网络时代如何完善事业单位档案管理工作

张敏

摘 要：在网络时代，各个单位在进行各项工作活动的时候大多都需要采用网络进行，网络具有高效性等较多的优点，本文对网络時代的事业单位进行工作的工作方法进行了探讨，主要讨论了档案管理工作中网络的应用，讨论了当今的网络化管理工程中，档案管理的重要性，以及如何提高档案管理效率。

关键词：网络时代；事业单位；档案管理

事业单位是我国国家收入的主要来源之一，要提高我国在世界中的竞争力，便需要增加我国国有财产，使我国在进行国际活动时具有足够的资本，提高事业单位的收入，需要事业单位提高其工作效率，进而获得更多的收入，档案的有效管理可以实现这一目的。在当今这个网络时代，网络被应用到各个方面，在进行档案管理的过程中采用网络作为一种辅助工具是一个有效的档案管理方法。通过网络技术能够使得事业单位内部在运营过程中更加具有条理性，工作时更具有高效性，事业单位才能在激烈的市场竞争中处于有利地位。

1 事业单位档案管理的重要性

事业单位大多由国家建立，具有较强的公益性，大多事业单位的资金来源是国家分拨的款项，在事业单位进行工作时，来自人民的经济收益较少，人们在享受事业单位的服务过程中，只需要缴纳少量的资金，但还有部分事业单位是自主事业单位，在这些单位中，国家不予以拨款，或者国家经济支援较为有限，这些事业单位需要由自身的有效经营来获得更多的经济效益，在这个过程中，需要利用各种可以利用的资源。而当今这个信息化时代价值最高的一种资源便是信息资源，档案信息便是其中一种。事业单位在进行工作的过程中，所涉及的工作内容较多，因此要确保事业单位的工作能够具有较高的效率完成，需要能够对其所涉及到的工作信息进行有效的管理。在对工作信息进行管理的过程中，主要是对档案进行管理，在事业单位中，档案记录着各种工作的重要信息，如果工作过程中出现一定的问题，可以通过档案对工作内容进行及时的了解，然后根据档案中的各种数据对工作进行管理。这种档案利用方式在一些比较特殊的领域能够发挥巨大的作用。比如我国的电力单位，我国电力单位关乎人们的正常生活，一旦电力系统出现问题，会直接影响到人们的正常生产生活，如果电力较长时间停止供应，甚至会影响社会和谐。因此在进行电力管理的过程中，需要对其中各项数据进行有效的管理分析，包括电力系统所覆盖的范围以及管理地点和管理设备的数据。当电力系统出现问题时，可以通过档案对电力系统的数据进行分析，然后进行有效的修复，提高管理效率，减少经济损失。另外，还可以根据档案对相应的人员进行责任追究，或者通过档案选择比较合适的人员对电力系统进行管理修复，通过档案可以直接了解各个人员的工作水平以及专精的领域，提高工作效率。但是在进行档案管理的过程中，也存在着一定的问题需要解决。最主要的是档案管理的低效性问题，对档案进行管理的过程中，需要从众多档案中进行筛选吧，选择自己所需的档案进行更改或利用，会浪费大量的时间，而利用网络信息技术便可以直接进行筛选，减少工作量，提高工作效率。

