事业单位如何做好档案工作

温贵伟

摘 要：新形势下，事业单位必须逐步规范档案管理各项工作，逐渐提高档案管理质量及效率。虽然利用现代化管理手段，会在不同程度上改善档案管理效果，但依然存在一系列有待解决的问题，对档案管理工作更好地发展带来不良影响。因此，必须综合分析事业单位开展档案管理中出现的问题，并提出一系列优化策略，方可提高档案管理效率及服务能力。

关键词：事业单位；档案工作；管理措施

为深入贯彻落实党的十九大、十九届三中全会关于深化事业单位改革的要求，根据事业单位机构编制总体规模偏大，部分事业单位规模较小、设置过于分散、公益职能弱化，体制机制不活、人浮于事、服务质量和效率不高，职能交叉、重复设置、资源浪费，公益与市场不分、事业市场“两头占”，存在越位错位缺位以及管理不规范、事业编制“既多又少”、人力资源结构性紧缺等问题，将事业单位整合规范作为深化机关作风整顿重要内容同部署同推进。因此，也同时产生了整合规范的事业单位档案资料如何整合、怎样整合的系列问题，如何保证档案工作的无缝对接、合理利用、有序传承等若干问题。

1 事业单位档案管理工作中存在的问题

1.1 相关单位对档案管理工作不够重视

事业单位档案管理工作的主要内容就是对有价值的资料和档案进行妥善记录与保存，这些有价值的资料往往会对事业单位日后的发展道路有很大的借鉴作用。因此档案管理工作的意义不可小觑。然而作为服务型工作，并不能为单位带来直接的经济效益，导致其在事业单位受重视程度不够。由于重视程度的缺乏，导致对于该工作的关注度不够，日常工作中被边缘化，导致其成为监管的盲区。又由于盲区的出现，导致相关工作很难保持在规范的道路上运行，这就导致了档案管理工作的混乱。一般来说，对于一个事情的规范化管理是保障其处于正常的道路上运转的一个重要前提，而事业单位的管理工作由于缺乏恰如其分的监管，导致其工作的规范化措施形同虚设，因而导致管理工作的紊乱。

1.2 事业单位档案管理工作方式方法落后于形势

就目前来说，我国已经进入信息化时代，各行各业都引入了以互联网设备为主体的多媒体设备来对相关资料进行信息自动化管理，极大的提升了管理效率，降低了管理出现的差错概率，并且降低了人力物力的耗费，降低了管理成本，然而对于我国事业单位来说，由于其管理的性质原因，再加上对互联网设备的辅助管理不够敏感，还因为缺乏一定的资金支持，导致在信息化大潮的席卷下，仍旧保持原始的管理模式，管理方式單一，效率低下，和当前不断增加的档案管理需求极不相符，由此导致了事业单位管理过程中问题的出现。

2 事业单位做好档案工作的方法措施

2.1 单位领导要重视与支持

档案的完好无损以及最大利用档案资源的价值，一定会极好地推动事业单位整合规范后发展的适应性、融合性、通畅性。事业单位领导加大档案管理的投入，重视档案管理的基础性建设，会为档案工作的可持续发展提供有力保障，同时也会促进事业单位的稳步发展。事业单位领导应当加强规划、同步指挥，重视档案管理工作的统一性和整体性。一方面，进行统一标准的建设，即对档案进行综合性管理。事业单位可以成立一个综合档案管理部门，制定统一制度和标准，使档案管理成为一个有机联系的整体，提高档案管理水平。另一方面，通过档案信息网络的建设，充分挖掘档案信息资源的价值，实现信息覆盖、资源共享，发挥档案资源整体作用，促进档案信息资源功能得到充分展现。

2.2 高度重视档案信息资源的整合利用

档案信息资源整合是事业单位整合规范的一个重要环节，及时完成档案信息资源的整合，为事业单位以后的经济活动提供依据，对事业单位的持续稳定发展起到重要的推动作用。事业单位整合规范档案涉及数量多、种类多，随着互联网的发展，档案资源整合的方式也多种多样，其最终目的也是为了更好地利用资源，使档案信息发挥综合性、系统性及关联性，方便档案的调阅与利用，为事业单位的加快融合和长远发展提供保障。在对档案信息资源进行全面整合时，需要主动与有关部门进行协调沟通，加强统筹与规划，针对事业单位整合规范实际情况交换意见，便于后续工作的顺利进行和有序交接。

2.3 逐步完善档案管理机制

档案管理作为比较繁琐的工作，事业单位必须根据社会现实和本单位具体状况，健全事业单位档案管理制度，从而提升档案管理水平。在此基础上，事业单位需要加大对档案管理工作的重视，制定或者健全相应的档案管理制度，主要由档案收集、档案保密等制度，不仅要根据各项规章制度办事，也应严格执行档案管理各项制度具体要求，使得事业单位档案管理工作向更加规范的方向发展。与此同时，事业单位每一位职员均不可私自存储自己或者他人档案，严格根据国家制定的档案保密制度，按照分级管理的原则做好各项管理工作。特别要注意创建必备的安全保障体系，档案管理实施安全管理主要内容为：1）档案室不可保存容易燃烧的材料，档案需要避光保存，并合理控制室内温度。2）创建计算机辅助档案管理各项制度，注意规范档案管理中的收集、归档等环节。除此以外，事业单位要组建相应的领导小组，重视做好档案管理分工，并明确不同级别的责任，促进事业单位档案管理工作更好地发展。

2.4 定期职业培训，提升工作人员素质

档案管理工作作为一项管理工作，其管理的主体是人，也就是管理工作人员。因此对于管理工作质量的好坏很大程度上取决于人的作用。对于当前我国事业单位的档案管理工作来说，导致当前这些问题的出现，很大程度是因为工作人员素质不高，对于越来越复杂的管理局面缺乏应对的能力。在当前这样一个条件下，要想提升管理工作的质量，就需要提升管理工作人员的素质。而提升工作人员素质的最有效最直接的方法就是对相关工作人员进行职业培训，通过后天培训的手段来提升其管理素质水平，促进对相关工作的有效掌控，促进档案管理工作质量和效果的极大提升，这对于目前我国事业单位档案管理工作来说极具价值。

3 结束语

总之，社会经济的发展推动着我国事业单位改革进程，这也给事业单位进行档案管理工作带来一定的挑战。当前国内事业单位档案管理工作还出现较多有待完善的地方，如何设法解决事业单位档案管理中出现的问题，对提升档案管理人员素质水平、档案管理效果发挥着积极地作用。

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