浅谈ERP系统在出版社财务管理工作中的作用

方艳峰

[摘 要]近年来，随着市场经营环境的变化以及行业的转型升级，出版社面临的内外部压力明显增大。在此背景下，除了科学把握市场化发展对出版业提出的新要求外，出版社还要通过不断优化内部财务管理工作来增强适应市场化发展的实力。本文以出版社为研究对象，对ERP系统在优化单书业务流程、规范单书成本核算、单书应收账款管理、预防财务腐败等方面的作用进行探讨，以增强财务管理人员运用ERP系统的信心和决心，从而最大化地发挥财务管理的作用。

[关键词]ERP系统;出版社;财务管理

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.04.023

[中图分类号]F232;F275[文献标识码]A[文章编号]1673-0194（2019）04-00-02

0     引 言

随着出版业发展程度的纵深化推进，越来越多的出版社深刻认识到技术在出版业务转型升级方面的重要性，开始借助ERP系统提升内部财务管理工作的效率。ERP系统作为出版社开展财务管理工作的一把“利器”，是实现财务管理精细化开展、实现财务管理工作职能的有效技术手段。但是，从出版社应用ERP系统的实际情况看，出版社普遍存在系统建设进度滞缓、建设要求落实不达标等问题，导致ERP系统无法充分发挥在提升财务管理工作效率与效果方面的积极作用。笔者通过调查发现，导致这些问题的原因有很多，其中主要原因在于出版社内部员工对ERP系统认识不足，缺乏责任意识，部门协作不积极、不主动。基于此，出版社有必要深入分析和把握ERP系统在出版社财务管理乃至整体管理工作开展方面的作用，以强化内部员工加快建设ERP系统的信心、决心和责任心。对财务管理工作而言，ERP系统的作用主要体现在优化单书业务流程、单书成本核算、单书应收账款管理以及预防腐败等方面。

1     ERP系统在优化单书业务流程方面的作用

ERP系统指在信息技术的基础上，以系统化的管理思想为指导建立的信息管理平台。在该系统中，财务管理人员可以与编辑、校对、印制等人员进行财务数据的信息化沟通，并通过系统对财务数据进行审核和处理。首先，在ERP系统的应用过程中，编辑人员通过系统的编辑模块建立相应的选题卡片，在卡片上明确图书的页码、版权等基本信息，形成图书的“身份证”。其次，在图书出版编辑过程中，财务人员将支出的稿费、编审费等信息实时更新到卡片上，实现与编辑、校对人员进行财务信息的交流与反馈。再次，在图书印刷出版过程中，印制人员和财务人员通过将发印单上的相关信息实时更新到系统中相应的卡片上，便于调阅数据信息。最后，编辑、校对、印制等非财务人员可以通过ERP系统的财务功能模块获取和复核图书的预算成本信息，从而进行单书成本的控制和监督。

通过ERP系统的应用，单书出版业务的流程实现了信息的规范化、双向化传输，即不同职能的人员通过一定的系统入口与财务人员进行财务相关信息方面的沟通交流。同时，通过以卡片为标准的信息管理，实现了财务管理工作的目标化管理，即相关业务人员和财务人员可以以卡片为单位对相关财务会计信息进行管理和使用，从而实现单书业务流程管理的清晰化。

2     ERP系统在优化单书成本核算方面的作用

出版社通过图书的单书成本核算工作进行选题策划、资金调配、人员考核等，同时，借助成本核算的结果进行准确的市场定位，从而有效提升自身的经济效益。因此，成本核算是影响出版社自身经营利润的关键性因素，也是财务管理工作的重点。ERP系统中的财务管理模块具有强大的功能，可以充分满足单书成本核算工作的要求。首先，所有工作人员以统一编码的卡片为单位对图书的各种信息进行更新和复核，实现图书信息的数字化管理。其次，工作人员结合图书编务工作开展过程中产生的数据进行书籍信息的复核，加强对图书出版预算成本的控制。最后，财务人员通过系统的相应功能开展包括作者稿酬，图书编辑过程中产生的编审费、校对费、装帧设计费等费用的更新工作，并在系统上生成费用领取单，作为记账的依据。