2 提高事业单位档案管理的方法

2.1 提高档案管理人员的工作能力及效率

在进行档案管理的过程中，纸质版的档案一般都需要进行较为严格的保存，对各项不同的档案进行分类，这样在对档案进行调用的过程中，才能够具有更高的调用效率。但是进行分类的过程，同样会增加档案管理工作的工作量，而且在进行调用更改的过程中，也需要从同类别的档案中进行筛选，会耗费大量时间，而采用网络进行档案管理，便能够解决这一问题，通过网络管理只需要通过网络认证，活动档案的操作权限即可对档案进行调用。在采用网络对档案进行管理的过程中，需要培养一些具有专业计算机知识的工作人员进行工作，避免出现答案信息泄露的情况，要具有一定的风险判别能力，此外还需要有专业的监督人员对档案管理人员的工作进行监督，监督人员需要一定的专业知识，以实现对工作人员工作的有效监督。监督人员可以由事业单位中具有较长档案管理工作经验的人员组成。有具有较多经验的员工作为监督人员，可以在对档案管理人员进行监督的同时，对其进行一些技术上的指导，使得工作人员在进行档案管理工作时，能够尽快提高自身的档案管理能力。了解如何对档案进行分类。如果事业单位没有具有足够经验的工作人员，退而求其次也需要有对档案管理具有一定了解的人员进行监督，负责无法对档案管理人员工作过程中存在的问题进行及时的纠正。

2.2 采用信息化技术进行档案管理

在事业单位中，工作档案的改动相对而言较为平凡，工作每向前进展一步，都需要进行记录，更改档案，在这种情况下，采用信息化手段能够有效减少不必要的工作环节，提高档案管理效率。除此之外，人员档案的管理也是较为重要的一个环节。在单位内部不同部门之间进行人员调动的过程中，需要对其档案进行改动、备份等，这个过程中，工作人员无法进行正常工作，出现较长的空闲时间，导致人力资源被浪费。要解决这一问题，同样可以使用网络信息技术，通过网络信息技术，能够将事业单位中一些重要性较低的档案进行上传，比如工作人员的在职档案，这样各个人员的工作情况以及工作内容可以直接在网络上显示出来，同时可以参考工作人员的能力档案，对照其所在的工作职位进行调动，这样工作人员能够在最合适的岗位上进行工作，有效提高其工作积极性，而且在进行工作调动的过程中，工作人员可以实时通过网络了解调动进程，在尚未完成调动时，继续在原岗位上进行工作，一旦调动完成，便可以通过网络得到信息，前往新岗位就职，这样不会造成人力资源浪费。此外，在平台上，还可以将正在进行的重要工作档案进行登记，设置一些密码，只供相关人士查阅，避免出现重要信息泄露的情况。这便需要在进行档案管理过程中，设置有效的分级制度，在对纸质版的档案进行划分完成后只需要根据其等级对其进行合理的保存，而在利用信息化技术时，需要考虑的内容更多。在对工作人员进行管理时，也可以采用分级的方法，可以根据职位的重要性对工作人员的工作档案进行划分，通过这样的档案系统，可以简化对工作人员的薪酬分配工作。此外，还可以构建一个组织系统，将事业单位各个组织中的人员分级管理，但组织之间又有明确的联系，提高各个组织之间的合作效率，进而提高单位的工作效率。

2.3 对档案进行及时的整理及有效的利用

在对档案进行管理的过程中，应在确保档案的安全下，尽可能地利用这些档案为单位增加收益。要确保档案的安全，可以采用备份档案的方法，不仅进行纸质版的备份，还可以通过计算机进行上传，使所有相关人员都能够获取档案进行保管，对于一些重要的档案整理后需要进行加密。在对档案进行管理和利用的过程中，还需要对档案进行有效的保护，避免档案在进行利用调动的过程中出现一些较为机密的信息泄露的情况。我国一些事业单位的档案涉及到我国直接的利益，如果没有对其进行保护，导致其被不法分子利用，会对国家造成较为严重的损失。在进行档案保护的过程中，需要提高防火墙的抗攻击能力，可以进行日志记录，一旦防火墙受到攻击，对其进行分析，不断地提高防火墙的抵抗外来攻击的能力，确保事业单位的档案信息不会泄露。

3 结语

事业单位的档案是较为重要的一个资源，能够为企业带来较大的利益，在网络时代的今天，应加强网络技术在档案管理工作中的应用，提高企业的经济效益。

参考文献

[1]高娟.推进事业单位档案管理工作规范化标、准化的策略研究[J].中国集体经济，2018（09）.

[2]贾春丽.如何推进机关事业单位档案管理工作规范化标准化[J].办公室业务，2018（08）.