谈如何强化事业单位改制过程中的档案管理

宋来双

当前，事业单位改制已经开始。事业单位的的改制，是在事业单位定位全额拨款、差额拨款、自收自支的基础上开始的。对基础科学和社会科学研究拓宽有偿服务和经营领域，通过市场，逐步实现自收自支，创造条件转化为企业。因此，事业单位改企已是大势所趋。随着十九大精神的贯彻落实和新旧动能的转换，在深化改革的过程中，使档案工作进一步开创新局面，已是摆在我们面前的一个重要课题。

一.档案工作存在的主要问题

1.档案工作体制弱化。随着改革不断的深化，事业单位自主权不断扩大，有权决定内部机构的设立，决定人员编制。据了解，有些单位的档案部门降格，档案人员被裁减。同时，有些单位领导，特别是分管领导精力转移，对档案和档案工作的重视及关心程度不够；有的单位体制改革后，档案机构空置，专职档案人员变为兼职，正常的整理调档工作都难以保证。体制弱化，阻碍了档案工作的健康发展。

2.贯彻执行集中统一管理原则力度不够。《档案法》规定，对于一个单位形成的各种门类和载体的档案实行集中统一管理，这是档案工作的基本原则。九十年代初，大部分单位将分散管理的档案集中统一管理，较好地贯彻了这一原则。改制过程中，由于各种因素的影响，导致部分档案分散管理；有的集中存放，分头管理；有的甚至将原来集中起来统一管理的档案又分散到各部门，各自为政，缺乏统一的监督和制约措施，直接影响了档案的完整和整体效益的发挥。

3.资金投入减少，保管条件达不到规定要求。近几年来，部分科研单位对档案工作的的资金投入减少，有的橱内档案拥挤，档案装具长期得不到补充，有的库房设在楼顶，夏天缺乏必要的降温措施，有的档案库房狭小，保管条件恶劣。长期下去，将严重影响档案的寿命。

4.档案资产意识不强。在市场经济条件下，无形资产是单位资产的重要组成部分，档案作为单位活动的记录，是科研单位无形资产的有形载体。有的单位对此认识不足，给国家造成很大损失。如某单位下属公司在与外商合资过程中，没有认识到档案的作用，对档案的归属未做规定，致使原档案被合资企业无偿使用，产品、品牌还是原来的，而中方从中得不到任何利益，无形中造成资产的流失。

5.档案的利用方式单调，档案利用率低。档案工作根本目的是实现有效的利用，目前多数满足于被动利用方式，对主动利用的方式缺乏探索和实践，对档案深层次挖掘加工很少，单位效益好时不能提供进一步发展信息；效益较差时，不能提供必要信息，不能出謀划策。

6.档案人员的思想不够稳定，业务素质及档案的科学管理水平偏低。一是由于档案工作人员工资福利待遇偏低等各种因素，导致他们的思想波动较大；二是长期不参加业务培训和交流，缺乏进取精神，对新的规定、标准了解不够，工作质量低，从而出现了收集困难、不齐全和人为的档案流失现象。三是档案工作者的综合素质适应不了现代企业管理和现代化的发展的要求。随着事业单位改革和内部权力的下放，以及各业务部 门权力的扩大，造成文件材料的多头、多层次管理，致使有些文件材料难以收集归档，归档文件材料不齐全、不完整、不系统等现象的存在。同时，随着技术市场的开放和经济的搞活，有的单位，特别是效益不好的企业单位，存在档案人员从事第二职业或干脆不辞而别现象，造成档案的人为流失，损害了单位的利益。随着现代化的发展，办公自动化产生了大量的文件材料、电子档案等，在业务上向传统的管理模式提出了挑战；档案管理现代化又对档案管理软件、业务标准、提供利用方式等提出了更高的要求。

二.采取有力揞施，进一步开创改制过程中档案工作新局面

针对档案工作存在的一些问题，我们充分认识到档案工作在我国档案事业中的重要位置，充分认识到社会主义市场经济的基本特征。社会主义市场经济体制的建立和完善，为科技的发展注入新的生机和活力，为全面提高素质、建立现代制度，提出了新的课题和挑战。同时，也给档案工作带来新的挑战和发展机遇。我们要采取强有力措施，搞活改制后的档案工作，定好位、找准方向，以大力开发档案资源，努力为单位改革和发展服务作为改制后档案工作的出发点和归宿点，努力发掘和实现档案工作的价值。要具体做好以下几方面工作：

