高职院校信息化资产管理平台构建研究

赵锡根，周 军，李 英

(镇江高等专科学校 资产管理处，江苏 镇江 212028)

近年来，随着国家对高职院校投入力度的不断加大，高职院校的国有资产规模不断扩大、构成日益复杂，现有的管理模式存在职责不明、有令难行、账物不清、账账不符等现象[1]，越来越难以满足多元化、规模化的资产管理需求。如何提高资产管理和运行的效率，实现对资产的保值、增值，充分发挥高校资源优势，服务于教育事业的发展[2]，是高职院校亟待解决的一项工作。

本文探讨了制约高职院校资产管理工作的诸多因素，从体制、功能和技术等方面研究了高职院校信息化资产管理平台的构建，以更好地促进高职院校资产管理工作的可持续发展。

1 高职院校资产管理的现状与分析

当前，高职院校日益增长的固定资产规模与其落后的资产管理模式之间的矛盾，严重制约了高职院校转型发展的步伐。

1.1 体制不健全

传统的资产管理职能往往被分解隶属于多个部门，各部门也习惯于从自身职能的角度考虑资产配置，导致资产在管理过程中出现各自为政的现象。管理体制存在的问题造成目标不一致、职责不明确、管理链条和信息割裂，形成了资产管理的职能壁垒和信息不畅[3]，导致资产的统筹管理和监督难以顺利实施，无法为学校的科学规划和可持续发展提供支持。

1.2 重购置轻管理

随着市场对高素质技能型人才需求量的逐步扩大，国家对高职教育的发展越来越重视，加大了对高职院校的投入力度。各高职院校出于提升高技能人才培养质量的目的，高度重视设备尤其是大型仪器设备的购置工作，投入大量人力、物力和财力，召开多种形式的资产购置分析会或专家论证会等。但资产购置后的科学使用与管理往往存在薄弱环节，相对应的资产管理职能履行不到位，导致许多资产被盲目申请、重复购置，造成了资源的极大浪费，某些教学和科研急需的设备却由于各种原因无法购置。

1.3 信息难以有效共享

大部分高职院校是省属或市属学校，事业单位资金来源主要是财政拨款，学校资产要按照财政类的标准制定资产分类账目进行管理。从教育职能方面而言，高职院校必须接受教育部门的指导和管理，学校资产要按照教育类的标准制定资产分类账目进行管理。因此高职院校资产同时接受教育和财政两个职能部门的监督和指导，按照两种标准建账。高职院校资产从管理职能角度归属资产管理部门，从财务核算与管理角度又归属财务部门，不同的部门和建账标准给规范管理造成了很大的障碍，导致资产信息难以有效共享。

传统的资产管理软件为手工模式的简单电子化，仅具有简单的统计、汇总和制作图表等功能。部门与部门、部门与学校、学校与上级之间资产信息无法实时互动与共享，是信息孤岛的成因。管理部门无法实时监督资产的出入库、验收、维护、调拨和调配等动态管理信息。

1.4 管理意识淡薄

资产管理部门在高职院校管理中往往处于边缘化地位，优秀人才都及时充实到教学一线单位，资产管理人员素质往往参差不齐[4]。再加上部分管理层资产管理意识淡薄，不能及时建立规范的信息化资产管理标准，造成资产在出入库、验收、报废和调配等业务处理中的随意性较大，账物不符、资产闲置、流失现象严重，存量资产总额失真。资产核查信息时，无法实时与财务联动，浪费大量人力、物力，成本高、效率低。

2 构建高职院校信息化资产管理平台

随着Internet和Web技术的广泛应用，资产的信息化尤其是网络化管理已成为现代高校资产管理的主流方向之一。高职院校亟需建立适合学校日常管理的网络化的资产动态管理系统平台，以满足高职院校不同应用层次资产业务管理需求，解决传统资产管理存在的问题，提升工作效率。

平台建设要能实现资产与财务、资产与预算、资产与决算的有效对接，信息共享；要强化资产从“入口”到“出口”的过程监管[5]，实现资产重要指标监控预警；要能满足教育部门和财政部门资产监管及数据统计需要；在系统设计方面，要充分考虑高职院校各级资产管理人员对系统灵活性、扩展性、易用性的实际要求。

2.1 体制机制建设

2.1.1 建设“统一领导、归属管理、分级负责、责任到人”的体制

建立“统一领导、归属管理、分级负责、责任到人”的体制，明确资产在使用、管理、决策方面的职责，将资产管理导入规范化轨道。

1) 统一领导。作为全校资产管理的一级管理部门，资产管理处应发挥统一管理、制度建设、过程监督和综合协调作用，建立全校统一的管理标准、规范、制度和流程，并汇聚全校资产数据。

2) 归属管理。将资产按照学校的归属划分，由各归属部门具体负责管理。例如：资产管理处负责教学、科研、行政、后勤使用的各类设备、家具、公用房屋、土地等固定资产的管理；图文信息中心负责图书、期刊和网络信息等资产管理；科技产业处负责学校专利、著作、专有技术等与知识产权相关的无形资产管理；财务处负责国有资产的财务核算与管理等。

