浅析国土资源档案信息化管理

杜俊静

[摘 要]在信息时代，将信息技术应用于档案管理中，能提高管理效率，降低人力、物力成本，是档案管理工作发展的必然趋势。本文以国土资源档案为例，首先指出档案特点和信息化管理的意义，然后介绍了信息化管理系统的构建方法，最后结合实际案例进行分析，以供参考。

[关键词]国土资源;档案;信息化管理;系统构建

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.04.077

[中图分类号]G270.7[文献标识码]A[文章编号]1673-0194（2019）04-0-02

0     引 言

国土资源档案的类型多，包括地籍档案、地矿档案、建设用地档案、土地规划档案、资源监察档案等，管理工作难度大。信息化管理，是对文字、图表、实物、电子等档案载体，采用信息技术进行分析处理，实现档案信息共享，从而进一步提高档案管理的规范化。

1     国土资源档案的特点和信息化管理的意义

1.1   档案特点

国土资源档案的特点有以下几点。①丰富性。按照不同的标准，将国土资源档案划分为不同类型，以档案门类为例，划分为文书类、科技类、会计类、电子类、实物类和音像类。不同档案相互交叉，以建设用地档案为例，其中用地申请、征地协议等资料，属于文书档案范畴;用地位置、平面图等资料，属于科技档案范畴。②动态性。国土资源管理中，档案具有承接性和周期性，是经过长时间组织和积累后形成的。在环境、人类活动的影响下，土地、矿产的数量和权属会发生变化，要求对档案进行动态管理。③保密性。国土资源档案涵盖的范围广，其中部分档案涉及国家利益和安全，保证档案的安全是管理人员的基本职责。随着信息技术的快速发展，资源共享成为一种趋势，网络环境的应用，促使不同信息服务领域相互渗透融合，因此，相关部门要加强档案的保密性。

1.2   管理意义

国土资源档案进行信息化管理的重要意义有以下几点。①提高管理效率。实现信息化管理，需要计算机技术的支持，能快速存取和处理资料信息，从而提高工作效率，提高工作准确性，避免人为因素带来的干扰。②维护民众利益。国土资源档案涉及多个主体，例如，国土部门、单位、个人等。在管理中形成的记录，能方便各个主体查看，通过对比信息的准确性，保护民众的利益。③延长档案使用寿命。传统纸质档案在环境、人为因素的影响下，容易发生破损，字迹会变得模糊。但是，信息化管理，将纸质文档转化为电子档案，避免资料丢失或损坏，从而延长档案的使用寿命。

2      国土资源档案信息化管理系统的构建方法

2.1    確定档案属性

国土资源档案在归档时，一般以卷为单位，档案的属性反映国土业务办理信息，提取该信息不仅能为相关部门提供检索信息，还能为业务办理提供支持。结合实际管理工作，国土资源档案分为地籍类、矿产类、建设用地类等，每类档案都具有相应的属性定义，以地籍类档案为例，属性包括土地证号、土地面积。

2.2    设计标准流程

国土资源档案在数字化建设中，要严格执行标准流程。①档案借取和整理。②明确著录属性，对档案进行质检，质检不合格进入返工区，质检合格进入下一环节。③协同扫描、图像和影像处理，形成电子资料后，再次进行质检，质检不合格进入返工区，质检合格进入下一环节。④对原始数据进行备份处理。⑤开展总质检工作，质检不合格进入返工区，质检合格进入下一环节。⑥将数据输入系统。⑦对数据进行备份。⑧归还档案。在此过程中，一方面，相关部门要制定数字化加工标准，加强人员培训，确保工作人员掌握档案管理的内容、规律，降低数字化加工中的错误率。另一方面，实行三级质量控制，包括人员自查、扫描组质检、项目负责人总质检，提高影像数据的质量。

2.3   系统架构

第一，技术架构。利用J2EE平台，采用JAVA语言，系统后台采用Oracle数据库，配置XML技术。整个系统架构分为5个层次。①显示层。即用户的图形界面采用MVC模式，优势在于开发工作可协同进行，开发人员、美工人员互不干扰，提高开发效率;图形界面改变不会影响核心功能。②应用层。对档案资料进行管理，例如，收集、储存、利用等，将工作引擎贯穿在整个系统和业务流程上，并结合相互独立的功能，提供一个调用接口。③服务层。作为系统开发的工具包，将基础功能合并到开发工具中，提供统一的API接口，方便应用层调用。④引擎层。引擎层是逻辑包、物理存贮包的转换桥梁，不论是数据库，还是文件系统、外部数据源，均能实现交互、存取等功能，并有统一的访问接口。⑤数据层。存放应用数据，包括XML文档、Oracle数据库。第二，应用架构。档案管理信息系统的应用主体，包括档案管理人员和档案使用人员，前者主要负责日常管理操作，后者则负责检索和使用。在系统架构上，将C/S模式、B/S模式相结合，其中，C/S模式从档案管理需求出发，具有收集、整理、归档、统计、实体管理和鉴定销毁等功能，同时还可以对外查询;B/S模式从业务人员的需求出发，具有档案检索、利用等功能。第三，数据流。该系统的应用，主要负责管理档案数据，数据来源3个方面。①业务自动推送。国土资源部门在管理上，随着OA系统、用地审批系统、地籍管理系统的应用，相关数据可以推送至档案管理系统。②纸质档案扫描后导入。大量纸质国土资源档案，经扫描后形成数字化档案，并导入档案管理系统。③系统生成，该管理系统在使用期间，新型档案资料由专职人员直接输入形成。

