论档案馆信息化建设应注意的几个问题

李玉芳

摘 要：随着时代的发展和信息技术的进步，人们的生活和工作模式也发生了巨大的改变，档案文献也愈发受到人们的重视，在科学研究、历史文学调研等领域占据越来越大的比重。档案馆作为当前社会档案信息处理中心，其运行对社会信息的流通有着重要的影响作用。传统的档案管理模式仅仅针对于档案实体资料的管理，而新时期背景下档案馆的信息化进程明显加快，为满足人们日益增长的档案馆信息查询需求，加强档案馆信息化建设就成为当前背景下的必然发展趋势。本文就档案馆信息化建设中应当注意的问题进行探究分析。

关键词：档案馆；信息化建设；注意的问题；解决对策

网络信息化时代的到来极大地改变了人们的生活模式，特别是信息技术的全面普及，使得人们信息传播和获取的速度空前加快，同时对各行业的工作模式造成了相应的冲击，为增强自身的市场竞争力各行各业都加强了自身的信息化建设，旨在提高自身的运行效率和市场优势。信息化建设逐渐成为当前背景下社会发展的主题，档案馆作为党和国家重要的科学文化事业机构，既是档案永久保管的基地，也是科学研究和工作利用档案史料的中心。档案馆信息化建设有利于提高社会档案信息的收集、归纳、整理和运用，对于社会信息发展和流通有着重要的意义。

1 档案馆信息化建设的概述

档案馆的信息化建设是指通过信息化技术、数字技术以及物联网技术的综合运用，改变传统的档案信息管理和使用模式，使得档案馆的档案信息管理更加适用于当前社会的信息需求，也是网络信息化背景下档案馆升级和发展的必然趋势。而档案馆信息化建设的内涵则具体表现为以下几个方面：

第一，努力实现档案馆全面信息化建设，從而将信息化的档案馆作为当前社会中信息资源和信息管理的重要组成部分，提高档案馆的信息服务效率和质量。第二，借助信息化技术手段优化和提升档案管理和信息服务的效率，改善档案馆内部管理的工作环境和优势，从而增强档案馆的社会关注度与重要性。第三，档案馆作为实体信息与信息化信息数据的转化平台，加快档案馆的信息化建设有利于促进我国信息化档案管理进程，并增强信息管理的效率。第四，能够进一步拓展档案馆社会职能的发挥，更加完善的管理党和国家以及地方、行业有长久保存需求的档案和史料，更加好的保存社会记忆、维护历史真实面貌。

2 档案馆信息化建设中应当注意的问题

尽管信息化进程在我国各个行业中不断深入和加快，但在档案馆的信息化建设尚处于探索前进阶段，缺少完善的理论和实践应用体系，存在着许多问题严重影响了档案馆信息化进程的加快，需要引起我们的注意和重视。

2.1 档案馆信息化建设缺少有效的科学规划与指导

目前，我国各级档案馆信息化建设虽然在不断探索当中进步和发展，但是在政府和国家层面，暂时缺少对于档案馆信息化建设科学、长远和详细的规划指导，这造成了各级档案馆虽然明确信息化建设的重要意义，但是具体建设目标和实施策略缺不是很清晰，但是各级档案馆因级别、地域、管理者等诸多差异化因素造成信息化建设的种种差异，为以后实现国家层面的知识信息化统筹和标准化管理的实现埋下隐患。另一问题就是部分档案馆针对信息化建设严格按照上级主管部门的要求实施，但是由于相关要求没有形成体系化，而档案馆方又刻板执行，导致档案馆信息化建设脱离实情，信息化建设的进度和效果受到影响。

