电子档案与纸质档案并存阶段的档案管理

杨桂香 袁月

摘 要：科技的发展提高了人们的生活节奏与工作效率，同时也改变了很多传统的工作方式。电子档案作为科技发展的产物，在档案管理中，电子档案与纸质档案在档案管理中分别发挥着不同的作用与优势，给档案管理增加便利的同时，大大提高了工作效率。在信息时代发展的今天，电子档案与纸质档案将会在档案管理中相辅相成、互为补充，发挥重要的档案管理作用。基于此，本文介绍了电子档案与纸质档案并存的必然性，分析电子档案与纸质档案的区别，进一步探讨电子档案与纸质档案并存阶段的档案管理有效策略，提供一些参考性建议。

关键词：电子档案；纸质档案；并存；档案管理；策略

在过去的档案管理中，是以纸质档案为载体，而电子档案是现代科技发展的产物，与信息网络技术有着紧密的联系，并且随着网络的普及应用，电子档案从中发挥了重要的作用，给档案管理工作带来了新的机遇与挑战。当前是电子档案与纸质档案并存阶段，纸质档案具有一定的真实性，电子档案具有一定的便利性，在现代档案管理中，要合理利用电子档案与纸质档案的特点，充分发挥二者的优越性，以实现高效的档案管理工作。

1 电子档案与纸质档案并存的必然性

档案是记录人们的经历、行业运营信息或社会发展历史等，尤其在各个行业中，涉及到行业运营方面的文件较多，通常都是以纸质文件为载体，尤其一些手稿或领导批示等，都以纸质档案形式进行管理，具有较高的可靠性。而电子档案是新时期的科技发展产物，在档案管理中具有较大的储存量，并且通过互联网与计算机可以方便管理和检索。档案的储存是档案管理中的重要工作，纸质档案容易受到环境、空间的影响，而电子档案则容易被一些特殊的因素产生影响，比如磁性现象等。由此可以看出，纸质档案与电子档案分别占有不同的优势与劣势，在当前的社会发展中，电子档案与纸质档案并存是必然趋势，需要根据二者的不同特性而进行合理的利用，进而提高档案管理工作效率。

2 电子档案与纸质档案的区别

2.1 载体性不同

纸质档案顾名思义是以纸张为载体，是一种较为传统的档案管理方式，通过手写、复印等制作而成，符合人们的阅读习惯，在使用时以翻阅的形式提供给使用者。电子档案的载体则是以数字化的形式储存于光盘、硬盘或网络中，其载体形式与计算机有着紧密的联系，以二进制数字编码形式存在，人们在查询档案时需要通过计算机来实现，在互联网发达的今天，电子档案具有较强的便利性。

2.2 存储性不同

纸质档案是以纸质为载体，以页为单位来记录信息，其存储量较小；而电子档案的存储空间则以数字化的MB为单位，具有超强的存储量，例如，可以把一档案柜的纸质文件压缩存储在一张光盘上，节省了大量的存储空间。另外，在存储档案过程中，纸质档案寿命相对较长，尤其随着科技的发展，增加了纸张存储的耐久性，利于档案文献长期保存。而电子档案存储中所用到的光盘、硬盘等，很容易受到一些特殊因素的影响而失去存储效果，比如数码病毒、温湿度、防磁性等。并且光盘、硬盘的存储时间仅有20年左右，不利于档案信息的长期存储。

2.3 唯一性不同

纸质档案具有较为明显的信息唯一性。纸质档案一般会通过手写的字迹，来辨别其真实性，或者还能通过墨迹的新旧来判断档案的制作日期，具有一定的唯一性。在检索档案信息时，可以通过档案原件、副本、复制品等不同形式为使用者提供服务。而电子档案则不具备纸质档案可查考的原始特征，电子档案通过计算机可以进行传输、接收、修改、复制等，其优点是具有较强的共享性，缺少档案信息管理的唯一性，并且容易出现档案管理安全问题，这也是在电子档案管理中需要特别注意的管理事项。

3 电子档案与纸质档案并存阶段的档案管理有效策略

3.1 提高档案管理人员素质

档案是记录人们在参与学习、工作中的经历而保存下来的文件，通过档案管理对各项信息能够进行系统、全面的整理与保存，利于档案信息的提取与利用。随着互联网与计算机的普及应用，我国已经进入信息化时代，但在档案管理的工作中，很多年纪较大的管理人员缺少对互联网与计算机的了解与应用，在档案管理中对电子档案的操作与特点还没有完全了解和掌握，影响了电子档案管理的发展。因此，有必要加强对档案管理人员的培训，改變传统管理理念，认识到电子档案与纸质档案并存阶段的工作特征，通过系统化的培训相关知识，快速理解与掌握电子档案的特点，并加强计算机技术的学习，这样才能在日常的档案管理工作中，运用娴熟的管理技能与技巧，来提高档案管理质量。

3.2 建立二者之间相应联系

档案从小的方面来讲是记录个人的简历，从宏观角度来说就是记载人类社会历史发展轨迹，是以不同形式存在的历史记录。电子档案和纸质档案相结合的方式能够更加有效地保管和利用档案内容，为了能够把两者配合使用，应当在两者之间建立相应的联系。如果目前库存中有大量的纸质档案，而电子档案内容很少，那么在条件允许的情况下，可以将纸质档案中重要的内容进行扫描转换，制作成为电子档案，并把两者同时归档；如果只有电子档案，可以选择电子档案中永久保存的重要部分打印出来，转换成为纸质档案，这样如果电子档案的设备不小心损坏，电子档案失去价值，还存有的纸质档案就可以发挥作用，挽回一些损失。

3.3 制定科学合理管理制度

科技的发展，使互联网技术与计算机技术得到了广泛的应用，改变了传统档案管理中单一的纸质档案形式，电子档案越来越普及应用于档案管理之中。电子档案具有可复制性和删改无痕迹性，因此，电子档案的保护工作尤为重要，要制定一整套电子档案全程保护制度和传递记录制度，以保障电子文件的及时收集，防止在分散状态下发生信息丢失。同时，电子文件形成后因载体转换或格式转换而不断地改变自身的存在形式，如果没有相关信息证实电子文件的内容没有发生变化，便难以确认它的原始性和完整性。因此，应该为每一份电子文件建立必要的记录制度，从收集开始就进行记录，记录电子文件的管理和提供利用情况。

4 结论

在传统的档案管理中，是以纸质档案为载体，具有较高的真实性，而在信息时代的背景下，电子档案以其较高的便利性、共享性、快速性得到了普及应用，大大提高了档案管理工作效率。但电子档案也存在着不足之处，其保密性与真实性需要不断的进行完善管理。因此，在电子档案与纸质档案并存的阶段，需要充分了解二得的特点，取长补短、共同发展，对档案管理的长足发展有着极其深远的意义。

参考文献

[1]马金玉.电子档案与纸质档案在档案管理与利用中的区别[J].兰台内外，2007（6）.

[2]阮芳.纸质档案应与电子档案并存――开放教育环境下的档案工作[J].天津市经理学院学报，2013（1）.