关于如何加强档案建设推进干部人事档案数字化

摘 要：随着社会的迅猛发展，传统纸质档案已经无法顺应时代的发展，也无法满足档案工作的实际需求。因此，数字化档案的建设逐渐被提上日程。在信息化时代的背景下，数字化、规范化的档案建设已经成为现代化档案建设管理的重要组成部分，不仅可以提升档案信息的存储量，还能提升档案管理工作的效率与质量。因此，数字化档案的建设已经成为当下干部人事档案管理相关工作者的首要工作内容。基于此，本文针对加强干部人事档案数字化建设的策略进行探究，望具有参考价值。

关键词：干部人事档案；数字化建设；策略；重要性

在信息技术迅猛发展的前提下，传统纸质档案已经朝着数字化档案的方向不断建设，让档案工作迎来了全新的升华，拥有更好的发展前景。数字化档案的建设已经是当下社会发展的必然趋势，是时代发展的必然走向。数字化档案的建设对人事档案管理人员而言，不仅为干部人事档案的可持续发展奠定良好的基础，还能提升档案工作的有效性，进而提升企事业单位整体工作质量与效率。而干部人事档案是国家档案存储中占有至关重要的位置，它记录着干部的个人经历、能力、工作业绩以及政治思想等内容，对国家选用、提拔干部有着至关重要的影响，对国家的进步与发展发挥着不可替代的作用。所以，干部人事档案的数字化建设迫在眉睫。

1 干部人事档案数字化建设的重要性

在传统的档案工作中，干部人事档案基本存储于当地的档案馆以及相关的政府部门之中。其中保存的档案资料有着巨大的价值和意义。但是随着时间的推移，存储在档案馆以及相关部门中的干部人事档案数量逐渐增多，随着而来的就是档案管理员面临着越来越多的工作量，并且因干部人事檔案有着非常大的作用，所以在相关管理人员在管理过程中需要小心翼翼，这使得管理人员的管理效率逐渐降低，对相关工作的开展产生严重阻碍，进而产生较大的影响。但是随着信息化时代的到来，科学技术的成熟驱使着干部人事档案朝着数字化的方向不断建设，通过计算机的操作来取代传统的档案的纸质管理。虽然我国现阶段干部人事档案数字化建设已经取得了一定的成效，但是目前仍处于数字化建设的初级阶段，还无法完全支撑起相关的档案工作。因此，加快干部人事档案数字化的建设已经成为国家发展进步的首要工作[1]。

随着时代的发展，快捷性与便利性已经成为社会发展的新风向，就像领导下发的相关决策，需要各个部门在团结合作的基础上，高效、快捷的完成任务，并具有较高的质量。而干部人事档案工作的低效率会对相关工作产生一定的影响。干部人事档案是档案管理工作的重要组成部分，而干部人事档案工作效率的低下会直接影响到整个档案管理工作的效率和进度。因此，需要加快干部人事档案的数字化建设，使得档案工作提升其工作效率，适应社会的发展，满足时代进步所需要的必然要求。

2 数字化干部人事档案建设过程中存在的问题

尽管当下数字化干部人事档案正在如火如荼的开展，但是受到诸多因素的影响，仍然存在一些问题对数字化干部人事档案建设速度产生影响。其主要问题有，部分档案管理人员受到传统管理体制的影响，在当下管理建设过程中仍然沿用传统的管理方式，没有新型管理人才去管理相关的数字档案系统和软件。部分地区的档案馆甚至是采用自行研发的管理软件，使得管理建设工作效率低下[2]。并且因为相关数字化管理的配置相对落后，导致在进行数字化干部人事档案录入时发生录入错误的情况，而且在管理建设过程中还会出现不及时更新的现象出现，造成相关数字化档案工作效率与质量不尽人意。这些问题最终导致干部人事档案工作无法满足数字化管理的需求，致使干部人数档案数字化建设效率、质量与速度产生影响。形成纸质档案与数字档案并存的局面，给相关人员的阅读利用工作产生一定的影响。另外，干部人事档案管理过程中存在问题，部分数字化档案馆缺少复合型档案管理人员，使得某些地区及时完成干部人事档案数字化建设，但是其管理质量与管理效率也没有明显提升，对数字化档案建设产生误解，最终导致对干部人事档案建设产生一定的影响。除此之外，档案资源的利用与开发只停留在表面层次，部分数字化档案馆利用率较低，并且针对于档案查询功能只停留在检索查询阶段，在进行服务时经常会形成较为封闭和被动的局面。因此，需要转变当下数字档案工作现状，以此来推动数字化干部人事档案的建设。可以通过开发网上查询功能，可以清楚掌握干部人事档案的情况，避免档案字在存储、查阅的过程中出现损坏丢失的情况。干部人事档案的数字化建设不仅可以提升相关工作人员的效率与质量，还能实现资源共享，极大提升了干部人事档案的利用率。所以，需要在保证建设质量的情况拿下，加快干部人事档案建设的速度与效率，以此来提升干部人事档案的利用率，并为社会的发展提供强有力的支撑。