3      应用案例

3.1    特色功能

某城市的国土资源管理部门于2012年开始采用信息化管理系统。该系统的构建以国土资源档案管理工作为主线，包括检索、管理、数据统计等内容，专职人员可以查询相关信息，民众也可以查询部分档案。信息化管理系统的特色功能主要包括以下几个方面。第一，在功能设计上，突出国土资源档案的特点，针对不同类型的档案，制定了不同的规则。系统可以自动生成档案的题名、编号等属性，也可以根据自定义属性字段，实现维护、管理等工作。第二，在功能开发上，凸显出查询功能，采用快速简洁检索模式，例如，组合查询、卡片查询等，能够通过优化查询结果，有效缩短检索用时。第三，在系统性能上，注重扩展性和兼容性。档案管理采用树状结构，可对档案门类进行增加或删减;同时预留了接口，以便后期和其他业务系统相连接，有利于简化档案的数字化加工过程。第四，系统的安全性更高，体现在4个方面：①严格限制用户权限，保证数据访问的安全性;②数据自动备份，避免数据意外丢失或损坏;③采用数字水印功能，浏览数据时更加安全，防止数据盗用现象发生;④数据入库流程科学合理，保证数据的准确性。

3.2    实施效果

自2012年以来，该国土资源管理部门利用信息化管理系统，取得如下成果。①数字化档案加工入库7万多卷，其中部分档案正在使用中。②通过建设局域网，城市内的国土资源分局、土地交易中心等办公地点，实现了档案资源共享，其查询利用效率明显提高。③与传统的人工手动管理模式相比，利用信息化管理系统的管理人员数量减少1/3，人力成本明显降低。

3.3   管理经验

第一，做好准备工作。国土资源部门构建档案信息化管理系统前的准备工作包括两个方面：一是深入分析单位内档案管理的需求，明确档案管理和其他业务之间的关联，通过档案规范管理，促进单位管理工作的优化;二是制定档案数字化加工细则，避免出现档案管理不规范的现象，提高档案信息的准确性。第二，完善功能設计。管理系统的设计和构建是一个长期过程，并非一朝一夕就能完成，应该结合档案管理的实际情况，不断完善系统功能。在具体操作上，可以一边开发、一边测试，不断修改完善，促使系统运行符合实际需要。在数字化加工过程中，及时识别存在的问题，将重复性文件制成模板，避免重复扫描，以此提高加工效率。第三，严格质量管理。对国土资源档案进行数字化加工时，要求单位严格执行质量管理制度，落实三级质检制。在开发进度上，利用甘特图、联合测试等方法，保证系统功能的质量，确保上线运行的稳定性。第四，强化业务培训。国土资源档案进行信息化管理，一方面，要转变管理理念，要求工作人员树立前瞻意识，将管理渗透在各个环节，在单位内部形成良好的管理环境。另一方面，落实培训教育，管理人员不仅要具有扎实的理论知识，还要具备熟练的操作能力，充分发挥信息化管理的优势。在培训方法上，将主题会议、外出进修、技能比武相结合，以考代培、以赛代训，提高员工的参与性。此外，制定合适的奖惩激励措施，将绩效成绩和薪酬待遇挂钩，以此激发工作积极性，提高档案管理的规范化。第五，积极配合协作。信息化系统的构建具有复杂性和综合性，仅依靠单位内的技术人员难以完成重任。因此，不同主体应配合协作，例如，通过招投标的形式确定设计单位，优化设计方案;将档案数字化处理交给扫描公司，提高扫描的效率和质量;系统开发期间，监理人员应加强监管，协调各个环节，确保研发工作有序开展。

4     结 语

国土资源档案具有丰富性、动态性、保密性的特点，实施信息化管理能够提高管理效率、维护民众利益、延长档案使用寿命。本文以信息化管理系统为例，详细阐述了系统开发设计的构建方法，并结合实际案例分析应用的效果。值得注意的是，信息化管理期间，相关部门应该做好准备工作，完善功能设计，严格质量管理，强化业务培训，积极配合协作，提高系统应用价值，促进档案管理水平的持续提升。

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