在具体的成本核算过程中，财务人员通过ERP系统开展图书成本的结转、归集等工作。比如，在进行成本结转时，财务人员根据出版模块提示的入库单自动生成图书，进行从生产成本到库存完工的结转，并产生相应的销售清单，从而完成业務成本方面的转接。在进行成本归集时，财务人员主要根据编务模块、出版模块、图书成本核算卡等相关系统功能模块对成本进行归集。在图书印刷环节，印务中心的工作人员可以在系统中及时录入图书的印刷纸张信息（包括印刷纸张类型、用纸令数、纸张单价、印刷厂信息），经财务人员审核后打印纸张出库单，财务人员则根据印务中心人员提交的印刷费等结算发票对印制成本进行审核确认。

财务人员通过应用ERP系统，不仅可以进行费用信息的结转、归集，还可以获取单书的收入、成本、利润等信息，并计算单书的利润率。同时，财务人员可以通过ERP系统中的成本核算功能获得相应的信息，进而为相关工作的开展提供指导。例如，编辑策划人员可以通过系统自动生成的单书利率情况得到图书选择方面的结果反馈，并为接下来的选题策划工作提供较为客观、全面的信息支持。

3     ERP系统在单书应收账款管理方面的作用

应收账款作为出版社出版业务开展过程中应当收取的款项，是出版社流动性资产中的重要组成部分，其流动性的强弱直接关系到出版社资金周转和经营状况的好坏。因此，应收账款管理是出版社财务管理工作的重中之重。应收账款管理是确保图书出版业务账务精细化管理目标得以实现的关键。因此，出版社在进行应收账款管理时，不仅要关注应收账款在发生之后的回收和坏账的处理情况，还要预测应收账款发生前的情况，并对客户的信用度进行评价，从而最大限度地减少坏账发生的概率，降低出版社业务开展的风险。

就ERP系统在单书应收账款管理方面的应用情况看，其主要功能表现在应收账款管理流程的优化和管理方式的技术优化两个方面。①在应收账款管理流程方面，ERP系统的主要作用表现在能够保障赊销制度顺利执行。对出版社的出版业务开展来说，其中有些业务是通过赊销方式进行的，而赊销制度是否科学有效直接关系应收账款管理的最终效果。在应用过程中，ERP系統会根据各项要求自动设置相应的赊销期和赊销额，保证数据的客观性，避免人为干扰。同时，在日常出版业务的开展过程中，系统会根据预设的条件拒绝不符合要求的操作，对超过赊销期未回款的业务发出拒绝发货的指令，防止风险扩大化。在回款之后，系统会自动核对数据的发生额及余额是否符合预定的逻辑关系，并将存在异常的数据生成相应的报告传递给财务部门，确保系统中数据的科学性和准确性。②在应收账款管理功能方面，出版社的财务人员一般借助ERP系统查询单书对应的客户信息，通过系统获取客户的折扣程度、信用额度以及来款明细等内容，从而确定客户与出版社存在的应收账款情况，为应收账款的结算和清缴提供详细、准确的信息支持。而相关部门尤其是主管部门可以通过系统方便、快捷地获取所需要的应收账款数据，便于及时开展应收账款工作方面的内部联动，提升协作度，同时，对于应收账款中出现问题的内容，相关负责人要与财务人员进行实时沟通，确保应收账款信息方面的客观和科学。

4     ERP系统在预防财务腐败方面的作用

与传统的财务管理相比，ERP系统实现了数据信息的集中化管理、共享化利用和随时查询功能。财务人员不仅可以通过卡片随时管理单书某一费用的信息，还可以以条目为单位对所有单书信息进行筛选和使用，为财务人员深入了解图书出版成本提供支持。例如，财务人员通过筛选某类图书的成本，发现某本图书的成本明显高于其他同类图书，那么该书就成为成本重点核算和调查的对象。同时，虽然ERP系统可以进行数据的实时共享利用，但并不是所有系统使用人员都拥有修改、删除数据的权限。拥有权限的人对数据进行再次处理，会留下相应的修改痕迹，从而为后期财务核算和调查工作提供可靠的依据。通过严格的权限设置培养内部人员的自律意识，杜绝诸如财务数据造假、篡改财务数据、窃取财务数据等现象，从而达到规范出版社内部员工思想和行为的目的，从根源上避免财务腐败问题。

5     结 语

对出版社而言，ERP系统在优化单书业务流程、优化单书成本核算、规范单书应收账款管理和预防财务腐败等方面发挥了积极作用，是提升自身综合管理能力的重要保障。基于ERP系统在财务管理方面发挥的良好作用，出版社必须加强ERP系统建设，通过相应的理论培训和实践尝试提高内部员工对ERP系统应用的认识度和认同感，推进ERP系统在出版社内部的高效应用。

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