案管理成本

传统的档案管理主要由手工整理和归档纸质档案组成，这种粗放的档案管理模式消耗了巨大的办公费用。随着信息量的增加，只有通过增加办公人员的数量才能完成档案管理的任务，通过构建数字档案管理系统，将档案的载体形式转化为存储盘、光盘和服务器，有效地节约了档案管理的成本和空间，从而降低了档案管理的办公成本和仓储管理成本，提高了档案的经济效益。

2.3 优化档案资料的检索查询

数字化档案管理系统取代传统的手工纸质档案管理模式后，档案数据的统计效率和质量有了很大的提高。同时，由于数字档案管理系统建立了数据库和共享网络平台，有利于档案的在线传输、交换和检索。此外，档案数据管理的数字化能够实现档案数据智能检索的检索效率和范围，有助于提高档案数据的利用率。

2.4 有助于档案资料的及时更新

数字化档案管理系统大大提高了档案的收集整理效率，整个过程由计算机处理。因此，可以优化档案信息系统的工作流程，及时将各种档案上传到数据库中，从而大大提高档案的及时性。

3 数字化档案在档案管理工作中的作用

3.1 规范和标准企业档案管理

实现数字化的档案管理应构建完善的档案管理数据库，即通过人工或扫描等方式将纸质档案录入到电脑当中，以此来建立电子化的档案管理数据库，其并非只属于一个存储平台，也是现代化企业档案管理的一种管理方式。因此，企业当中的档案管理部门需要有步骤与计划的对档案管理库予以构建，让相关使用者能够更加便捷的档案予以使用与建设。同时，企业各个部门通过相同的档案信息存储格式能够确保及时的对档案信息进行查看与更新，以此来让企业档案管理变得更具标准性与规范性，这样能够解决传统档案管理模式中存储不便、查阅慢以及查找难等相关问题。同时，数字化的档案管理应遵循统一化、规范化以及标准化的基本原则，并在企业内部当中开展统一的数据划分模块，以此来让资源实现更好的共享，确保数字化档案管理的效能与质量。

3.2 有利于提高工作效率

網络信息的飞速发展，使得我们逐渐步入了计算机信息网络时代。现阶段，我们的生活与工作均和计算机紧密相关，计算机除了运算速度极快之外，还能够对数据信息予以有效的处理。众所周知，数字化档案指的是将计算机作为数据传播的基本载体，能够将大量的数据信息存储在其中，属于数字化档案管理的一大优势。在传统纸质档案管理的过程中，工作人员一般都是采取人工的方式来对各类档案进行管理，所以会耗费大量的时间，甚至还会出现遗漏部分重要数据的情况，进而会影响工作质量与作效率。而数字化档案管理不仅改变了传统纸质档案管理模式，还有效提升了工作效率与质量。

3.3 节省企业资源，降低运行成本

数字化的档案管理，可以有效节约企业资源，降低企业在运行方面成本，这主要得益于只需将数字化的档案信息存储到计算机硬盘当中，避免了对纸质资源的耗费。例如，理论上一张软盘能够存储约70万字符的汉字，若通过纸质的方式将其呈现出来，所耗费的数量是巨大的。而随着移动硬盘的产生，数字化的档案管理变得越发的便捷与高效了起来。同时，在档案管理工作中应用数字化档案只需开展日常的软件升级与网络维护，而传统纸质档案管理则需要防止纸张出现潮湿或被虫蛀的情况，这样就需要投入较多的人力资源。其次，数字化的档案管理能够让档案资源实现无限期的使用，不必再去担心档案资源的丢失与损坏。

4 数字化档案的发展展望

就数字化档案今后的发展而言，其必然会向着市场化、信息化、网络化以及综合服务性的方向发展。因此，需把握好数字化档案的变化形式，才可以推动数字化档案实现更好的技术革新与开发，以便于其发挥出更大作用。其次，就未来网络信息化技术的发展趋势而言，数字化档案会逐渐向着网络服务和发展共享的方式发展，这主要是由于只有不断的开发新技术，才可以对数字化档案服务的应用范围予以拓展，使之发挥出真正的作用与价值。

5 结束语

档案的信息数字化管理，是应现实发展需要而进行的相关现代化电子信息技术的引入和使用，其应用在很大程度上降低了对信息管理的人力、物力、财力的投入，提高相关管理工作效率和质量；同时保证了相关档案信息的准确性和安全性。可以说相关的档案信息的数字化，是在相关群体在高速社会发展中，为符合发展进程和满足相关高效中，以需求作为导向、以优选作为基础。不断提高相关信息管理人员的工作技能和职业素质的同时，保证其在不断的学习和培训中，具有较高的法律意识和责任意识；只有在相关的相关信息管理人员自身专业素质不断的提高，才能在保证相关信息管理的安全性和稳定性当中，真正确保相关档案信息数字化管理的稳定开展。

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