企业档案管理中推行精细化管理的研究

杨丽芳

摘 要：企业的发展历程与工作总结、重要会议文件等，都包含在档案资源当中，加强档案管理是提升企业管理效率和质量的前提。尤其是在当前信息化时代飞速发展的趋势下，企业生产经营活动更加频繁，产生的档案资料繁杂多样，这给档案管理工作人员带来了极大挑战。精细化管理理念，能够有效应对当前企业档案管理的困境，保障档案资料的真实性与全面性，为企业工作开展提供可靠的支撑。本文将通过分析企业档案管理中存在的问题，探索企业档案管理中推行精细化管理的策略，为管理人员提供参考与建议。

关键词：企业；档案管理；精细化管理

随着社会分工的精细化，现代化企业管理与服务的精细化成为必然趋势，这也是增强企业管理效率、提升资源利用率的关键途径。在企业管理工作中，档案管理的重要性日益凸显，不仅需要保障档案资料的完整性与真实性，还要为档案使用者提供便捷的服务，以增强档案资源利用率，为企业发展奠定基础。企业运营生产中产生的文件材料大多零乱、分散且数量较大，如何对其进行有效收集和整理，提升档案资料的有序化、集中化和系统化，成了档案管理中的主要问题。传统档案管理模式较为落后，而且档案形式多为纸质，不仅占用大面积存储空间，而且容易导致信息的遗漏和丢失。为此，需要将精细化管理理念运用于企业档案管理当中，确保档案资料能够为领导者的决策提供可靠的支持。

1 企业档案管理中存在的问题

1.1 管理制度不健全

制度是工作开展的保障，同时也能够对工作行为进行约束，提升档案管理的规范性。但是，由于领导人员缺乏对档案精细化管理的重视，依旧沿用传统管理制度，使得工作开展不能适应企业发展需求。没有制度作为行为的约束，将会导致档案管理陷入混乱，档案价值不能够得到充分发挥[1]。尤其是在当前市场瞬息万变的状况下，如果档案管理存在较大的滞后性，将会直接降低企业竞争实力。

1.2 人员专业水平不高

很多管理人员没有意识到自身工作的重要意义，在上岗前未经过系统化培训，导致档案管理工作效率低下。很多企业受到经费的限制，未能够给管理人员提供培训机会，导致其管理理念与管理模式落后，不能够满足当下时代发展要求。在信息化建设当中，档案管理人员的计算机网络技术应用能力较差，即使提供了先进的设备也无法真正发挥其功能与价值，导致档案资源的真实性与完整性受到影响。

1.3 系统性匮乏

在企业生产经营活动中，档案资料的数量越发庞大，其零乱纷杂的特点也给工作人员带来了较大负担。由于管理流程较为冗长，导致档案资料的收集、整理和借阅等效率低下，檔案管理缺乏系统性，不能够为企业领导人员的决策提供有效支撑。

2 企业档案管理中推行精细化管理的策略

2.1 引进先进技术

在信息化时代，社会各行各业都致力于信息化建设，以促进产业结构的转型升级。企业档案管理也应该引进先进的计算机网络信息技术，为精细化管理模式的构建提供保障。以企业档案管理的实际情况为出发点，保障技术应用能够促进规则的细化与系统化，满足企业生产各环节的需求，规范企业生产经营活动。可以将ERP管理系统应用于档案管理当中，实现对市场需求、生产过程和企业发展目标、优势的综合分析，确保管理框架满足企业运营发展要求。ERP管理系统的效率较高且操作方便，因此受到很多企业管理人员的欢迎，在市场信息资源的获取中提高企业市场竞争力。

2.2 增强企业执行力

在精细化管理制度的落实过程中，执行力会决定其落实效果，同时也是企业管理能力的主要体现。在企业战略目标向企业效益转化的过程中，执行力会起到关键作用。对于企业档案管理个人而言，提升其执行力需要对工作任务的完成时间、完成质量和完成度等进行监督。很多企业虽然制定了明确的档案管理制度，但是由于执行力较差，导致消极执行、推诿执行等问题频发，档案管理工作的开展遇到较大阻碍[2]。企业执行力的增强，需要企业领导人员以身作则，自觉遵守档案管理相关规章制度。与此同时，要在档案管理中落实以人为本的管理理念，调动员工的积极性与主动性。

