如何加强不动产档案信息化管理

华妍

摘 要：作为社会的重要财富，不动产涉及的范围较广，包括农、林、海、房地产等，在社会的发展过程中提供了可依赖的物质基础。不动产档案信息化管理工作将有助于各项业务的优化和高效的管理，充分发挥其基础性和重要性。近年来，随着各项科技水平的发展，为不动产档案的信息化管理奠定了技术基础，促进了信息化管理的重大进步，但是受限于制度等问题的影响，仍然存在效率不高的问题等。为了加强不动产档案信息化管理，实现共建共享、互联互通，促进服务效率和水平的不断提升，本文将通过分析当前不动产档案信息化管理存在的问题，寻找如何加强不动产档案信息化管理的措施，希望为同行业者提供一定的参考意义。

关键词：不动产档案；信息化管理

1 引言

随着时代的不断发展，民众需求的不断转型升级，自2013年以来，不断推进的不动产档案信息化管理工作，获得了极大的进步与成绩，满足了社会日益增长的不动产登记档案的利用需求，同时准确、高效、便捷的不动产登记工作也让管理工作更加系统，消除了纸质档案安全隐患，具有积极的意义，促进服务效率、能力和水平的全面提升。

2 当前不动产档案信息化管理存在的主要问题

2.1 标准不明确，分散管理的档案利用起来不便利

因为不动产涉及的范围很广，包括土地、房屋、草原、林地、海域等，之前这些资产的管理也分属于国土、住建、林业、农业、海洋等不同的部门，这就使得很多的城市我、缺少集中保管档案的场所，很难实现集中的统一管理，再加上不同的部门档案管理的标准不同，在推进不动产档案信息化的过程中的标准也不同，存在较大的档案管理系统差异，这就使得很难整合不同部门的档案信息资源，造成档案查阅的不便利。例如，若是想查阅一个产权登记的档案信息，很难在一个档案系统中完成，往往要登录不同部门的多个档案系统，时间成本较高，降低了档案的利用成效。

2.2 档案数据与服务业务系统的关联度不高

形成于和发展于不动产登记工作的不动产档案，理应与不动产登记工作联系紧密，建立起较高关联度的档案数据和不动产登记工作的业务系统。但是不高的甚至没有建立的关联度系统，无法实现二者快速的调档，对这两项工作互相产生不利的影响。

3 如何加强不动产档案信息化管理的措施

3.1 对所有不动产档案信息资源进行整合、迁移，夯实基础工作

建立一个统一的不动产档案管理系统是开展不动产档案信息化工作最为主要的内容，这项工作是建立在对不同的部门和单位的不动产档案信息资源进行全部整合和迁移的前提基础上的。第一，将收集汇总的不同部门和单位的档案数字化成果进行数据量分析，将整合前后的数据库资源进行比对，找出存在结构差异的地方，整理数据之间的映射关系，为了更好的迁移所有档案数据，还要开发相关的数据迁移工具，建立档案目录和内容的关联联系也要始终保持。第二，为了判断档案目录和内容是否前后一致，是否有遗漏和缺失，迁移的过程是否完整等，需要对比迁移前后的数据总量，而且还要抽查一定比例的数据，确保所有档案信息资源迁移的整体数据质量准确。

3.2 集成不动产档案系统和服务的业务系统

首先是实现前置档案数字化工作，即将档案数字化工作前移至收件和审批步骤，这将极大的缩短办理登记业务的时间，减少档案管理过程中的工作量，其过程基本是这样的：第一，业务受理人在受理环节查验审核申请人提供的资料是否完整、符合要求，将相关的登记信息条目著录登记于业务系统中；第二，受理完成之后，材料原件回到前置扫描人员手中，按照处理程序，并上传到不动产登记档案管理系统的电子文件服务器中，通过设置相关的扫描处理程序，建立一个自动的关联关系，连接登记业务系统中的条目和扫描件；第三，业务办理人员在正式的业务办理环节，直接提取电子版的证明材料目录和数字档案信息，而这些都是之前由登记申请人提交扫描的；第四，布置和设定一个数据同步接口，让档案管理系统和登记业务系统实现数据的同步接收，减少档案管理人员对纸质材料复印件的扫描、挂接等的工作量。这样的前置档案数字化工作方式流程，将让档案管理人员的工作量大大的减少，有更多的精力投入到其他的档案工作。

其次是实现自动归档登记业务信息，将需要归档的数据在不动产登记业务系统中打包成的“转换数据包”，利用不动产登记档案管理系统的接口服务程序，转换到不动产登记档案管理系统，在这个转换的过程中，通过接口服务方式，信息资源可以在不动产登记业务系统和档案管理系统之间进行自动归档，实现互不影响、稳定运行，在某一方出现问题的时候，责任归属是可以即时查明，系统的维护是可以由相关的信息管理部门快速定位完成的。实现登记业务信息的自动归档，更加有利于让不动产登记业务系统中流转的文件的归档实时性得到保障，办结完毕的不动产登记业务系统中的文件可以即时马上进入不动产档案系统，实现对文件资料的及时整理和归档，节约时间和人力。

最后是实现登记信息与档案信息的双向调用。有利于快速管理登记档案信息，帮助登记业务办理人员通过直接检索在登记业务系统中利用登记档案，让档案的查询利用效率不断提高。登记信息与档案信息的双向调用要通过“档案与登记信息双向调用接口”的设置才能实现，这样才可以对系统间的数据进行统一的利用和关联的查询。同时还要设置“单点登录接口”等，充分满足用户在登记业务过程中对登记档案查询的多样化需求，让登录实现“一站式”，登记业务系统中用户与组织机构实现一致性。

3.3 创新不动产档案的利用服务方式

在面向个人层面，按照信息惠民政策的相关要求，为了更好的推进“互联网+政务服务”，实现政务工作高效化，让数据多跑路、群众少跑腿。可以考慮在政务服务网中设置相应的不动产登记业务的网上申请系统，进行集约化工作管理。同时也要提供自助式的查阅档案服务工作，可以考虑在一些人流密集的公共场所，如行政服务中心、图书馆等，设置一定数量的不动产登记档案自助的查档终端设备，这些设备除了包括打印机、触摸屏、工控机等，最重要的是要有身份证识别仪，让查档申请者可以在设备上刷身份证，为了安全起见对检测申请者的人脸进行识别和拍照也是十分必要的，最后对申请者的档案信息查询服务结果进行打印，以此完成整个流程。

在面向相关单位和部门层面，在接待一些特殊部门的不动产档案信息查阅的时候，可以采取延伸查档的服务方式，让不动产登记档案管理系统的接入范围通过CA认证、网络安全准入等安全措施而适当扩大，方便特殊部门查档，满足其工作需求。为了更好的确保档案查询工作的安全性，要定期对查询日志进行跟踪，设置查询请求不可抵赖等程序，避免公权私用，让档案信息安全得到最大的保障。而面对民政部门、法院、银行等查阅档案数量会比较庞大的单位时，可以以接口查询的方式提供相应的数据，既可以保证工作效率，又可以保障数据资源不外泄，安全有保证。

参考文献

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