信息化建设在图书馆档案管理中的必要性探析

李 娜

（张家口市图书馆，河北 张家口 075000）

图书馆档案管理是图书馆基础工作的重要组成部分，档案是图书馆活动的原始记录，是决策的基础。伴随着信息时代的到来，图书馆档案管理工作也应当实现信息化。传统的图书馆档案管理需要人工管理，信息记录也以纸质资料为主，这种管理方式和记录方式不仅耗费人工，而且极易出错。虽然图书馆档案管理信息化建设会给图书馆带来巨大的挑战，不仅要更改工作模式，还要引进先进计算机处理技术，培养专业型技术人员，还要保证整个系统的维护，势必会带来巨大的成本。但是，信息化建设也会为图书馆档案管理带来新的发展趋势和发展机遇，其长远意义远大于初期建设成本。

一、图书馆档案特点

（一）决策依据和发展参考

首先，图书馆档案为图书馆的发展提供了依据。图书馆档案全面、准确的反映了图书馆的发展现状以及日常活动。图书馆管理人员可以依据这些资料进行决策，制定符合图书馆本身特点的制度以及未来发展规划。其次，图书馆人力资源丰富，人事档案信息巨大，图书馆管理人员可依据档案信息进行人才培养、人员培训和人员筛选。最后，图书馆的业务档案包含了图书馆业务活动的详实记录，是总结工作、发现工作中不足的重要参考。

（二）科学管理的集中体现

图书馆的管理水平集中表现在档案建设中，档案建设的完备与否，直接反映工作成果和经验教训。图书馆管理者可以通过档案，了解图书馆的活动和日常经营工作，从中指导，发现问题。

二、信息化建设对图书馆档案管理的必要性

图书馆档案的信息化建设，要求图书馆利用计算机技术和互联网技术，根据图书馆自身的特点和发展需求，挖掘和管理图书馆内各种信息，旨在为图书馆管理人员进行决策提供参考，提升图书馆管理水平，为用户提供更好的服务。

（一）档案存储便捷

传统的图书馆，其档案资料以纸质资料为主。

第一，纸质资料无法随意流通于各个部门，不方便上级下达命令，下级反馈工作；

第二，纸质资料的记录工作繁重，如遇特殊情况，会造成信息记录不及时，影响工作效率；

第三，纸质资料在查询时多有不便，其参考性和实用性大大降低；

第四，纸质资料容易丢失，造成严重的损失。所以，档案管理的信息化可大大避免纸质档案所遇到的问题。利用计算机技术记录图书馆内各项信息，并且利用网络技术对信息进行分类管理，能够高效处理档案信息，具有及时性、灵活性、准确性、完整性等特点。图书馆管理者可直接利用档案管理系统查找所需的信息，同时通过计算机进行工作安排和工作结果验收。

（二）节省档案存储空间

传统的图书档案管理中，需要很大的空间存储图书馆内重要的档案资料，在借阅和参考时，相关人员要登记信息。此外，对于庞大的图书馆档案信息，需要专业的档案管理人员对于档案进行专门整理、归档、记录、查询和维护。这种档案管理模式需要较多的财力、物力和人力。图书馆档案管理信息化建设，只需要计算机设备和存储设备，便可对数量巨大的图书馆档案有序管理，大大节省图书馆的运营成本，同时在一定程度上增加其他运营的资金。

三、图书馆档案信息化建设的办法

信息化建设首先要求图书具有信息化的网络和设施。从硬件来说，硬件是信息化建设的必要条件，图书馆信息化建设需要有专门的电脑、服务器、打印设备、扫描设备；软件是硬件的衍生物，作用是配合硬件方便档案管理工作。从软件来说，需要有适合自身的办公系统和办公平台，制定符合工作目标的工作流程，并且建设相关的工作部门，注意部门与部门之间的衔接。在有了基础的硬件与软件支撑的条件下，图书馆要改变传统的档案管理模式，针对信息化的管理系统制定管理制度和工作标准。引进专业技术人才，培养档案管理人员素质，提升专业水平。

四、结束语

图书馆档案的作用是真实地记载图书馆的发展轨迹，记录图书馆的日常活动和重大改革。图书馆档案的作用，也在于为图书馆管理者提供决策参考和发展依据。图书馆档案的重要性决定了图书馆档案管理工作的困难性。在新科技时代的背景下，图书馆应当将信息化建设作为档案管理工作的中心，以信息化技术为动力，积极进行管理模式改革、工作方式创新、工作技术提升和人员培训升级，提升图书馆档案管理能力，开展图书馆档案管理工作新进程，提升各项工作决策，更好地服务用户，提升图书馆综合竞争力。