高校二级院系办公室5S管理的优化和创新——以南工院为例

王莹 南京工业职业技术学院

一、推行5S现场管理结合日常工作实际开展整合和、优化

一是结合5S管理制订完善工作规范。5S管理通常涉及的是办公室管理中的整理(SEIRI)、整顿(SEITON)、清扫(SEISO)、清洁(SEIKETSU)及修养(SHITSUDE)几项事宜。办公室工作繁杂琐碎，通过5S管理，将原有的工作流程新建或优化改进，使工作的开展更加标准化、规范化，对于一些容易出错或曾经出错的环节则需要特别强调说明。通过此方法使日常工作标准化，让办公室管理人员彼此都能熟悉且在必要时甚至可以相互定岗。二是用微创新来大大提高工作效率。我们面向全体管理人员开展创意创新的工作方法和思路，更好地暖处理通过标识实时提醒耗材剩余情况及添加要求。三是运用“资源共享”模式开展持续改进。“资源共享”模式，就是无论谁发现了一个问题，就要去找到根本原因，开始逐步去改进规范固有制度流程，最终要分享一批同事。

在现实工作中，开放式会议室的使用通常会带来一些问题，比如在非上班期间使用就会造成整理不及时、不到位等问题，针对这些问题通过“资源共享”的模式可以制定会议室会后整理表单，将具体的整理要求诸如关灯、关空调、投影仪、垃圾废物等整理清洁内容要求表单化，会议室借用人则要负责对照落实并且填写、签名，从而方便责任跟踪；进而也相应地制订了会议室借用制度，并且与上述工作的完成情况挂钩。此外，办公室物资复杂繁多，经常出现管理不够细化的现象，针对这个现象，可采取“资源共享”的模式，以此开展深入分析从而改进现状，将财务管理的一些基本技能借鉴到办公室物资管理中。例如实行账物管理分离、每月盘点签名、加强办公用品效期管理、一些闲置的物品充分利用等，让办公室的办公耗材物资流动管理更加规范、有效，这样办公室将不再只是单纯的仓库，而是物资进出利用的一个中转站。

二、高新办公室管理中如何创新5S管理

(一)二级学院办公室5 管理中人员的道德素质，服务意识有待加强

队伍建设存在的两个问题：

一是业务能力存在不足，在高校二级院系办公室工作的人员需要全面了解学校各个部门的运转情况，教学科研、学生管理工作，还需要了解学校各部门的工作职责，后勤、保卫处也要不断的沟通交流，导致办公室管理人员上班时候的大部分时间忙于处理各类事务类的事情，难以有大块的时间和精力进行系统化和理论化的学习；

二是综合能力存在不足，办公室工作人员要具备组织、协调、沟通、公关等众多方面的能力和素质的要求，高校二级院系办公室工作人员很多都是各个领域和专业的人员，整体缺乏专业训练，就非常需要继续5S管理去不断的规范和纠正管理人员在工作中遇到的问题和困难；

(二)国家法治化进程的推进，师生维权意识也在不断的增强，二级学院办公室5S管理中也要融入法治化建设

高等教育法制不完善加大了高校依法治校的难度。目前，在南工院，学校对教育立法推广工作以及规章制度建设在逐步加强，教育法制建设更是受到了社会各界广泛的关注，同时也取得了喜人的成就。

教育执法工作开展得也不尽如人意。因此在高校办公室融入5S管理的同时融入法治建设。不仅能够使办办公室管理过程中出现的一些问题得到有效机构进行监督，并保证其合法性。由其在当代信息化技术的发展，师生获取信息的手段多样化、及时化，维护自身利益的意识增强比如南工院创新创业学院承担着教学和行政职能双重任务，在工作中会遇到“工作量大、工作的难度和时间比较紧急、在创新创业领域会有知识产权的纠纷等”，很好的借鉴并运用5S管理的核心理念和法治建设的举措不仅能够达到事半功倍的效果，也能让高校办公室管理工作更加高效、规范的运行。

高校二级学院5S管理不是管理中要达到的一种目标，而是一种科学有效的管理方式；在日常的工作中我们办公室管理人员要能够要持之以恒的坚持下去，并在工作中不断进行积极的探索、优化和创新，从而形成更好的为高校办公室服务模式。