档案信息化管理的优势及安全问题分析

张宏军

摘 要：随着社会的不断发展，信息技术逐渐被运用到各行各业之中。作为单位管理中的重要组成，档案管理的信息化建设对提升档案管理质量有效率，促进事业单位的可持续发展有着重要的作用。但是在当下信息化档案管理过程中，受到诸多因素的制约，仍存在些安全问题对档案信息管理产生影响。基于此，本文针对档案信息化管理的优势与存在安全问题进行探究。

关键词：档案信息化管理；安全问题；优势

随着社会的不断发展，档案管理工作其作用与价值逐渐显现出来，而在信息技术迅猛发展的背景下，档案管理工作正朝着数字化、信息化的方向不断发展。相较于传统档案管理模式，信息化档案管理存在诸多优势，有效提升档案管理工作的有效性。但是在档案信息化管理过程中，仍然存在一些安全问题对档案管理工作产生影响。因此，要想有效提升档案信息化管理的效率，需要明确当下档案信息化管理中存在的问题，结合有效的策略来提升其管理质量，进而促进档案事业的可持续发展。

1 档案信息化管理的优势

1.1 提升检索有效性

在当下档案管理过程中，传统的档案管理方式针对档案搜索工作主要采用人工案卷、目录的查找，其查找效率较低，并且档案查找的质量不能被保障。而档案信息化管理可以通过档案管理软件进行档案资源的查找，大大提升其查找效率，并避免档案查找错误的现象发生。

1.2 提升档案利用率

传统的档案存储管理，主要通过纸质的方式进行存储。这种方式需要通过人工的方式进行复印归类和细分，增加了档案管理人员的工作量，并对档案资源的利用率产生严重的影响[1]。而档案信息化管理则是以计算机为依托，实现档案资源的数字化转变。打破空间与时间的限制，实现相关人员的随时随地查阅，提升档案资源的利用率。

1.3 便于信息的共享和传输

传统纸质档案管理，使用人员需要通过邮寄或者是传真的方式进行传输。虽然在一定程度上确保档案的安全性，但是其效率受到严重的制约。而档案信息化管理的建设，可以实现对档案资源的网络传输与共享，提升信息共享与传输的效率，进而减少相应的人力与财力的投入。

2 档案信息化管理中存在的安全问题

2.1 檔案信息资源的真实性

传统的纸质档案管理，档案需要具备领导签字盖章以及单位盖章，可以有效确保档案的合法性与安全性。而信息化档案资源在使用过程中极易被修改和复制，这对档案资源的合法性与真实性产生严重的影响，降低档案信息化管理的安全性。

2.2 传输安全性问题

在档案信息化管理过程中，可以依托于网络技术实现对档案信息资源的高效传输。而在实际传输过程中，受到一些因素的影响，使得档案信息资源出现被窃取、伪造以及损坏的现象，对档案资源的使用产生影响。

2.3 信息资源存储的安全问题

受到存储载体寿命、计算机软硬件设施生命周期以及管理平台稳定等因素的影响，使得信息化档案资源在存储过程中受到影响，进而发生信息档案资源损坏、丢失的现象出现[2]。

3 档案信息化管理安全问题的解决措施

3.1 注重对信息档案合法性和真实性的提升

针对信息档案资源的合法性和安全性，事业单位需要提高重视度，以实际情况为基础，采用加密技术来有效提升其档案的真实性与安全性。事业单位可以以自身实际情况为基础，科学选择合理的加密技术[3]。当下主流的加密技术主要分为两种，一种是对称类的加密技术，而另一种则是非对称类的加密技术。所谓对称类加密技术，就是指在进行档案加密过程中，所使用的加密和解密的密钥是相同的，此类加密技术运用的范围较为广泛，大部分事业单位档案信息化管理都选用对称类加密方式；而非对称类的加密方式是指针对档案的加密和解密，是需要运用不同的密钥。这种加密方式在实际使用过程中，对于加密的密钥，事业单位可以选择适当的公开，而解密的密钥需要确保一定的保密性，需指派特定的工作人员进行管理。这种非对称类的加密方式相较于对称类加密方式，有着更好的安全性。通过加密技术的运用，可以实现对档案资源的有效存储，有效防止档案资源被肆意篡改和修改，提升信息档案资源的合法性与真实性。

3.2 注重对管理技术的优化

针对档案信息化管理而言，需要进行不断的革新和优化才能顺应时代的发展，满足事业单位的实际使用需求，进而促进档案管理工作的可持续发展。因此，事业单位需要对管理技术的优化提高重视度，针对信息化档案管理的各个方面加大投入力度，以此来优化档案信息化管理环境。当然，事业单位需要重视对监控技术与权限控制提高重视度，在实际优化过程中，需要对档案的访问用户进行身份验证，以此来避免非权限用户对重要档案资源的利用[4]。访问权限的控制，可以对用户进行层次设置，针对不同层级的使用者提供不同的使用功能和服务，以此来确保档案资源的安全性。其次，需要注重对监控技术的优化，以实际情况为基础，对防火墙的建设进行不断优化，制定档案纯传输协议，对档案传输通道进行加密，以此来提升档案传输、共享的安全性，提升档案信息化管理的有效性。

3.3 注重对安全管理制度的健全

信息化的档案资源在存储、管理以及使用过程中，都存在档案资源丢失、损坏的可能。因此，针对此类问题，事业单位需要以实际情况为基础，对安全管理制度进行健全和完善，在实际管理过程中，需要明确责任落实到个人的制度，管理人员需要对管理环节出现的问题负责，档案制作人员需要对信息化档案制定环节出现的问题负责，使用人员需要对使用过程中出现的问题负责，以此来约束人员的行为，并引导相关工作人员认识到信息档案资源的重要性[5]。其次，需要制定相关维护人员进行定期维护的制度，以此来确计算机软硬件以及管理平台的使用寿命，并避免相应问题的发生，进而提升信息档案资源的安全性，促进档案信息化管理质量与效率的提升。

4 结束语

综上所述，提升档案信息化管理的安全性，对提升档案信息化管理的有效性，促进事业单位的可持续发展有着重要的作用以及影响。因此，在实际管理过程中，需要认识到档案信息化管理的重要性，明确当下档案信息化管理中存在的安全问题，结合有效的措施来提升其信息化档案管理的安全性，确保信息档案资源的安全性，进而提升档案资源管理效果，促进档案管理事业的可持续发展。

参考文献

[1]王薇.档案信息化管理的优势及相关安全问题分析[J].科学技术创新，2016（12）：178-178.

[2]宋龙泽.档案信息化管理的优势及安全问题探讨[J].信息与电脑（理论版），2016（11）：153-154.

[3]索秀萍.档案信息化管理的优势与存在的安全问题分析[J].办公室业务，2017（24）：85-85.

[4]郭向欣.档案信息化管理的优势及安全问题探析[J].行政事业资产与财务，2017（11）：80-80.

[5]潘晓露.档案管理信息化的优势及安全风险评估研究[J].办公室业务，2015（11）：32-34.