分析事业单位档案管理中的电子档案管理

路雁飞

摘 要：信息化社会背景下，事业单位档案管理工作也需要进一步改革和创新。电子档案管理是事业单位档案管理工作的发展趋向，也是传统档案管理工作寻求发展的必经之路。单位内部管理者要重视电子档案管理工作，要结合档案管理工作的特点，科学选择管理方法，积极引入网络信息技术，全面提高事业单位档案管理电子档案管理水平。

关键词：档案管理；电子档案；电子档案管理；安全性

档案管理涉及多方面内容，包括档案信息的搜集、整理、鉴定、管理等等。这些信息不仅记录着事业单位建设发展的重大事件，也是事业单位未来运营的指导和数据支持。随着信息技术的普及，电子档案在事业单位档案中的引用也更加广泛，进一步优化电子档案管理实效显得更加必要。

1 事业单位档案管理重要性

档案管理的基本性质是一项管理性、服务性、政治性的工作。档案管理的作用是做好管理文档的工作，做好服务性档案管理的工作。档案管理不会凭空生产出物质或者金钱。档案管理中的档案不是由档案管理机构或者档案工作人员产生的，也不能被他们所利用，档案管理是一种专门负责管理各部门形成的历史文件的专业，所以档案管理是管理性质的工作。

档案管理系统并不是孤立的，而且它是所有社会管理系统中不可缺少的组成部分。档案管理是一项通过提供档案信息来为社会实践服务的工作，这是不同于其他工作的特点之一。在历史的各个阶段，在社会中，档案管理工作都必须为文化、经济、政治服务，否则档案管理就不会存在，也难以发展。档案部门尽管会研究档案、也会进行编著等活动，但是他的目的是为了更好地适应社会的需要，并被社会所利用，是具有服务性的活动。在阶级社会中，档案管理工作会体现出一定的阶级利益和阶级关系，这被一定的统治阶级掌握着，为一定的经济、政治和文化服务，这个服务的方向集中表现了档案管理工作的政治性质。

2 电子档案管理与其特点概述

2.1 电子档案的概念

在现代事业单位的档案管理中，基本都实现了自动化办公，将档案信息录入到计算机系统中，形成电子文件，然后通过程序的运行对电子文件进行批量处理，电子档案管理师现代档案管理中的主要形式，可以为用户提供完整的档案管理功能和网络查询功能，可以与本单位的OA办公自动化和DPM设计过程管理，或者与MIS信息管理系统相结合，形成更加完善的现代化信息管理网络。

2.2 电子档案的特点

在传统的档案管理工作中，主要是以手工抄写和整理的方式来完成的，工作效率十分低下，整理费时、不易保存、查阅困难，不利于档案的高效利用。为了有效的提高工作效率，将计算机网络和信息技术应用到档案管理中，不仅降低了工作人员的劳动强度，同时提高了工作效率和对档案信息的利用。主要优势表现在如下几个方面：

1）处理速度快。和传统的档案管理相比，电子档案管理的第一个优点就是信息处理速度快。传统的档案管理其内容录入的时候一般需要采用手写，而这种录入的方式是非常缓慢的，完全不能够满足时代的需求。而电子档案则不同，其部分的内容都只需要扫描进入即可，电能能够自动生产文档，其效率提升何止十倍。能够很好的适当当前社会的快节奏。因此被事业单位所喜爱。

2）查阅方便。查阅方便是电子档案管理的第二个特色。其主要的原因就在于传统的档案查阅是依靠人力来完成的。工作人员需要在庞大的档案储备中不断的查找，最终才能够得到相关的档案。但是电子档案管理中，其查阅主要是依靠电子计算机的运算核心。这个运算中枢能够在最短的时间内检索大量的文件，而且当前社会中还引入了大数据，云计算等模式，几乎可以做到实时查询。这是非常关键的。尤其是对一些生僻文件的查询上，其作用更大。

3）存储稳定。相比于传统的档案管理来看，电子档案自身的稳定性是更高的。这个稳定性在当前来看主要分为两个方面，第一个就是材质的稳定性。传统的档案管理所采用的记录材料是纸张，而纸张是有着一定的保质期的。当时间太久，而且没有储存的完善，就很容易导致档案的损坏。而电子档案管理则不同。其储存的主要是计算机中的储存空间。因此能够完成长时间的保存，而不用担心其损坏。第二个就是储存方式的稳定性。传统的档案储存都是依靠档案室来完成的。如果发生了档案室迁移，或者档案室的灾害，那么档案的丢失概率是非常大的。在上个世纪，这种情况时有发生，造成了许多的危机。但是电子档案管理的储存核心只是计算机，内存卡，U盘等储备设备。一旦档案室出现问题，那么随时都能够将档案转移。同时，电子储备也能够快速的完成备份，这是传统档案管理所做不到的。因此，电子档案管理的稳定性非常高。

3 事业单位档案管理中的电子档案管理

1）建立并完善电子档案管理制度。制度的完善是任何管理工作的前提，通过对电子档案特点分析，发现由于计算机网络本身的特性和数字信息存储的特点，本身就存在着一定的风险。一旦档案信息存储电脑系统被侵入，则可能发生档案信息盗取、丢失、篡改等情况，无形中增加了电子档案的风险。因此为了保证电子档案安全有效的存储和管理，必须制定与之相匹配的管理制度，并逐步形成完善制度體系。

2）严格规范形成电子档案的标准。近些年，电子档案在形成过程存在多种不同的文件格式，其格式转换、元数据收集、归档数据包组织是否合符要求等一系列的要求必须有完善的标准体系，必须严格遵照国家规定的统一标准格式。对于来源不同的电子档案的接收制作，存储方式，指标参数以及显示查询系统等等均要加以规范。与此同时，对电子档案的背景材料和源数据也要一并留存，确保形成的电子档案具有完整性。

3）加大电子档案管理人才培养力度。档案管理工作的保密性和服务性极强，这就要求档案管理人员具有较高的素质。我们要注意保持电子档案管理人员工作岗位的延续性，频繁的人员调动只会大大打击档案人员的积极性和档案工作的持续性。同时，电子档案管理人员必须与时俱进，加大专业学习力度。档案管理其实是一门专业性较强的学科，除了档案相关方面的知识以外还必须掌握一定程度的计算机信息系统方面的专业知识，才能够适应新形势下电子档案发展的新要求。

4）建立严格的电子档案管理模式。电子文件归档后，为保障文件安全，必须建立严格的电子档案管理模式。首先要规范存储载体，其保管条件应该远离有害气体与强磁场环境；其次要对计算机建立定期安全检测制度，保证计算机及其各种存储载体远离病毒，同时当载体产生损坏时，能够及时采取有效的补救措施；再次就是必须建立电子档案备份制度，当无法预知的损失一旦发生时，尽量地将电子档案的损失降到最低。

4 结束语

事业单位档案管理与事业单位建设发展有着密切联系，在信息化时代背景下，电子档案的应用，大大提高了档案管理实效，促进了档案管理工作的现代化进程。在电子档案全面普及的情况下，充分挖掘和利用网络信息技术，优化电子档案管理方法，提高电子档案管理质量显得更加必要。

参考文献

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