1.加大《档案法》的宣传力度，提高领导对档案和档案工作的认识。《档案法》是我们做好档案工作的法律依据，采取形式多样、内容新颖的方式做好《档案法》的宣传，无疑对搞好档案和档案工作起着一个积极的促进作用。通过实例宣传档案的作用是提高领导档案意识的有形体现，见效快，效果好。使领导对档案工作予以重视，配备适应档案发展要求的人员、人才、设施设备，以及财力保障。在实际工作中，积极争取领导对档案工作的支持，通过宣传，使其有一个清醒的认识，使我们做好档案工作的意识逐步变成领导的行为，使档案工作上水平，上档次。

2.依法治档，充分利用法律手段，提高档案法治意识，规范档案管理。针对当前行政管理手段相对弱化和法人治理结构使单位自主经营权增大的现状，我们要充分认识到管好、用好单位档案是档案工作者的重要职责，不消极等靠，积极运用法律手段为档案工作争取地位。通过法制宣传，增强干部职工的档案意识；通过依法管理档案，使档案机构的设置、人员配备、基础设施与业务基础的建设落到实处，为档案管理和开发利用创造必要条件。

3.迅速行动，加强调研，找出工作的切入点和努力方向。科研单位改制过程中是档案管理容易被忽视的时期，也是档案管理部门及时介入，加强监督，履行职责，使单位档案工作与单位发展融为一体的关键时期。因此，在围绕单位资产与资金管理、质量管理、成本管理、技术创新、市场营销、民主管理等关系到单位切身利益事项方面，早动手、早部署，深入实际，搞好动态研究，加强档案收集、整理、保管，防止档案散失，为提供利用、搞好服务打好基础。

4.通力协作，发挥主管部门能动性，加大管理力度。档案工作是管理系统的一个重要组成部分，档案工作的好坏是管理工作的直接反映和具体体现。档案行政管理部门要根据《档案法》的规定，与主管部门配合，加大对档案工作的宏观管理，做到对档案工作敢管、会抓，做好规划协调、政策引导、指导监督和服务保障，使主管单位逐步认识做好改企档案工作的重要意义，从而将档案工作列入发展规划。提高对档案工作认识，是至关重要的。因此，主管部门是做好改企档案工作的重要环节。主管部门与档案行政管理部门要通力协作，加大监管力度，切实加强对改制企业档案部门处置工作的监督指导，主动上门提供咨询服务，要结合有关部门进行改制“回头看”活动，及时查处改制工作中不按规定移交档案、损毁、丢失档案等现象，造成档案损失的要依法予以追究，对改制后的单位，要采取档案管理考核和年度检查、抽查等活动，促进本单位的档案工作走上规范化轨道。并对科技档案工作要有部署、有要求、有目标，有指导、有检查，真正把档案工作放在心上，抓在手上，使档案工作为市场经济发展服务。

5.优化环境，创造良好氛围，强化档案工作，全面提高档案工作水平。在社会主义市场经济条件下，档案工作如何找准位置是极其重要的。市场经济体制的确立和发展，是一场解放生产力、发展生产力的革命，对档案工作的影响也是深远的，档案部门和档案工作者必须增强抓住机遇的紧迫感和使命感，从特定的环境和自身的条件出发，创造性地开展工作。同时，要充分认识档案的时效性和价值，为市场竞争和提高经济效益服务。还要建立健全各种制度，继续抓好档案科学化目标测评管理工作，以此提高专业技术人员对档案工作的认识，为档案工作的开展创造良好的外部环境。

综上所述，在事业单位改制过程中档案工作者也要转变观念，认真研究和解决当前档案工作中的薄弱环节，以前瞻性的眼光分析改制过程中档案工作遇到的困难和问题，制定工作预案，发挥好档案工作的重要价值，以强化改制后档案工作应有的地位，使档案工作适应新形式的发展要求。