大数据时代档案管理模式变化探究

卢霄雯

摘 要：随着社会以及科学技术的进步，当代社会的发展已经不断趋向信息化。信息化社会的出现改变了人们的传统生活方式，给人们的工作也带来了影响。大数据时代的到来给企业单位管理档案方式提供了另一种可能，档案管理不再只是纸质信息的管理，还可以通过计算机技术实现网络档案的管理。信息时代使档案管理更加便利，但是也给企业档案管理提出了更加严格的要求，在大数据时代背景下企业需要完善档案管理系统，使企业之间不同类目的信息能够实现互通流转，本文将就大数据时代下档案管理模式变化做探究。

关键词：大数据时代；档案管理模式；对策

1 大数据的概念论述

虽然目前国际层面对于大数据还没有一个官方具体概念定义，但是针对关于大数据的相关资料研究发现，大部分资料对于大数据的概念描述基本相同。大数据时代除了其代表性的数据信息量巨大以外，还包括数据信息的种类繁杂、层次丰富等。

大数据的主要特点有四个：数据体量巨大、处理速度快、数据类型多、数据价高，大数据并不是说数据量非常巨大达到TB及以上的才算，而是说数据量自身包涵的时间跨度上、速度上称得上为大数据，在这个意义上可以说，大数据并不单纯指的是数据数量庞大，而主要指的是在当代信息非常重要的时期怎样深入利用数据的价值。

在研究大数据时的重点不在于获取的数据库量有多大，数据系统有多庞大，而是在大数据库中我们可以提取到的有效信息有多少，有利于我们工作和生活、有价值的工具有多少，在利用数据时将大数据通过提取和分析变成小数据，才算是真正意义上发挥了大数据的优势。大数据的出现不是单纯的科学技术的革新，而是代表着由于科学技术的进步、计算机信息技术的发展，人们对于数据的利用程度更高，能够在某种程度上实现对数据的精确分析和深入研究。近年来，随着人们生活节奏的越来越快，对档案管理的要求也越来越高。企业档案管理建设需要做出创新变革以适应大数据时代带来的信息冲击，不断健全信息安全保护机制，实现良好的发展。

2 档案管理存在的问题

2.1 管理人员素质不高

目前受大数据时代的影响，国家和企业对于线上档案管理越来越重视，但是针对具体的档案管理工作其工作效率并没有明显提升，其原因主要是在参与档案管理的工作人员自身能力素质较低上。参与档案管理的工作人员自身素质直接影响管理工作的效率，但是目前大部分管理人员的业务水平不高。在线上线下档案的明细工作上，例如档案的分类和档案管理结果的反馈上明显出现能力不足，无法胜任的情况。在档案分类时出现分类错误或者反馈评价出现错误都会直接影响到受众获取资料的准确率，而档案管理出现问题会导致企业或用户无法获取明确的档案信息，影响企业发展。另外，观察目前档案管理工作人员工作状况后发现，部分档案管理工作人员缺乏管理档案工作所必备的专业知识，并且在思想认识上忽视自身工作的重要性，从而影响档案管理工作效率，在服务意识上也存在欠缺。

2.2 管理制度不健全

档案管理工作的有序进行依赖于明确的管理体系，在实际管理工作中工作人员通过管理制度的章程和手续进行档案的有效管理。但是，目前大部分档案管理工作中，管理制度不健全、管理章程和手续含糊不清直接影响了档案管理工作的进行，管理工作缺乏系统、理论的方法指导从而导致档案管理效率低下。

2.3 档案管理重视程度不够

档案管理工作效率低下除了受管理工作人员素质低和管理制度不健全的影响外，还受管理层的不重视影响。大部分企业在工作开展和部门性质划分中将档案管理工作视为工作中的附属品。进行档案管理工作时，部分机密文件被当做附属品掌握在普通工作人员的手里，并且其安全性和私密性也得不到保障，对企业发展产生了不良影响。

3 大数据时代下的档案管理

3.1 档案管理方式的转变

大数据时代的出现促使档案管理方式出现新的可能，传统的档案管理模式主要是对档案信息的保存，是对信息做整理后根据保密程度所做的特殊存储，传统档案管理着重点在于保存而忽视了档案利用的重要性，从本质上抑制了档案管理模式的创新。随着时代的变化人们开始重视信息的利用，自然而然档案的利用被人们注意到，人们对其使用意识提升后，档案信息开始成为重要的信息渠道，至此，档案管理工作由封闭的保存模式转化为开放性的管理模式。

档案管理模式方式的转变不仅仅是利用方式上的变化，还是管理空间上的转变。传统档案管理模式下进行档案管理的工作通常是在特定的办公室或场馆内，对于档案的归纳整理都在场馆内进行，而大数据时代下的档案管理可以在网络上实现管理，即虚拟化管理，新的档案管理模式已经不需要特定的现实空间来容纳资料，依靠数据挖掘等技术操作，人们可以直接在网络上通过档案查询来获取其需要的档案信息，档案的来源和服务对象不再受到现实条件的限制，在空间上即可实现全部操作。