2.2 档案馆信息化建设存在着资金支持力度不足的问题

这一问题是当前制约档案馆信息化建设的主要问题之一。1）由于档案馆是国家非营利性机构，其主要资金来源依靠国家和地方财政拨款；2）因为要实现档案馆信息化建设目标，档案馆的软硬件均要获得资金投入以达到信息化建设的基本需求；3）档案馆信息化建设周期较长，不仅仅涉及到馆内设施的更新换代，还要实现相关信息化技术、应用以及外部网络的支撑，最终通过整合调试将全部因素予以实现，才能真正实现档案馆信息化建设的阶段性目标，后续的人工、设备等维护同样需要大笔持续的资金投入。所以，很多地方针对上述因素，对于档案馆的资金投入有所保守。

2.3 档案馆信息化建设中地区差异性较为显著

总体来说，我国经济发达地区，如长三角、珠三角等地区经济发达，城市配套功能相对齐全，影响档案馆信息化建设的各个因素条件相对较好，政府财政投入力度相对较大，所以这些地区的档案馆信息化建设无论从进程还是水平都呈现出较高的态势。而我国中、西部等一些经济欠发达地区，由于经济和城市配套等客观因素，导致档案馆信息化建设进程缓慢。

2.4 档案馆信息化管理的人才数量不足，较为短缺

就目前我国档案管理相关人员构成分析来看，知识结构、年龄层次等组成都处于不合理的情况，比如说我国目前档案基层管理人员年龄结构普遍偏大，其中40岁以上工作人员占比近八层，此外这些管理人员当中档案管理和计算机信息管理等相关专业毕业的人员比例不足两层。另外由于社会等原因，在成档案管理员职位的社会地位不高，薪资水平也不高，无法吸引具有专业知识背景的年轻人才从事相关工作。

3 解决档案馆信息化建设中问题的对策

3.1 加强档案馆信息化建设的科学规划

政府部门应当按照国家长期战略发展规划和对于知识信息管理的战略规划，细化形成我国档案馆信息化建设的相关指导意见，并且在意见当中对于我国档案信息化建设的总体目标、步骤以及档案馆信息化建设在其中发挥的重要作用和实践路径进行准确的描述，有效指导各地方政府和档案管理部门开展档案馆信息化建设工作。

3.2 增强档案馆信息化建设的资金支持

1）通过加入如当地电子政务规划这类计划当中，能够争取到更多的专项扶持资金，进而推动信息化建设进程；2）各级相关部门应当将档案馆信息化建设的重要性进一步深刻了解，各级领导对于此项工作给予足够的重视程度，加大财政投入力度；3）将档案馆信息化升级相关的如网络、线路、维保等费用纳入到事业费用当中，使专项投入费用发挥更加的作用；4）档案馆在信息化建设和运营维护当中应当注重降本增效工作开展，从自身做起降低建设和运行维护成本，为政府减轻负担。

3.3 结合当地实际状况强化地域信息建设

档案馆是党和国家的档案管理机构，有着很强的服务性职能，在档案馆信息化建设当中，要按照国家和上级部门建设相关要求的同时，最大程度的以档案馆实际的被服务需求出发，有效提升档案信息管理和使用双效，为当地社会经济文化发展做出服务性贡献，也能消除因地区差异到来的档案馆信息化建设发展不平衡问题。

3.4 增强档案信息化管理人才的培养和吸纳

从硬件条件上提升档案馆的工作环境，通过档案馆与政府部门沟通，提升相关工作人员的薪资待遇，提升相关岗位的人才吸引力。在提升工作环境和相关待遇的同时，规范档案馆相关工作人员准入条件，确保具有档案管理、计算机信息管理等相关专业背景的人才比例，同时不断吸引年轻人才的加入，逐步改善人员的年龄和知识结构，使之不断趋于合理。

4 结语

综上所述，当前我国档案馆在信息化建设中已经取得了一定的成效，但是也还存在着缺乏规划、资金短缺以及人才不足等问题，因此，档案馆信息化建设必须从制定科学合理的规划、资金投入、从实际需求出发以及专业化人才培养等方面，逐步加强档案馆信息化建设进程，从而为我国信息化建设打好坚实基础。

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