2.3 完善管理制度

企业档案管理人员应该以企业实际发展情况为依据，遵循发展战略规划要求，制定完善的档案借阅制度、档案统计制度、档案归档制度等，为管理工作的开展奠定基础。管理制度的建立健全，能够对档案收集、整理、借出等行为进行规范。与此同时，应该加强责任制的落实[3]。企业领导人员应该对档案管理专项资金的使用情况进行监督，明确岗位人员的具体责任，保障企业档案的完整性与安全性。档案存放由专人负责，并对档案的应用情况进行登记。

2.4 优化档案管理流程

在当前企业生产模式逐渐改变的情况下，档案管理的服务对象、工作任务和管理模式等都有所不同，尤其是随着现代技术运用，极大地促进了档案管理流程的优化。为了提升档案存储与利用价值，需要加强档案工作的标准化建设，对于文件归档的有效性进行合理控制。根据档案管理各个环节的要求，促进档案资料的标准化、系统化和适时化，满足企业生产经营工作需求[4]。与此同时，精细化管理的重点是量化管理，因此应该尽可能制定详细的量化指标，对管理工作进行约束与监督，以提升档案管理流程的顺畅性和规范性。

2.5 提升人员素质

企业档案管理人员的素质，是决定精细化管理水平的主要因素，应该充分重视人的作用，以提升档案管理效率。很多企业由于人力资源成本限制，档案管理岗位人员缺乏专业性，导致档案出现遗漏、错误和丢失等问题。为此，应该加强档案管理人员的岗前培训，使其明确岗位工作要求，掌握丰富的档案管理知识与技能。同时，应该提升其精细化管理意识，加强理论与实践指导，满足当下企业的档案管理工作需求。对于现有人员应该进行专业培训，对于旧有管理理念和管理方法进行创新，增强其先进技术应用能力[5]。为了激发员工的工作积极性与主动性，需要对激励约束机制进行完善，通过精神激励、物质激励等提升其工作热情。

2.6 完善监督考核机制

为了促进制度的落实，需要建立健全监督考核机制，防止管理工作中出现形式化问题，真正发挥企业档案资源的价值，为企业竞争实力的增强奠定基础。量化管理力度不足，会导致档案的收集与整理受到阻碍，出现档案资源流失严重的问题。对于不同岗位的人员进行监督管理，明确其岗位职责，确保监督考核机制的公平性与严谨性，防止工作中出现不按规章制度办事的行为。与此同时，应该对考核指标进行细化处理，以提升考核监督工作的可行性，将考核结果与员工薪酬挂钩，以有效约束其工作行为。

3 结语

在企业制定长远战略规划、调整发展目标的过程中，档案资料发挥着至关重要的作用，也是促进企业改革的关键要素。但是，在当前企业档案管理中依旧存在制度不健全、人员水平不高和系统性缺失等问题，不利于档案资源价值的充分发挥。为此，需要对档案进行精细化管理，通过引进先进技术、增强企业执行力、完善管理制度、优化档案管理流程、提升人员素质、完善监督考核机制等手段，提升档案精细化管理水平。

参考文献

[1]谢家祝.档案精细化管理在档案管理中的实践应用[J].城建档案，2017（06）：75-76.

[2]宫晓东.我国企业档案管理理念问题分析[J].档案学通讯，2017（03）：12-15.

[3]王巍.关于企业档案管理精细化的探讨[J].办公自动化，2016，21（23）：51-55+59.

[4]王莹.针对企业档案管理中精细化管理的研究[J].科技展望，2014（22）：189.

[5]张惠敏.在企业档案管理中推行精细化管理[J].机电兵船档案，2014（04）：24-26.