3.2 档案资源的控制程度发生变化

传统档案管理时代，对档案的管理由各企业设置特定的部门进行，该部门拥有对档案的绝对控制权利，在这种机制下被管理的档案内容一般都比较重要，甚至还会有机密文件，此时的档案管理部门有权利决定档案是否能被他人调取，社会中人们想要获取档案信息则必须要去档案管理机构进行申请。但是在大数据时代，人们拥有自主调取档案、获取档案信息的权利，档案信息成为公共信息资源。人们通过对互联网信息的筛选查找获取档案资料使得档案管理部门对档案管理的控制程度变弱，这种情况下的档案信息只要不涉及国家机密和企业机密都可以被人們获取，大大解放了档案信息，使得档案信息的利用价值真正得以凸显。

3.3 档案管理工作内容的转变

传统的档案管理工作，是管理人员对已经形成的文件档案做管理，对于档案送至管理部门前的整理工作涉及较少，档案管理与档案形成前的资料整理存在明显的界限。而现在的档案管理工作受网络技术和互联网技术的影响，数字化管理使得管理工作可以涉及信息来源、数据整理、形成档案的各个环节，在整理数字档案的过程中，管理者可以实时存储、上传变成真正有价值的档案。受网络环境以及大数据时代信息繁杂真假难辨的影响，档案管理工作内容由现实的保存管理转变成了虚拟的现实档案监督。

3.4 对档案管理人员素质的影响

大数据时代对档案管理人员的素质要求体现在两方面：服务素质以及专业素质。传统的档案管理要求工作人员具备整理、存储、收纳能力，而新时代档案管理模式，管理工作人员需要具备专业的网络技能，对档案管理工作人员提出了新的专业素质要求。进行网络档案管理工作要求工作人员熟知档案的管理方式，了解传统档案管理要素，还要求工作人员拥有对大数据的正确认识，利用这种认识来实现网络数据档案管理的技能掌握。另外，档案管理工作人员还需要具备良好的服务素养，面对群众的信息需求有耐心，拥有较好的思想道德品质。

4 大数据时代档案管理的发展方向

想要在大数据时代使档案管理适应其信息量的冲击，实现长足发展、改革创新，必须从传统档案管理工作的不足入手，根据档案管理工作涉及的各个方面研究制定发展措施。

4.1 服务模式创新

管理工作的人员的个人素质决定了人们获取信息服务的感受，档案管理工作是一项社会性的工作，大数据影响下的檔案管理需要时时与外界接触，因此，档案管理的服务模式非常重要，进行服务创新模式是档案管理发展的必要途径。档案管理工作人员直接影响管理工作的开展，因此需要通过系统的专业能力培训以加强管理工作人员的专业素质。各企业或部门可以通过开展统一的培训对所有管理工作人员进行专业素养的普及以及工作具体内容的教学，确保每位管理工作人员都有足够的专业能力处理网络上数量繁杂的档案。在培训完成后对管理档案工作人员进行监测，并在日后管理档案的过程中实时监督，以激励管理工作人员不断提高自身能力，促进档案管理工作效率的提高。

4.2 建立健全档案管理制度

建立健全档案管理制度可以直接约束档案管理工作人员的工作行为和态度，有利于提高档案管理工作时效性。企业内部档案管理需要成立专业的办公室档案管理部门用以管理各部门和所有工作人员的档案；建立特殊档案管理室并且明确规定除特殊情况外只允许档案管理工作人员进入；处理特殊机密文件时需要特殊保存；将所有档案类型分门别类方便后续查看管理，线上线下同时进行，并且将不涉及机密对社会大众有利的信息上传至网络方便受众有需求时及时获取。

4.3 建立完善的档案信息保护体系

目前，随着人们对信息安全的更加重视要求档案管理建立完善的档案信息保护体系以保证信息不会被不法分子盗取。网络信息管理便捷档案管理的同时也给信息安全带来了风险。具体的档案信息保护体系的建立应该从三个方面入手，一是信息储存保护机制，需要对存储档案的网络系统设置多层防护罩，从信息源头保障档案信息的安全；一是有效信息隐藏机制，可以建立虚拟信息库将信息于网络环境中隐藏起来，从而达到信息保护的目的；最后是信息备份保存机制，通过将有效的信息进行多次备份，以免由于操作失误误删档案等原因造成档案的丢失。

4.4 完善档案信息管理体系

大数据时代对档案管理工作提出了新的要求，如今的档案管理不能局限在纸质档案管理上，还需要引进信息技术，通过信息化的手段实现线上线下的双重管理，只有通过档案信息管理体系的健全才能够真正促使管理工作的有序进行。实现线上档案管理可以帮助管理部门从线上接受各部门以及工作人员的档案，解决纸质档案管理上合理分类和整理难的问题，利用优势互补通过线上互联网以及信息技术帮助档案数据分类，同时注意防盗和信息技术的维护以免数据丢失造成不良影响。

5 结语

在进行管理档案的过程中只有不断提高管理的工作效率才能使档案管理适应当今社会的快节奏，针对档案管理各环节进行科学有序的安排和评价反馈机制的不断完善进而发展档案管理工作，实现大数据时代下档案管理工作的顺利转型。

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