3) 分级负责。以学校二级单位为管理基本单位，实现各院系、行政或科研部门分级管理，在每个二级院部建立独立核算的资产台账，设立二级资产管理员，规模较大的二级单位可以依次向下设置三级、四级管理。分级负责有利于调动各院系、行政或科研部门的积极性，实现对资产的实时管理。

4) 责任到人。高校资产数量多、分布广、专业性强，只有发动具体使用人参与，做到责任到人，才有可能将资产管理到位。

2.1.2 合理配置，实现资产管理与预算管理相结合

资产管理和预算管理相结合是提高资产管理质量的必要途径。为此，应做好以下3方面工作：健全资产配置体系，实现资产配置以及共享共用机制的创新，促进动态信息管理系统的推广；编制规范化的单位资产预算，强化资产监管与监督力度。将资产管理与单位预算管理结合是现阶段资产管理的发展需求，也是高职院校节约资金支出、高效配置资产的必要途径。

2.1.3 账账相符，实现资产账与财务账对应统一

早期的高校资产管理软件大多脱胎于高校设备管理，其主要弊端是不重视财务管理，没有将资产账与财务账相结合，无法做到账账相符，不同口径统计数据不一致，给预算、管理、领导决策带来障碍，难以适应高职院校资产管理的实际需求。

资产管理系统应结合财务管理，设计好记账、结账、对账3个环节[6]：1) 记账，系统在流程上应设计财务记账环节，从源头上解决问题；2) 结账，在资产管理中引入财务的结账周期，每月进行月结账，明确资产与财务核对时点和范围；3) 对账，有了账册才能对账，资产管理系统应按照财务的要求提供资产分户账、分类账、明细账，一旦结账数据封存，账册不再变化，为对账提供基本保障。

2.1.4 安全可靠，具有较高的安全级次

资产管理系统在开发过程中，不仅要考虑信息资源的充分共享，更要注意信息的保护和隔离。因此系统设计应分别针对不同的功能模块、不同的网络与服务器环境、不同的存储设备，采取不同的措施，主要包括系统安全机制、数据存取的权限控制等，以确保系统的安全性。

2.2 功能综述

传统的资产管理只是包含了资产的生命期管理，具体包括资产的期初建账、入库、调拨、维修、原值变动、绩效、处置等基本过程，新的政府会计制度要求资产管理应做到与预算相结合、与财务相结合(见图1)。

图1 资产管理框架图

2.2.1 资产处置

按照资产管理制度和财务制度，固定资产的处置应实行完整的处置流程。

处置流程分为2个大流程(如图2所示)：1) 处置申请，二级单位先申请，资产管理处审核批准后放入待处置库；2) 处置，学校每学期或每学年进行集中处置。

图2 处置流程示意图

2.2.2 资产账务

资产的信息为财务核算提供来源支持，财务核算以资产信息为初始依据。一方面资产管理是财务管理的有机组成部分，与财务管理密不可分，加强资产管理，有利于提高资金使用效益，提高财务管理水平；另一方面，资产管理又独立于财务管理，是对财务管理的重要补充。财务处从资金角度管理资产，资产管理处从实物角度管理资产，二者互相结合，既加强了资产管理又规范了财务行为，夯实基础数据，做到账账相符，为预算、管理、决策提供真实完整的数据。

2.3 技术方案

2.3.1 部署方案

软件部署为B/S模式部署，只需在信息中心部署数据库服务器和业务服务器，数据库服务器亦可使用集成数据库服务。参与资产管理的各级领导、管理员、普通教职工不需要安装专门软件，使用自己的办公电脑通过浏览器即可开展相关的业务(见图3)。

图3 云平台系统部署示意

2.3.2 共享互联，与智慧校园对接

共享互联可避免“信息孤岛”现象的出现，是信息化建设的基本要求之一。

1) 单点登录。教职工以自己的教工号(或能唯一代表教职工身份的信息)和密码成功登陆校园网后，即可以该信息默认登陆学校资产管理系统。

2) 信息推送。将资产管理与教职工本人相关的部分，推送到数字校园的个人门户中，例如个人保管的资产、个人待办的工作等，方便教职工在个人门户中概览全况。

3) 数据集成。将资产管理系统的数据导入校园网数据中心，既方便与其他系统的数据实现互联共享，也为学校综合信息分析平台提供基础数据支撑。

3 结束语

在国家高度重视职业教育发展的新形势下，在“互联网+”背景下，高职院校应及时建设信息化资产管理平台，从体制机制建设、系统功能和技术等方面入手，利用互联网技术纵向对口链接教育专网和财政专网，横向链接学校和院部，这对高职院校加强固定资产的动态管理和实时监管，不断优化和提升资产管理效率，进一步增强自身的综合实力有着重要的意义。