3 加快干部人事档案数字化建设的有效策略

3.1 制定标准化的建设制度

要想有效的加快干部人事档案数字化的建设，就必须要规范化其建设标准，以此来实现数字档案建设的统一化。在当下，我国干部人事档案数字化建设正处于初级的阶段，而在这个阶段中我国数字化档案管理水平还不足以支撑数字化档案的整体工作，并且缺乏统一性的建设标准，在数字化档案管理软件方面有较大的差异性，对数字化档案建设的有效性产生实质性的影响。因此，要想在整个干部人事档案数字化建设过程中运筹帷幄，需要针对各个不同地区的不同情况，制定一个统一的建设标准，使得数字化档案建设更加标准化以及规范化，以极大提升数字档案建设的效率与质量。当然，在制定统一标准的过程中，无法做到瞬间形成全国统一的标准，所以需要一步一步进行统一，从各个地区的统一逐渐上升到全国统一，进而让我国的数字档案工作更加稳定和成熟[3]。

3.2 进行有效的推广和研发

在干部人事档案数字化建设过程中，以网络为基础，将纸质档案数字化之后，可以使其从一个地区的运用转变成整个国家的资源共享。例如某些地区的一些相关文件都是针对一个地区所制定的发展策略，而我们要想实行先让一部分人富裕起来，然后再带动其他人共同富裕。主要方式就是通过全国性质的档案信息平台，让经济较为落后的地区对我国经济发展趋势进行分析，然后在带领其进行有效性的发展。而干部人事档案数字化的建设能间接的体现出地区发展的现状，进而选择出相对落后的地区进行带动式发展。由此可以看出，干部人事档案数字化的建设有着重要的价值和作用，然后对其进行不断的推广与研发，进而让干部人事方案数字化建设发挥出更多的效用，为我国的可持续发展奠定良好的基础。

3.3 落实档案的准确性

在干部人事档案建设过程中，其中最重要的工作就是对庞大的档案资料进行筛选、落实，需要将不准确、没有及时更新的档案进行筛选和落实，并结合实际情况进行档案清理。当然，相关的工作人员切记需要定时更新档案数据库，否则数字化干部人事档案只是有数量，却没有质量。另外，在面对数量多、无序列、范围较广的信息资源时，相关人员不仅需要运用计算机技术与计算机来进行信息更新，还需要以互联网技术为基础，对相关管理软件进行更新与开发，以此来将档案数字信息整理、更新与检阅、搜索功能结合在一起，在提升数字档案利用率的同时，提升工作人员整体更新档案的效率。因干部人事档案的重要性，所以在干部人事档案数字化建设过程中，需要仔细认真，切不可出现半点的马虎纰漏。并需要从干部人事档案的源头之处开始进行核查，以此来确保数字化档案的准确性以及质量。另外，还需对相关工作人员、查阅者、接受者实施责任到个人的制度，以此来确保干部人事档案的安全性与质量。

3.4 做好纸质档案分类工作

当下，干部人事档案数字化的建设其主要目的就是为了能够提升档案的利用率，提升档案工作的质量与效率，将纸质档案转化成档案信息资源，实现档案资源共享，将数字化档案的价值与效用发挥到最大化。而在加快干部人事档案建设的过程中，需要认清一个事实，那就是我国的纸质档案每天都在以一个惊人的速度在不断增长着，而针对这个问题，需要档案馆管理工作者做好纸质档案的分类，只有这样才能提升纸质档案数字化的质量与效率，进一步加快干部人事档案的数字化建设，从而实现我国纸质档案馆信息化的转变。

3.5 注重数字档案信息的安全性

在干部人事档案数字建设的过程中，还有一个至关重要的问题，那就是信息档案的安全性。为了确保数字干部人事信息档案不丢失、不损坏、不被犯罪分子获取，进而从中获利，需要从档案管理工作角度确保干部人事数字化档案的安全性。需要针对数字化档案管理的实际情况制定相应的管理制度与法律制度。然后通过定期检查，针对管理层进行严格监督，以此来提升档案的安全性。另外，相关人员应注意对管理软件的开发与维护，防止管理软件因自身系统崩溃导致文件損坏和丢失，并且针对管理软件设置相应的防火墙，以此确保管理软件不受病毒以及黑客的侵扰，同时做好相关的备份还原工作。通过这种方式来最大化确保数字档案的安全性，为干部人事档案的长远发展奠定良好的基础，并提升其数字化建设的效率与质量。

4 结束语

综上所述，加强干部人事档案数字化建设对我国社会的发展和进步有着至关重要的影响和作用，并对我国机密信息的良好保障提供巨大的帮助。因此，需要认清当下发展趋势，总结出干部人事档案数字化建设过程中存在的问题，及时制定解决策略并加以实施，然后再结合有效的措施来提升干部人事档案数字化建设的质量和效率，从而为实现我国纸质档案馆完全信息化这一目标奠定良好的基础，并提供强有力的支撑。

参考文献

[1]迟菲菲，颜晓燕.无锡市级医院干部人事档案数字化管理平台改进设想[J].经营管理者，2017（24）.

[2]丁丽荣.关于干部人事档案整理中存在的问题分析和建议探讨[J].科技展望，2017，27（18）.

[3]刘英，陈洁.对推进干部人事档案专项审核工作的几点思考[J].教育现代化，2016（8）.

作者简介

黄莉雯（1982-），女，广西南宁人，馆员，硕士研究生，研究方向：档案管理。