试论医院档案管理工作中存在的问题与对策

王旭华 康延江

摘 要：医院档案记载着医院发展至今的各类信息，档案管理工作对于医院管理和医院后续发展来说至关重要。本文阐述了在当前的市场环境下，医院档案管理工作的发展现状，在医院档案管理工作当中存在的问题，并根据这些问题提出了相关的解决对策，为医院档案管理人员提供参考。

关键词：医院管理；档案管理；工作问题；解决对策

医院档案是医院历史的记录，其中包含的信息可以为医院领导人做出的工作计划以及管理决策提供可靠的依据。医院档案内容极为复杂，其中涉及到大量的文字、图表以及声像资料，不仅保存不易而且在管理方面也颇具难度。需要不断的优化档案管理方案，结合现代档案管理学专业知识与医院档案管理的实际情况，才能及时解决档案管理中面临的问题，做好档案管理工作。

1 医院档案管理工作中存在的问题

1.1 档案管理意识薄弱，重视程度不高

目前，大多数的医院管理人员对档案管理工作都不够重视，医院管理人员的档案管理意识非常薄弱。这就造成了档案管理人员工作效率低下，医院存储的档案也非常容易出现丢失、损毁的现象；而档案的零散和不全面存档也增加了档案管理的难度，形成了恶性循环[1]。

1.2 档案管理工作制度不健全

大多数医院在档案管理工作中没有建立完善的管理制度，对于档案管理工作内容和方法也缺乏明确的定義和规范，对于档案管理人员的工作行为也没有相应的约束，这也是导致当前医院档案管理工作质量难以提升的原因之一。

1.3 档案管理人员素质不高

由于管理人员对档案管理工作缺乏重视，许多医院的档案管理人员是由医师兼任的，医院内并不存在专业的档案管理团队，完全不能胜任档案管理工作。已经构建了档案管理团队的医院也往往存在档案管理人员素质不高的问题，严重影响了档案管理工作的高效开展。

1.4 档案管理工作信息化水平不高

档案管理工作内容非常复杂，而且医院的大多数档案都是以纸质文件的形式存在的，非常不利于保存，许多古老的文件已经由于保存不当出现了损毁。实现档案管理信息化是当代医院档案管理的发展必然，是提高档案管理成效的必要方法。

2 医院档案管理工作问题的解决对策

2.1 提高档案管理意识

档案管理工作是现代医院管理工作的重要组成部分，对于医院的未来发展方向制定有重要作用。为了提高医院档案管理工作的质量，管理人员必须要提高管理意识，从根本上重视档案管理工作。首先，医院领导人和档案管理人员应该要转变思想，提高管理意识，要重视档案管理工作的内涵。许多的管理人员认为医院档案中保存的是医院过去的信息，与当前医院的发展并没有关系，自然也无法提高对档案管理工作的重视。为此，必须让医院高层和管理人员意识到医院留存的档案是医院发展至今的全纪录，是医院未来发展的基石，对医院未来发展计划的制定具有一定的指导意义。

此外，还应该要加强管理人员的现代化管理意识，档案管理人员必须用先进的现代档案管理理念和方法进行档案管理工作，实现档案管理工作的科学性和有效性。在管理工作中，工作人员还需要提高自身的责任意识，充分认识到自己的工作任务和职责，做好分内工作，切勿出现消极怠工的现象。还要做好思想宣传工作，让医院全体人员都提高对档案管理的认识和重视，这样医院工作人员在借阅档案时才会加倍小心，避免损毁档案为医院造成不可挽回的损失。

2.2 完善医院档案管理制度

“没有规矩不成方圆”，医院必须构建有效的档案管理制度才能对档案管理工作进行科学合理的评判和约束，才能促进档案管理工作的高效开展。必须在医院中建立和完善档案管理制度，不仅要对档案管理工作的内容进行明确的规范和定义，还需要对档案管理工作人员的职责和行为进行界定和评估[2]。同时，要设立独立的监督部门，对档案管理工作进行有效监督，通过必要的管束提高档案管理工作效率以及档案资源的利用率。

