大数据时代高校档案智能化管理探析

摘 要：在大数据时代，我国高校的档案管理工作仍存在着许多问题，面临着巨大的挑战。因此，大数据时代下如何解决高校档案智能化管理是一个亟需解决的问题。高校只有积极采取措施解决这一问题，抓住大数据时代的机遇，才能推动高校档案管理工作朝着智能化方向发展。

关键词：大数据时代；高校档案；智能化

随着大数据时代的来临，高校档案智能化管理出现了许多新的特点。与此同时，许多高校的档案管理仍然存在着档案管理意识淡薄，技术水平低，信息安全意识较差等问题。因此，大力加强高校档案智能化管理在大数据时代是必然的趋势。高效档案管理人员应大力提升档案信息化管理意识，做好智能化数据库建设的工作，不断完善档案管理机制。

1 大数据背景下高校档案管理的新特征

1.1 高校档案信息量激增

当前，高校招生人数的不断增加使得高校档案信息类别和数量呈飞跃式发展，其不仅包含传统纸质档案的所有内容，还包含有大量的数据统计、视频、音频等。高校档案包含有学生档案和人事档案。学生档案是高校档案重要的组成部分，它能够记录学生在高校学习和生活的重要信息，能够有力的代表学生不同阶段的能力变化和素质水平。此外，在学生走入社会后，高校学生档案是学生独自面对社会的代表内容之一，是高校毕业生寻求工作的重要凭证，其重要作用不言而喻。

1.2 高校档案的信息需求增多

在信息化时代，社会对于高校档案的信息需求量也在快速增加，涉及范围也在进一步扩大，需求势头成几何式增长的趋势。随着全球化进程的不断加快，用户对于高校档案的需求与传统需求有所不同。由于許多高校学生在毕业后会选择出国留学或工作，致使对于电子档案的信息查询数量也在不断增加，相关学校和单位会利用互联网进行电子档案的查阅，如在校期间各科的学习成绩、学生的最终学历、学生的英语水平以及其他各项能力证明等等。与此同时，随着我国经济的快速发展，法制法规的不断完善，国家对于高校档案的重视程度也在不断增加，采取相关措施促使学校建立校史馆、档案资料馆、校园信息馆等，方便在校学生、毕业生以及教师和行政人员随时查阅档案资料。由此可见，大数据背景下高校档案的信息需求量在不断增长，用户对于档案内容和类别的需求也不断呈多元化发展趋势。

1.3 高校档案信息价值较高

大数据时代的重要变化之一就是人们可以快速的从海量信息中筛选出自己想要获得的信息，并进行深入的了解。因此，高校对档案进行智能化的管理是符合时代的要求和用户的需求。高校对学生的档案进行整理和保留是十分重要的资源，它不仅可以帮助教师获取学生的实际信息，还有利于用人单位深入了解学生的实际情况。此外，高校是人才的聚集地，高校学生档案对于国家的发展具有重要的意义，同时也是国家制定人才发展策略的重要参考数据之一。由此可见，高效档案作为真实的、详细的数据有着其他信息资源无法相比的重要价值。

2 大数据时代高效档案智能化管理的建议

2.1 提升档案管理者素质

作为高校档案的管理者，必须具有较强的专业素质，其不但要拥有档案管理专业的背景，还能熟练使用现代档案管理设备，能够独立进行档案存档和保存工作。当前，许多高校并不具备专业的档案管理工作人员，专业素质较差，信息获取能力较弱，不能适应大数据时代对于档案智能化管理工作的新要求。面对这一实际情况，高校的管理者应面向社会招聘专业的档案管理人才，使档案管理工作趋于专业化。对于现有的档案管理工作人员，要定期进行档案专业知识技能的培训和考核，不断提升档案管理人员的专业水平，适应大数据时代对于专业人才的需要。高校一旦拥有了专业型人才，其档案智能化管理水平一定会实现跃升。但必须注意的一点，档案管理人员不仅要拥有过硬的专业素质，还要具备较高的政治觉悟，拥有正确的人生观和价值观，以免因为某些原因造成高校档案信息泄露，给不法分子可趁之机。具有一大批高科技人才，档案智能化管理水平也应不断提升。

2.2 完善管理机制，强化科学管理手段

高校档案不但记录了学生在校期间的实际情况，还包含有学生大量的个人信息，如家庭收入情况、社会关系情况、政治情况等等。由于这一特殊性，高校档案的智能化管理绝不能离开完善的管理机制和科学管理手段。学校必须制定正确的管理机制，保证学生个人信息的安全性，以免给学生的工作、生活、家庭等带来不必要的麻烦。当前许多高校仍持有重教学质量的提升，轻视教学管理的情况，忽视管理队伍建设的重要作用，不能科学地进行档案管理工作。当前，国家大力推进高校档案工作管理规范化，深入落实档案工作“三个体系”建设，不断推进依法治档的进程。高校档案工作规范化、科学化管理，有利于完善高校档案工作机制，建立高校档案工作管理网络，提升档案工作水平，充分发挥档案工作重要作用，努力实现高校档案工作为高校师生、高等教育事业、经济社会发展服务的最终目的。

2.3 引进先进的档案管理设备

许多高校的档案管理工作仍采用传统的档案管理设备，制约了高校档案管理工作的信息化运作。先进档案设备的短缺有多方面的原因，如资金短缺、高校管理者不重视等等。我们能够清晰的看到，传统手工进行档案整理和保存的方法远远不能满足当下的需求，采用先进的信息化设备进行档案的智能化管理是必然要跨出的一步。以当前专业的档案数字化机器Book2net kiosk非接触式案卷扫描仪为例：首先，本身不具有任何存储功能，符合国家保密法对于信息保密的要求；第二，具有超高的扫描效率，扫描速度为0.3秒/超A2幅面（彩色600dpi）按每本案卷200页进行实测，每天可扫描约60本案卷，能够有效保证页面顺序的连续性完全满足办案需求；第三，专业的扫描功能，为成册卷宗量身定制左右互降式扫描案卷台，对于不同厚度卷宗都能轻松扫描。扫描过程镜头、光源不走动不移动，增加设备使用寿命。人性化的扫描设备，全自动影像处理功能，自动纠偏，自动校正，自动去黑边等功能。由此可见，先进的档案数字化机器，不但能高效地对档案进行整理和保存，还能节省大量的人力资源，满足智能化管理的需求。

将档案进行智能化管理对于高校来说至关重要，在大数据时代下，档案管理工作充满着机遇和挑战，这就要求高校档案管理人员能够充分运用先进的档案管理设备，学习档案管理的专业知识，增强档案智能化管理的能力，充分发挥高校档案管理的重要价值，促进高校的进一步发展。

作者简介

刘东旭（1980-），男，汉族，中级档案管理员，大同市房屋交易权属登记管理中心。