要完善医院的档案管理制度，首先需要将医院明文规定的管理规范以及工作中默认的习惯操作结合起来，根据当前医院档案管理工作的具体需求，重新制定完善的管理规章制度。然后，根据医院档案管理的实践经验以及相关的法律法规，严格制定医院档案借阅的各项规定；并制定医院档案管理工作人员与档案借阅人员的保密规定。以规范的、明确的管理制度和有执行力与威慑力的监督制度来保证档案的安全以及档案管理工作的高效开展。

2.3 组建高水平的档案管理团队

拥有高水平的档案管理团队是实现医院档案高效管理的基础。只有管理人员转变思想提高重视，充分认识到医院档案管理的重要性，才能实现医院档案的良好管理。为此，医院必须要加强对原有档案管理人员的培训，并聘用高水平的档案管理人才来扩充医院的档案管理团队，为档案管理工作提供良好的人力资源支持。

首先，必须要提高档案管理人员的管理意识，要让档案管理人员明确档案管理的内容和意义，充分了解医院档案的范围和职责；还要让档案管理人员认识到档案管理工作对于医院未来发展的重要性，这样才能提高管理的效率。其次，需要对现有的档案管理人员进行培训，提高档案管理人员的专业水平。要对医院档案管理人员进行定期培训，培训内容包括现代档案管理学及医院档案管理相关法律法规；邀请业内专业人士进行讲座，并加强与同行业之间的交流，通过经验共享实现共同进步。还要加强对档案管理人员的思想道德建设，要让档案管理人员提高敬业意识和服务意识，做好本职工作，实现工作方法的创新与发展。

此外，还需要通过招聘专业人才来扩充档案管理团队，提高团队管理水平。医院应该要聘用拥有档案管理专业知识和相关经验的人才来负责医院的档案管理工作。要加强对所有档案管理人员的培养和监督，明确管理制度，提高管理质量和效率。

2.4 加强医院档案管理信息化建设

要提高档案管理工作质量首先应该要提高对档案存放的重视。医院中有许多古老的资料都是用纸质文件存档，无论是手写材料还是印刷材料都会受纸张本身的寿命限制，在保存方面极为不易。为了延长档案的使用寿命，不仅需要妥善保管，还需要实现档案管理的信息化建设。通过档案管理信息化建设，将纸质档案以电子档案的方式予以保存，这样能避免因档案保存不当而造成的损失。同时建设档案管理信息化，也能节省档案管理工作人员的时间和精力。通过使用科学的管理系统，可以对录入的各项文档实现自动分类归档，节省了人工分类和整理的时间；同时电子档案管理系统也能够简化档案借阅和归还的流程，对档案的入库、出库也可以进行更加详细、安全的记录，提升档案的安全性与保密性[3]。

实现档案管理信息化还可以打破档案查阅的时间和空间界限。将医院现有的档案都整理到档案管理系统当中，医院工作人员可以随时进行查阅，不需要借助档案管理工作人员的帮助，也可以自行查找和浏览，不仅实现了档案管理工作的高效性，也提高了医院档案的利用率。同时，医院之间也可以通过档案管理系统实现信息共享，这样就免去了实体档案的传递，避免在交接过程中可能出现的问题，促使档案在医学发展当中发挥更加深远的意义。由此可见，实现档案管理信息化建设是提高档案管理工作质量的必然。

3 结论

综上所述，医院档案管理工作对医院的长远发展具有非常重要的意义。为了高效实现医院档案的记录、归档、保存以及查阅工作，医院管理人员应该要加强对档案管理工作的重视，组建高水平的档案管理团队，以先进的档案管理理念和方法解决当前医院档案管理当中出现的问题，促进医院进一步发展。

参考文献

[1]张楠，许志颖.试论医院档案管理工作中存在的问题与对策[J].建材与装饰，2018（17）：144-145.

[2]刁桂春.医院档案管理工作中存在的问题与对策探讨[J].世界最新医学信息文摘，2016，16（80）：184-185.

[3]董新刚.医院档案管理工作中存在的问题及对策[J].中国继续医学教育，2015，7（01）：33-34.